Come far fronte a più di quelle fastidiose distrazioni

utilizzando “difese concentriche” per evitare interruzioni non è possibile evitare in altri modi

La maggior parte degli articoli che leggi sull'affrontare le distrazioni dispendiose in termini di tempo e attenzione si concentrano su come evitarli del tutto (chiudendo te stesso, organizzazione migliore, migliore allocazione temporale) o non aggiungendo al loro numero (minimizzando la risposta a e-mail e IM, filtraggio delle chiamate telefoniche, evitando pettegolezzi).

Questo va bene. Ma che dire di quelli che riescono semplicemente a superare tali difese: le chiamate telefoniche che non puoi evitare, le visite personali alla tua scrivania, le chiamate del tuo capo? Ci sono dei modi per affrontarli e mantenere la tua mente concentrata su ciò che devi fare? Pubblicità

Ci sono; e questo è l'argomento di questo articolo.

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Cosa sono “difese concentriche?”
L'approccio che sto sostenendo si basa sull'idea di “difese concentriche:” un'idea inizialmente utilizzata dai costruttori di castelli medievali. Il concetto è semplice: si inizia con una difesa esterna - forse un fossato o un fossato - per cercare di impedire agli attaccanti di raggiungerti. Se fallisce, si trovano di fronte a alte mura e torri di guardia. Catturali e trovi un altro set di mura e torri al loro interno. In effetti, l'attaccante deve ricominciare tutto da capo.

La maggior parte dei castelli di questo tipo aveva forse tre linee di difesa, incluso il fossato. Alcuni ne avevano quattro, con una torre finale o “conservare” all'interno della seconda serie di muri. Sto suggerendo sei linee progressive di difesa contro distrazioni e interruzioni, in modo che tu possa occuparti di tutto, dal collega sconsiderato al capo che richiede che tu lasci tutto il resto e attenzione a sua bisogno - ora! Pubblicità

Le sei difese concentriche contro distrazioni e interruzioni

Eccoli. Immaginerò che tu abbia già provato i metodi convenzionali per evitare le distrazioni (annotate sopra) e che sia stato interrotto o che comunque non sia stato fermato da quelli:

• Il prima difesa è il più semplice: semplicemente ignorare del tutto la distrazione. Questo non funziona con un chiamante personale, ma può essere fatto con chiamate telefoniche ed e-mail - purché tu sia sicuro di chi sta chiamando. Ignora l'interruzione finché non sei pronto per occupartene, cosa che potrebbe non essere mai.
• Il tuo seconda linea di difesa dovrebbe essere quello di annotare l'argomento dell'interruzione, in modo da poter essere sicuri di occuparsene in seguito, quindi non prestare ulteriore attenzione. Funziona bene con richieste di e-mail per dati o semplici telefonate. Anche alcune visite personali possono essere gestite in questo modo, purché il visitatore non si aspetti una conversazione estesa. Assicurati di tornare indietro e fornire ciò che è stato chiesto. In questo modo, le persone si fideranno del processo in futuro e non si aspetteranno nient'altro per farle sentire certe che tu abbia sentito.
• Il terza riga è quello di trattare con chi ha bisogno di sapere, chiaramente, di averli ascoltati e di rispondere a tempo debito. Lo chiamo “riconoscere, annotare, ripetere e accantonare.” Riconoscere la richiesta; assicurati che ti vedano annotarlo (o assicurati che lo stai facendo); ripetere, se necessario; quindi accantonare. La stessa condizione vale come per la difesa precedente: devi dimostrarlo volontà gestisci tutto ciò che vogliono - solo più tardi, quando si adatta al tuo programma.
• Questo non sarà ancora abbastanza per alcune persone, che sospettano che tu le stia prendendo in giro e semplicemente ignoreranno quello che vogliono; o quello “quando ti si addice” potrebbe rivelarsi un tempo indefinito, lontano nel futuro, quando la risposta sarà comunque inutile. Per quello, usa il quarta linea di difesa: “riconoscere, programmare, ripetere con orario programmato e accantonare.” Riconosci la richiesta, stabilisci un tempo preciso per affrontarla, ripeti il ​​tempo per dimostrare che ti impegni, quindi accantona la richiesta fino a quel momento. Funziona molto bene con richieste generate dal boss di natura non urgente.
• Ormai siamo giù a quegli interruttori che semplicemente non accetteranno una promessa per affrontare la necessità in seguito. Per loro, suggerisco il quinta riga: “Riconoscere, fare il minimo, pianificare il resto, quindi accantonare e andare avanti.” Riconosci quello che vogliono, fai il minimo possibile per affrontarlo subito (per dimostrare che darai loro davvero quello che vogliono), stabilisci un programma fisso per completare il lavoro e accantonalo fino ad allora. Hai avuto qualche interruzione, ma probabilmente non abbastanza per riportarti seriamente a quello che stavi facendo. Questa dovrebbe essere la tua difesa automatica per i boss che lo richiedono vedere azione da parte tua, anche quando la richiesta non è davvero così urgente.
• Il finale, sesta linea di difesa è quello che dovresti usare con il capo che non si accontenterà di qualcosa di meno dell'azione istantanea da parte tua, per quanto molto interferisca con il tuo altro lavoro. In questi casi, è necessario invertire una delle difese precedenti: si accetta la richiesta, annota attentamente esattamente dove ti trovi in ​​quello che stai facendo attualmente (così puoi tornare in quel posto subito dopo), trattare COMPLETAMENTE con le richieste imperiose del capo, e dimentica quello che dovevi mettere da parte per fare questo.

  Quest'ultimo passaggio è vitale. Se continui a pensare a quello che dovevi lasciare per affrontare le richieste del capo, ti sentirai sempre più ansioso e frustrato; in più non avrai davvero la mente su quello che devi fare per soddisfare il capo. Potrebbe quindi richiedere più tempo, e questo ti farà sentire più arrabbiato e stressato.

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Questa è la mia lista di suggerimenti. Potresti aver trovato altri modi di affrontare le distrazioni che non ti sei generato e che non puoi evitare. Se è così, aggiungi un commento a questo articolo e condividilo con altri lettori, per favore. Oggi può essere il giorno in cui aiuti qualcuno che sta lottando con un problema che sai come risolvere.