Come massimizzare l'efficienza raggruppando le attività

C'è una metafora che molti usano quotidianamente paragonando il nostro cervello a un'auto o una bicicletta con ingranaggi. Ho bisogno di cambiare marcia o la mia testa ha la marcia sbagliata per questo indica che il cervello umano, per ragioni di efficienza e concentrazione, affida il compito a portata di mano al punto in cui ci vuole tempo per rimuovere la nostra concentrazione dall'argomento e passare a qualcos'altro.

Questo è qualcosa che sperimentiamo in continuazione, ad esempio, quando ho lavorato sul budget e ricevendo fatture e ricevute in tempo fiscale, dovevo fare una pausa per rinfrescarmi la mente prima di passare a lavorare come scrivere questo articolo, che è un diverso tipo di lavoro, creare dati piuttosto che elaborarli e un argomento diverso.

Nel La tua memoria: una guida per l'utente l'autore Alan Baddeley fa riferimento a uno studio condotto dallo psicologo olandese Adriaan de Groot in cui il ricordo dei maestri di scacchi è stato confrontato con quelli dei giocatori di club medi. I maestri erano i giocatori che giocavano spesso con la benda.

In un esperimento ha messo a punto una scacchiera in una posizione selezionata da una partita, ha permesso ai suoi giocatori di scacchi una serie di scorci di cinque secondi sul tabellone, e dopo ogni occhiata li ha richiesti di tentare di riprodurre la posizione su un'altra scacchiera. I maestri hanno posizionato correttamente il 90% dei pezzi dopo un singolo scorcio di cinque minuti, mentre i giocatori deboli posizionavano solo il 40% dei pezzi dopo un solo sguardo e avevano bisogno di otto scorci prima che potessero eguagliare la prestazione iniziale dei maestri. Estratto dalla tua memoria: una guida per l'utente.

Qual è stata la conclusione dello studio di de Groot, insieme a una serie di altri esperimenti? Che le abilità superiori del maestro scacchista provengono dalla loro capacità di vedere la scacchiera come un tutto organizzato piuttosto che un mucchio di pezzi staccati e singoli. Pubblicità

Cosa c'entra questo con qualsiasi cosa? La tua mente non organizza a un minuto, ma raggruppando piccole cose correlate in interi coesivi. Per la mente, controllare la posta elettronica, leggere gli RSS e leggere la posta di lumaca dalla cassetta delle lettere finiscono per diventare una cosa sola: l'elaborazione delle comunicazioni.

Se pensi nei gruppi, lavora nei gruppi

Quindi, attraverso l'osservazione aneddotica e l'esperienza personale (entrambe le forme altamente considerate di prove scientifiche, ti assicuro) abbiamo stabilito che la mente “cambia marcia” per affinare un particolare compito e pensare nella maniera richiesta per completarlo, o risolvere eventuali problemi ad esso relativi. Abbiamo stabilito che ci vuole del tempo per spostare gli ingranaggi del nostro cervello per affrontare gli altri problemi in modo ottimale. E, abbiamo ottenuto prove scientifiche legittime per spiegare questo e ottenere alcune informazioni sul perché questo si verifica.

La conclusione naturale e pratica è che se tu pensare in gruppi di idee correlate che formano interi, quindi dovresti lavorare anche in quel modo. Andare contro il flusso della mente umana è solo controproducente, quindi invece di fare piccoli pezzi della contabilità tra gli articoli di scrittura - dal momento che è così difficile per continuare a farlo in una sola volta! - dovremmo raggruppare insieme questi compiti contabili e affrontarli in una volta sola, giusto?

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L'esercizio pratico sarebbe quello di provare entrambi i modi e misurare, fino al minuto, il tempo necessario per completare la contabilità e gli articoli utilizzando entrambi i metodi. Posso garantirlo, se mischi i compiti durante il giorno:

• Passi più tempo a completare le attività,
• Passi più tempo a passare da un'attività all'altra,
• Hai perso una parte significativa della giornata.

Ogni volta che interrompi quello che stai facendo e fai un caffè e goditi il ​​sole per dieci minuti dopo quella mezz'ora di contabilità prima di rimanere bloccato in un articolo, perdi tempo. Ogni volta che devi prendere dove hai interrotto, perdi tempo per capire da dove hai interrotto e tornare alle attività successive. E alla fine della giornata, quando lo aggiungi, potresti perdere due ore perché il tuo stile di pianificazione delle attività non è efficiente. Pubblicità

Baddeley spiega nella sua sezione sull'organizzazione mentale che il cervello classifica anche le cose secondo i vostri atteggiamenti, credenze e aspettative. Questo può sembrare un ovvio fatto di fatto, ma in realtà significa che i gruppi possono essere definiti solo da te.

Ad esempio, ho inserito l'email, la posta ordinaria e la lettura degli RSS nello stesso gruppo in precedenza nell'articolo: puoi organizzare e-mail, posta ordinaria e telefonate nello stesso gruppo mentre inserisci RSS con la navigazione e la ricerca.

Ottenere una presa sui gruppi

Elencare tutte le attività che si completano in un giorno, dal controllo delle e-mail 8am alla revisione delle attività di 5pm (o qualunque cosa tu faccia). Qualunque cosa. Quindi, utilizzando uno strumento cartaceo o uno strumento di mappatura mentale, raggruppa tutti questi compiti insieme in quella che sembra una corrispondenza logica con te. Non c'è giusto o sbagliato, ovviamente, dal momento che qualsiasi cosa il tuo cervello ti stia dicendo è il modo in cui pensi a quei compiti.

Se hai gruppi abbastanza grandi o compiti solitari, va bene. I gruppi più grandi faranno la maggior parte del tuo tempo di crisi, perché dovresti affrontare questi compiti consecutivamente per la massima efficienza. I compiti solitari saranno utili per rompere gruppi di grandi dimensioni, dal momento che è particolarmente difficile spostare le marce da un'area davvero enorme a un'altra enorme.

Dovresti anche capire quali compiti esegui settimanalmente o mensilmente e raggrupparli, anche se questo può diventare più complicato. Prova questo solo se sei un super-produttore, il tipo di persona che in realtà elenca la lettura di questo blog nella loro lista delle attività. Pubblicità

Quando hai finito, programmali in gruppi, salvando i gruppi più impegnativi ei gruppi più grandi per le ore del giorno quando hai più energia e i gruppi di coinvolgimento abbastanza bassi per l'inizio e la fine della giornata. Ad esempio, controllare la posta elettronica e l'RSS è un modo abbastanza facile ma produttivo per iniziare, quindi l'ho messo all'inizio della mia giornata e l'ho tolto di mezzo. Mi fa entrare in ufficio e quando finiscono questi compiti sono sveglio e pronto per il vero lavoro.

Esempi di raggruppamenti

La comunicazione è grande, ma sfortunatamente è anche abbastanza difficile da raggruppare: potresti avere telefonate che arrivano e uscite per tutto il giorno, e-mail che devono essere gestite al volo (evita questo a tutti i costi se il tuo lavoro lo consente ), e così via. Tuttavia, nella mia giornata di lavoro, sembra qualcosa del genere:

• E-mail
• RSS
• Posta di lumaca - fatture, estratti conto bancari
• Messaggistica istantanea (se sei un web-worker, è come la sala conferenze)

I lavori domestici, tuttavia, sono abbastanza facili da capire, e tutti noi abbiamo un'idea abbastanza simile di ciò che questo comporta.

• Spazzare, passare l'aspirapolvere e pulire i pavimenti
• Lavare i piatti, pulire la cucina
• Pulizia del bagno,
• Lavanderia

Conosco alcune persone che diffondono le faccende domestiche nel corso della giornata e fanno pause intermedie. Lo facciamo tutti. Ma, se le faccende domestiche sono viste come un insieme di attività raggruppate, può volerci un'ora per fare ciò che di solito richiede due.

I tuoi gruppi potrebbero (anzi, sicuramente lo faranno) variare - questi sono solo esempi dei gruppi di compiti che uso per organizzare la mia giornata. Pubblicità

Beneficio ausiliario

Invece di microgestire il mio programma, i gruppi di preset mi permettono di pianificare tanto Più veloce. Posso semplicemente tracciare comunicazioni per 8am, Ricerca per 9am e scrittura per 12. Non è certamente la ragione per usare questa tecnica di pianificazione, ma fornisce un motivo in più per farlo davvero.

Pianifica costantemente

Esegui le tue serie di attività raggruppate su base coerente - per gruppi settimanali, fallo nello stesso giorno all'incirca alla stessa ora. Per gruppi giornalieri, eseguili all'incirca nello stesso ordine. Sviluppare una routine consente al tuo cervello di spostare quelle marce più facilmente, perché sanno cosa aspettarsi.

Raggruppare i compiti è una tecnica semplice, anche banale, ma dopo alcune prove pratiche sono convinto che mi può risparmiare un paio d'ore ogni giorno, esattamente quello che dovevo trovare! Tuttavia, se ti piace suddividere le attività in parti più appetibili e non stai cercando altre ore nel corso della giornata, allora potrebbe farti impazzire provare questo.