Come stabilire le priorità in 10 minuti e lavorare 10 volte più velocemente

Tutti i membri del mio team hanno un carico di lavoro di cui hanno bisogno per affrontare ogni giorno lavorativo. Inoltre, la maggior parte dei compiti sono attività di creatività o attività di problem solving.

Pur avendo un sacco di compiti da gestire, il nostro team è in grado di rimanere creativo e lavorare costantemente verso i nostri obiettivi.

Come lo gestiamo?

Ti spiegherò come ho aiutato la mia squadra a fare più cose in meno tempo attraverso il potere di una corretta definizione delle priorità. Alcuni minuti passati a leggere questo articolo potrebbero letteralmente farti risparmiare migliaia di ore a lungo termine. Quindi, iniziamo con il mio metodo su come stabilire le priorità:

Il metodo delle scale - un metodo di produttività che ho creato diversi anni fa.

Come stabilire le priorità e lavorare 10 volte più velocemente con il metodo delle scale

Uno dei nostri nuovi redattori è venuto da me l'altro giorno e mi ha detto che stava lottando per tenere il passo con i molti compiti che doveva gestire e le scadenze che aveva costantemente bisogno di attenersi a.

Alla fine di ogni giornata, sentiva di aver fatto un sacco di cose, ma spesso non riusciva a trovare idee creative e di pubblicare articoli pubblicati con successo. Da quello che mi ha detto, era ovvio che si sentiva sopraffatta e stava diventando sempre più frustrata per il fatto di non riuscire a raggiungere i suoi obiettivi nonostante avesse impiegato ore extra per quasi tutti i giorni.

Dopo aver ascoltato il mio consiglio - e l'ho presentata al metodo delle scale - ha subito sperimentato un drammatico aumento della produttività, che assomigliava a questo:

• Lei potrebbe produrre tre volte più idee creative per articoli di blog
• Lei potrebbe pubblicare tutti i suoi articoli in tempo
• E lei poteva finire tutto il suo lavoro in tempo ogni giorno (non più straordinari!)

Sei curioso di scoprire come l'ha fatto? Continua a leggere per la guida passo-passo: pubblicità

1. Metti da parte 10 minuti per la pianificazione

Quando si tratta di affrontare problemi di produttività, è logico pianificare prima di agire. Tuttavia, non diventare così coinvolto nella pianificazione da rimanere intrappolato in esso e non andare oltre la prima base.

La mia raccomandazione è di darti un periodo di tempo specifico per la pianificazione, ma tienilo breve. Idealmente, 10 o 15 minuti. Questo dovrebbe essere adeguato per pensare al tuo piano.

Usa questa volta per:

• Guarda il quadro generale.
• Pensa all'attuale obiettivo e target che hai bisogno / vuoi raggiungere.
• Disponi tutte le attività che devi svolgere.

2. Allinea le tue attività con il tuo obiettivo

Questo è il componente principale che rende efficace il metodo delle bilance.

Funziona così:

Dai un'occhiata a tutti i compiti che stai facendo e rivedi l'importanza di ognuno di essi. In particolare, misurare l'importanza di un compito dal suo costo e beneficio.

Per costo, mi riferisco allo sforzo necessario per attività (compresi tempo, denaro e altre risorse). Il vantaggio è quanto il compito possa essere strettamente legato al tuo obiettivo.

Per semplificare questo compito, ho elencato di seguito quattro combinazioni che ti consentiranno di determinare rapidamente e facilmente la priorità di ciascuna delle tue attività:

Basso costo + Elevato vantaggio Pubblicità

Esegui queste attività prima perché sono semplici da completare, ma ti aiutano ad avvicinarti al tuo obiettivo.

L'approvazione dell'opera d'arte creata per un opuscolo di vendita sarebbe probabilmente adatta a questa categoria. Potresti facilmente decidere se ti è piaciuta l'opera d'arte / il layout, ma la tua decisione di approvare innescherebbe la produzione del volantino e i successivi benefici di vendita di inviarlo a potenziali clienti.

Costo elevato + Elevato vantaggio

Rompere il compito ad alto costo in quelli più piccoli. In altre parole, suddividere il grande compito in mini che richiedono meno di un'ora per essere completati. E poi rivalutare questi piccoli compiti e impostare il loro corretto livello di priorità.

Immagina se ti venisse chiesto di scrivere un piano di lancio del prodotto per un nuovo integratore di polvere proteica senza diario. Invece di provare a scrivere il piano in una sola seduta, cerca di scrivere le diverse sezioni in momenti diversi (ad esempio, trascorri 30 minuti a scrivere l'introduzione, un'ora a scrivere il testo del corpo e 30 minuti a scrivere la conclusione).

Basso costo + Basso vantaggio

Questa combinazione dovrebbe essere la tua priorità più bassa. Puoi concederti 10-15 minuti per gestire questo compito, o mettere questo tipo di attività tra attività preziose come utile interruzione.

Questi sono probabilmente compiti necessari (ad es. Attività di routine come controllare le email) ma non contribuiscono molto al raggiungimento dell'obiettivo desiderato. Tenerli in fondo alla lista delle priorità.

Costo elevato + Basso vantaggio

Verifica se queste attività sono davvero necessarie. Pensa a come ridurre i costi se decidi che è necessario il completamento dell'attività. Pubblicità

Ad esempio, alcuni strumenti o sistemi possono velocizzare il compito? In questa categoria, è probabile che tu trovi cose come la verifica e l'aggiornamento dei fogli di lavoro dei contatti di vendita. Questa può essere una cosa poco maneggevole e che richiede tempo senza fare errori. Tuttavia, ci sono un sacco di app là fuori che possono rendere questo processo immediato e senza soluzione di continuità.

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Ora, tornando all'editor a cui ho fatto riferimento in precedenza, diamo un'occhiata al suo tipico elenco di attività giornaliere:

Dopo aver ascoltato il mio consiglio, ha interrotto il compito Alto costo + Alto vantaggio in quelli più piccoli. I suoi compiti erano così (in ordine di priorità):

E per il compito di promuovere articoli su piattaforme diverse, dopo averne esaminato i vantaggi, abbiamo deciso di concentrarci solo sulla piattaforma più efficace, riducendo in tal modo il costo del tempo associato.

3. SUGGERIMENTO BONUS: affrontare le attività con scadenze

Una volta che hai valutato le tue attività, conoscerai l'importanza di ognuna di esse. Questo ti darà immediatamente un'immagine chiara su quali compiti ti aiuteranno a ottenere di più (in termini di raggiungimento dei tuoi obiettivi). A volte, tuttavia, non sarai in grado di decidere la priorità di ogni attività perché ci saranno scadenze stabilite da parti esterne come manager e agenzie.

Cosa fare in questi casi?

Bene, suggerisco che dopo aver considerato l'importanza e i valori dei tuoi compiti attuali, allinea l'elenco con le scadenze e aggiusti le priorità di conseguenza.

Ad esempio, immergiamoci di nuovo nel mondo dell'editor. Pubblicità

Alcuni degli articoli che ha modificato dovevano essere pubblicati in date specifiche. Il metodo Scales lo consente e, in questo caso, il suo elenco di attività modificato sarebbe simile a questo:

Si spera che ora si possa vedere quanto sia facile valutare l'importanza dei compiti e come ordinarli in elenchi di priorità.

Il metodo delle scale è diverso da qualsiasi altra cosa tu abbia provato

Adottando il metodo delle bilance, inizierai a definire correttamente la priorità del tuo lavoro e, soprattutto, a incrementare la tua produttività fino a 10 volte!

E a differenza di altri metodi che non spiegano realmente come decidere l'importanza di un compito, il mio metodo ti aiuterà a suddividere ciascuna delle tue attività in due parti: costi e benefici. Il mio metodo ti aiuterà anche a intraprendere azioni di follow-up basate su diverse combinazioni di costi e benefici.

Inizia adesso spendendo 10 minuti per valutare le tue attività quotidiane comuni e come si allineano con il tuo obiettivo (s). Una volta che avrai queste informazioni, sarà semplicissimo mettere le tue attività in una lista di priorità. Tutto ciò che rimane, è che inizi il tuo prossimo giorno lavorativo seguendo la tua nuova lista.

Fidati di me, una volta che inizi a utilizzare il metodo Scales, non vorrai mai tornare ai tuoi vecchi modi di lavorare.

Credito fotografico in primo piano: Vector Stock tramite vectorstock.com