Come costruire un programma di incontri killer che sia semplice ed efficace

Hai mai partecipato a una riunione e sei rimasto confuso con ciò che l'incontro intendeva raggiungere dopo la sua conclusione?

È un evento comune; si partecipa prontamente alla riunione ordinaria di organizzazione mensile, a una riunione speciale della task force oa una riunione del comitato dei gruppi sociali che è andata avanti e avanti e avanti e avanti. Quando finì, eri rimasto a grattarti la testa chiedendoti cosa togliere dall'incontro.

Hai fatto la dovuta diligenza e hai portato carta e penna, ma non è stato detto nulla di importante che tu possa annotare. Potresti ricordare alcune buffe battute di qualcuno che ha continuato a interrompere l'oratore o gli aneddoti personali della sedia che ha dato troppe opinioni personali, ma alla fine ti sei sentita stanca, insoddisfatta e incerta su quale fosse lo scopo dell'incontro:

“Cosa avrebbe dovuto realizzare questo incontro? C'era qualche agenda per le riunioni?”

Se questo è qualcosa che hai vissuto, è un segno di una riunione mal gestita. Sfortunatamente, molti incontri sono una perdita di tempo.

Non c'è da stupirsi che molti di noi temano gli incontri in generale.

Sommario

1. Come cambiare le tue riunioni dall'appartamento al fantastico
2. Passi per progettare un solido programma per qualsiasi riunione
3. Linea di fondo

Come cambiare le tue riunioni dall'appartamento al fantastico

Il problema con riunioni inefficaci è che le persone non li pianificano correttamente, eppure si aspettano che le riunioni abbiano successo. Come la maggior parte delle cose nella vita, se non pianifichi attività importanti hai intenzione di fallire.

Perché un incontro abbia successo, dovresti avere un buon piano per farlo. Ciò comporta la definizione di un'agenda chiara, attuabile e distintiva che dirigerà il corso della riunione in modo che non si muova su una tangente.

Pensa a ciò che vuoi raggiungere in anticipo nella riunione. In questo modo, preparerai un messaggio adatto, i partecipanti avranno punti chiave da tenere lontani dalla riunione che affrontano direttamente i problemi a portata di mano, e tutti si allontaneranno dalla riunione sentendosi come se il loro tempo fosse ben speso.

Ma come si costruisce un solido programma per un incontro che vale il tempo? Pubblicità

Passi per progettare un solido programma per qualsiasi riunione

Secondo lo psicologo organizzativo, relatore e consulente del team di leadership Roger Schwarz, un programma efficace stabilisce chiare aspettative su ciò che deve accadere prima e durante una riunione. Schwarz scrive in un articolo di Harvard Business Review:^[1]

“Aiuta i membri del team a prepararsi, alloca il tempo con saggezza, mette rapidamente tutti sullo stesso argomento e identifica quando la discussione è completa ... Se i problemi si verificano ancora durante la riunione, un'agenda ben progettata aumenta la capacità del team di affrontarli in modo efficace e rapido.”

Certo, non c'è bacchetta magica per far scoppiare l'agenda del meeting. Tuttavia, i seguenti suggerimenti ti aiuteranno a progettare un programma semplice ed efficace che renda ogni riunione che gestisci più efficace e piacevole per tutti:

1. Definire l'obiettivo dell'incontro

Scoprire in anticipo un obiettivo chiaro e definitivo per l'incontro.

Qual è lo scopo di tenere la riunione? È di introdurre nuove linee guida politiche, generare nuove potenziali offerte promozionali, questioni dettagliate che richiedono una risoluzione, pianificare un'attività come una donazione per un'associazione benefica locale o qualcos'altro?

Determinare lo scopo esatto per la riunione stabilisce un obiettivo chiaro e mirato, in modo che le riunioni non vadano e prendano una svolta sfocata o senza scopo.

Se è necessario ricercare e raccogliere maggiori informazioni sull'obiettivo dell'incontro, è meglio farlo prima che inizi la riunione. In questo modo arriverete armati di tutte le informazioni necessarie per eseguire la riunione senza intoppi.

2. Argomenti di discussione

Elencare gli argomenti, i temi o le questioni che saranno discussi durante la riunione.

Scegli gli argomenti che riguardano l'intera squadra rispetto agli individui, e che richiedono l'input dell'intero team per risolvere adeguatamente, come ad esempio “Come possiamo allocare al meglio le risorse condivise?,” o “Come possiamo migliorare i rapporti di gestione dei dipendenti?”

Mantenere le discussioni della riunione a meno di 5 argomenti. Troppi argomenti di discussione portano a lunghi programmi che sembrano scoraggianti e potrebbero non essere letti. Pubblicità

Fare attenzione agli argomenti dell'agenda che non sono interdipendenti può far sì che i membri si disimpegnino nelle discussioni o non partecipino affatto all'incontro.

3. Identificare chi è previsto partecipare

Assegna un nome alle persone che dovrebbero partecipare alla riunione. Percorrere in questo modo i membri aiuta a motivare questi individui e altri a partecipare.

Contattare i membri in anticipo per cancellare rapidamente l'ordine del giorno e assegnare loro dei ruoli. Ciò li farà investire maggiormente nell'agenda della riunione e potrà aiutare a sviluppare nuovi leader all'interno del team.

Se qualcuno diverso da te sta presentando una parte dell'ordine del giorno o moderando la riunione, elenca anche quelle persone. Invia i loro nomi all'ordine del giorno almeno una settimana prima del tempo per tenere tutti informati e sulla stessa pagina.

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4. Richiedi un input dagli altri membri

Incoraggiare tutti gli altri partecipanti alla riunione a partecipare alla definizione degli argomenti dell'agenda, invece di valutare obiettivi e obiettivi stabiliti solo dai leader in una riunione a porte chiuse.

Chiedere al gruppo o ai membri del team di inviare i loro suggerimenti per gli articoli dell'ordine del giorno, domande su questioni da discutere nella riunione imminente o altre questioni che devono essere affrontate nell'impostazione del gruppo.

Incoraggiare la partecipazione dei membri alla definizione dell'agenda consente loro di essere maggiormente investiti nell'incontro e motivati ​​a raggiungere gli obiettivi. Schwarz consiglia:

“Se alla fine decidi di non includere un elemento, devi renderlo responsabile - spiega il tuo ragionamento al membro del team che lo ha suggerito.”

5. Assegnare il tempo per ogni argomento di discussione

Stabilire l'intervallo di tempo appropriato da assegnare a ciascun elemento dell'ordine del giorno e informare esattamente i membri su quanto tempo sarà dedicato a ciascun argomento di discussione.

Fai attenzione a non programmare troppo il tempo per gli elementi dell'agenda. Lascia che il peso e la priorità dell'argomento stabiliscano la quantità di tempo appropriata assegnata. In questo modo, i membri non dedicheranno troppo tempo a questioni meno importanti a scapito di questioni più pesanti, e l'incontro non verrà sovraccaricato. Pubblicità

L'agenda è la tua road map. Dovrebbe indicare tutte le fermate lungo il percorso per raggiungere il tuo obiettivo, senza consentire troppe fermate e viaggi laterali non necessari.

6. Indicare come i membri devono prepararsi per la riunione

Le riunioni spesso fanno schifo perché le persone sono impreparate.

Chiedere ai membri del team di riflettere sulle ragioni per cui si sta verificando l'incontro e sul risultato desiderato in anticipo. Ciò significa che è necessario inviare l'agenda con tempo sufficiente prima della riunione.

Chiedi ai membri di cercare e leggere il materiale di base sugli argomenti dell'agenda. Di 'loro di venire preparati con i loro pensieri iniziali su ciascun argomento.

Inoltre, elencare il materiale o gli strumenti che devono portare con sé per la riunione, se ce ne sono, come registratore vocale, penna e carta.

7. Aggiungi una sezione Q & A per discussioni dal vivo

Questo dovrebbe essere aggiunto alla fine del tuo programma della riunione, in cui lasci che i partecipanti facciano domande.

Secondo uno studio pubblicato sulla rivista Management Research Review,^[2] i dipendenti trovano le riunioni più produttive quando ne ricavano risorse che li aiutano a svolgere meglio i loro ruoli.

A questo diciamo: destinare tempo ai membri a porre domande pertinenti o anche a sollevare argomenti fuori tema verso la fine della riunione.

Live Q & As fornisce gratificazione immediata per i partecipanti. Coloro che sono in grado di esprimere le loro domande si sentono come se fossero ascoltati e li aiuta a ottenere il feedback che cercano di eccellere.

Inoltre, puoi raccogliere preziose informazioni sui sentimenti, le frustrazioni o il divario informativo esistente in aree specifiche dalle domande dei partecipanti, che possono aiutare a informare l'agenda del prossimo incontro. Pubblicità

8. Imposta una data, l'ora di inizio e di fine e la posizione

Assicurati di rispettare l'ora di inizio e di fine della riunione, anche se nella stanza ci sono solo tre persone. Verrebbe da dire che sei sempre puntuale e le persone arriveranno in orario, o non verranno affatto.

Se le persone continuano a presentarsi in ritardo, o non si presentano affatto, questo potrebbe essere il tuo spunto per cambiare la sede della riunione, l'ora o gli elementi dell'agenda.

9. Prevedere una revisione della riunione

Se la tua squadra o il tuo gruppo si incontrano regolarmente, due domande possono informare una revisione semplice ed efficace della riunione alla fine: “Cosa abbiamo fatto bene?” e “Cosa vogliamo fare diversamente per il prossimo incontro?”

Investire 5 o 10 minuti per rispondere a queste due semplici domande farà crescere il senso di fare progressi nelle riunioni, migliorare le prestazioni della squadra e, in definitiva, rimuovere il rimorso dell'incontro dei partecipanti.

10. Lascia spazio per celebrare i risultati

Dopo aver eseguito un incontro di successo e coinvolgente, evidenziare e celebrare i risultati raggiunti durante la riunione.

Hai raggiunto gli obiettivi che ti eri prefissato per la riunione? Festeggia questo e altri successi durante l'incontro come un modo per incoraggiare lo spirito di squadra e il morale.

Prendi in considerazione anche le pietre miliari dei singoli membri. Forse uno dei membri timidi ha dato un contributo significativo per la prima volta nella riunione. Festeggia anche questo, come modo per dare riconoscimento ai partecipanti. Gli studi dimostrano che l'83% degli impiegati trova maggiore soddisfazione nei riconoscimenti rispetto a premi e regali.^[3]

Linea di fondo

Le persone temono le riunioni quando l'incontro manca di struttura e organizzazione. Sarai in grado di superare questa sfida essendo proattivo nel progettare un programma di incontro chiaro e mirato.

Segui il consiglio in questo articolo e applica i suggerimenti prima di ospitare la tua prossima riunione.

Credito fotografico in primo piano: Štefan Štefančík via unsplash.com

Riferimento

[1]	^	Harvard Business Review: come progettare un'agenda per un incontro efficace
[2]	^	I sentimenti dei dipendenti riguardo a più incontri: Joseph A. Allen, Stephanie J. Sands e Stephanie L. Mueller
[3]	^	Psicologia oggi: lo studio dei nuovi dipendenti mostra che il riconoscimento conta più del denaro