Come scrivere una lettera formale

La maggior parte della scrittura di tutti i giorni è casuale. Tweet, aggiornamenti di Facebook, biglietti di auguri, e-mail amichevoli - questi hanno la loro semplice etichetta, e non passiamo molto tempo a pensarci prima di leccare quel francobollo o premere invio.

A volte, però, l'occasione richiede qualcosa di più formale. Che si tratti di una lettera al vostro rappresentante politico su una questione importante, una lettera di accompagnamento a un potenziale capo o una lettera di proposta commerciale, questi richiedono un po 'più di attenzione se vi prendete sul serio. Come avvocato, scrivo molte lettere formali ogni settimana, e c'è un'arte per farlo bene. Ecco alcuni punti da tenere a mente quando scrivi la tua lettera formale, se passerà per posta o tramite cyberspazio. Pubblicità

1. Comprendi il tuo scopo.

Perché stai scrivendo? Cosa vuoi che il lettore faccia fare dopo aver letto la tua lettera? Vuoi cambiare idea o convincerlo a intraprendere un'azione specifica? Stai cercando il perdono? Intendi lamentarti del cattivo servizio o di un prodotto difettoso? Stai cercando di essere assunto? Qual è il “Chiedere”?

Una volta che lo sai, puoi - e dovresti - tagliare tutto ciò che non serve a questo scopo.

2. Identifica il tuo pubblico.

Conoscere il tuo pubblico ti aiuta a scegliere la tua lingua e indirizzare le tue idee in modo più preciso. Scrivo diversamente in una lettera ad un altro avvocato di quanto non faccia quando il destinatario è un dirigente non avvocato o anche anziano “Pro bono” cliente. In una lettera all'editore, il vero pubblico sono i lettori della pubblicazione: chi sono? (Tieni presente che la maggior parte dei giornali è scritta a un 8^esimo o 9^esimo grado di lettura.) Non usare il gergo che il tuo lettore non capirà. Pubblicità

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3. Tenerlo breve.

La maggior parte di noi subisce un flusso costante di comunicazioni scritte e abbiamo una quantità limitata di tempo da dedicare alla lettura. Hai quindi maggiori possibilità di essere letto se mantieni la tua lettera su una pagina. Una lettera di più pagine con paragrafi lunghi e frasi complesse sembra travolgente. Il lettore indaffarato sarà tentato di metterlo da parte per quando avrà più tempo e potrebbe non riuscire mai a riprenderlo. Usa paragrafi brevi, frasi brevi, parole brevi.

4. Usa un linguaggio semplice.

È compito dello scrittore essere compreso. Anche se il tuo pubblico è molto istruito, dovresti evitare parole grosse e frasi lunghe e complesse. Le persone non sono stupide; sono occupati. Rendi il nostro lavoro più semplice e siamo più propensi a dare alla tua lettera l'attenzione che merita. La scrittura formale non richiede l'uso di paroloni. Non cercare di sembrare sofisticati; cerca di essere chiaro. Uso “Chiedere” invece di “richiesta.” Dire “acquistare” invece di “Acquista.” Invece di “allegato qui per favore trovare,” basta dire, “Ho chiuso” o “Qui è… ”

5. Conduci con il punto più importante.

Come dicono i giornalisti, non seppellire il tuo piombo. Trova un modo per aprirti con l'idea o le informazioni che più desideri che il tuo lettore si concentri o agisca. Il primo paragrafo potrebbe essere l'unico che legge, quindi non nascondere il “Chiedere” nell'ultimo paragrafo. Pubblicità

6. Segui le regole.

Ci sono regole per la formattazione di una lettera commerciale. Li ignori a tuo rischio e pericolo.

7. Correzione di bozze. Quindi correggere nuovamente.

Non importa quanto grammaticalmente sei, errori e errori di battitura possono insinuarsi. Quando pensi di aver finito di scrivere, leggi il tuo pezzo lentamente e attentamente, guardando quegli errori. Non fidarti del controllo ortografico. Se possibile, stampa una copia cartacea della tua lettera e leggila ad alta voce con una penna in mano, contrassegnando quegli errori di battitura, frasi imbarazzanti, linee confuse. Se è davvero importante, chiedi a qualcun altro di leggerlo e ti faccia sapere se ti è sfuggito qualcosa.

8. Lascia raffreddare prima di inviare.

Soprattutto se stai scrivendo per persuadere o lamentarti, probabilmente sei motivato da sentimenti piuttosto forti. Scrivi assolutamente la tua prima bozza nel calore incandescente della passione. Esprimi i tuoi sentimenti. Prendi tutto su carta. Ma poi ... prima di stampare e firmare, o premere invio, allontanati per un po '. Vai a fare qualcos'altro. Lascia che il calore della passione si raffreddi. Quindi torna indietro e leggi di nuovo quello che hai scritto. È giusto? È intelligente? È vero? È tipo? Ti penti di averlo letto in televisione, davanti al tuo capo e a tua nonna? Apporta le modifiche che sembrano appropriate dopo che le tue emozioni si sono stabilizzate. Pubblicità

Quindi, e solo dopo, premi invio.

Cosa mi sono perso? Qual è la tua sfida comunicativa più accattivante? Le tue domande e i tuoi suggerimenti sono invitati.

(Credito fotografico: Signature via Shutterstock)