Ho bisogno di un manuale utente per la mia vita!

  • Ronald Chapman
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Stavo facendo qualcosa di routine un paio di giorni fa - pagando online alcune bollette del primo mese - e mi sono bloccato. Per la vita di me, non riuscivo a ricordare il nome di una delle persone a cui inviavo i pagamenti. Tutte le informazioni sono salvate nelle impostazioni del mio conto bancario, ma devo inserire il nome del destinatario, esattamente come appare nei miei archivi, per portare tutto il resto su.

Questo è quando mi ha colpito:

Ho bisogno di un manuale utente per la mia vita! Pubblicità

Ho un gestore di password, un gestore di informazioni personali, Treo, un elenco di cose da fare online, un sistema di promemoria, un taccuino Moleskine - ma da nessuna parte ho annotato le istruzioni dettagliate per effettuare questo pagamento. Né, mi sono reso conto, avevo una registrazione della maggior parte dei compiti che svolgo abitualmente. Invece, ricordo il primo passo (visitare un sito Web, chiamare qualcuno, aprire un programma, ecc.) E fare affidamento sui segnali presentati. Se non riesco a ricordare come fare qualcosa, ci lavoro fino a quando non lo capisco.

Quanto tempo pensi che abbia sprecato a cercare di ricordare cose semplici, come i passi necessari per elaborare le foto che ho preso per stamparle, o come pagare i miei pagamenti fiscali trimestrali, o come accettare nuovi contributori al Lifehack.org si riunisce e li migliora?

Ho capito che quello che dovrei avere è un posto unico in cui sono stati registrati questi processi, dal cruciale al banale. Ci sono alcuni buoni motivi per avere qualcosa di simile: la pubblicità

  1. Risparmiare tempo: Come ho detto, probabilmente spreco un paio di minuti in più su quasi tutti i compiti di routine che eseguo. Mentre su base giornaliera, probabilmente non avrei bisogno di controllare il mio "manuale utente", sarebbe bello avere un riferimento a cui potrei rivolgermi quando mi sono confuso.
  2. Per ispirazione: Scrivere un compito, passo dopo passo, può aiutare a identificare sforzi sprecati e processi scadenti. Forse c'è un modo migliore per fare un compito X? Inoltre, per le attività che probabilmente rimanderò, avrei uno strumento per impedirmi di lasciarsi distrarre fino a quando tutti i passaggi non fossero stati completati.
  3. Per la risoluzione dei problemi: Quante volte hai fatto qualcosa "come fai sempre" e non hai ottenuto il risultato atteso. Avere una guida a cui rivolgersi per assicurarsi che stavo camminando attraverso tutti i passaggi necessari e aiutarmi a vedere ciò che avevo perso la prima volta in giro.
  4. Per allenamento: Se mai avessi assunto qualcuno per prendere parte a una parte del mio lavoro, avrei già fatto tutorial passo passo per loro da seguire.
  5. Nel caso mi succedesse qualcosa: Se fossi stato ferito o addirittura ucciso (per fortuna), come la mia famiglia avrebbe raccolto i pezzi? Sono il tecnico della famiglia - sarebbe impossibile per i miei cari capire l'assortimento di strumenti online, software e hardware che utilizzo per gestire la mia attività e altri progetti.

Cosa ci sarebbe in esso?

Cosa inserirò nel mio manuale utente? Molte cose vengono in mente, tra cui:

  • Gli strumenti, sia online che offline, utilizzo per accettare, elaborare e effettuare pagamenti.
  • Processi bancari: come pago le bollette e ricevo i pagamenti
  • Strumenti di contabilità - Come tengo traccia dei miei account
  • Come aggiungo clienti e inserzionisti nel mio sistema
  • Come faccio a accedere, creare e gestire post, gestire annunci e affiliati e promuovere tutti i siti Web con cui sono in esecuzione o che sono altrimenti coinvolti
    • Processi di Google Adwords e Adsense: come identifico le parole chiave, come imposto le campagne, come aggiungo nuovi annunci ai miei siti
    • Come produco un podcast: i miei flussi di lavoro locali e online per registrare, caricare e distribuire i miei podcast
  • Un diagramma di rete di qualche tipo che mostra tutti i miei contatti e la loro relazione specifica con me e il mio lavoro.
  • Varie liste di controllo per cose come l'imballaggio per un viaggio d'affari e la preparazione dell'auto per l'inverno.
  • Cos'altro? Qualsiasi altro processo che potrei dover ripetere, specialmente se è su base semi-regolare o meno frequente.
    • Rinnovare la mia registrazione della macchina
    • Riattivare la mia assicurazione sanitaria (insegno come dipendente a contratto, quindi devo riattivarlo ogni volta che rinnovo il mio contratto)
    • Mettendo un nuovo programma o corso online insieme
    • Scrivere un documento accademico
    • E così via…

    Come sarebbe??

    Poiché parte dell'utilità di un manuale utente personale sarebbe la possibilità di condividerlo con altre persone, specialmente se sono in qualche modo incapacitato, l'utilizzo di qualsiasi strumento software di fantasia o dell'applicazione online sembra fuori questione. La soluzione migliore sarebbe quella di mantenere un singolo file in un formato di elaborazione testi standard (Word .doc, .rtf) sul mio computer e una copia cartacea aggiornata stampata in un raccoglitore.

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    Trovare le informazioni in una copia cartacea potrebbe essere una seccatura, tuttavia - un sommario chiaro sembra essenziale e uno schema organizzativo chiaro. Le pagine, almeno all'interno di una sezione, dovrebbero seguire i modelli, con lo stesso tipo di informazioni nella stessa posizione su ciascuna pagina. Sono combattuto tra due schemi organizzativi, però: dovrebbe essere organizzato per argomento (ad esempio pagare le bollette, scrivere articoli, organizzare corsi, ecc.) O per regolarità (cose che faccio ogni giorno, cose che faccio ogni settimana, cose che faccio mensilmente , trimestrale, annuale, ecc.)? Pubblicità

    Forse entrambi, in realtà, il punto è essere perfettamente utile a qualcun altro quanto a me stesso, e chissà quanta direzione potrei essere in grado di dare o quali condizioni potrebbe essere necessario utilizzare sotto?

    Mettendolo insieme

    Ti ascolto là fuori, pensando "Sembra un sacco di lavoro!" E lo fa. Quello che sto pensando, però, è che una volta creato un modello, l'aggiunta di nuove pagine sarebbe piuttosto semplice. E piuttosto che sedersi e capire tutto, potrebbe essere più proficuo mantenere il file aperto e documentare i processi mentre li esegui nel corso del tuo normale programma. Potrebbero essere necessari alcuni minuti in più per attività per un paio di giorni, ma entro la fine di una settimana, avresti la maggior parte delle attività che fai più spesso completamente documentate. Aggiungi i mensili alla fine del mese e aggiungi le cose meno regolari che ti vengono date o quando puoi dedicare un'ora o due a pensarci.

    Sembra pazzo? Forse è pazzo. Eppure non posso fare a meno di pensare che così tante delle organizzazioni per cui ho lavorato - università, fondazioni, musei, militari, corporazioni - abbiano scaffali pieni di tale documentazione, dalle Procedure Operative Standard per vari compiti ai manuali di formazione per modelli di sovvenzione scritta. Se vuoi assicurarti che venga raggiunto un certo standard ogni volta che fai qualcosa, devi capire e documentare quello standard. Pubblicità

    Potrei non aprire mai il mio manuale utente personale una volta finito, ma sarà bello sapere che potrei. Sarebbe bello sapere che se mai dovessi essere ricoverato in ospedale, il mio partner può assicurarsi che le persone che hanno bisogno di sapere, sapere e che almeno i requisiti minimi della mia attività possano essere presi in considerazione. Sarà bello sapere che i compiti che faccio raramente sono documentati da qualche parte, quindi non procrastinare mettendo un "capire come fare X"entrata nella mia lista di cose da fare - e poi procrastinare quel compito dato che non ricordo come scoprire come scoprirlo!

    E tu? Che tipo di informazione farebbe tu inserire nel tuo manuale utente personale?




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