Come essere un buon manager e condurre team efficienti

Essere un buon manager è un prerequisito per gestire un team efficiente, ma non è l'unico motivo per cui un team è efficiente. No. Il motivo per cui un team è efficiente non si riduce a una persona, ma piuttosto è il risultato di dinamiche tra team, processi ottimizzati, impegni strutturati di squadra e una mentalità di consapevolezza del tempo e della qualità in tutta la squadra.

Quindi come fai ad avere la tua squadra lì?

Per prima cosa, diamo un'occhiata a ciò che dice il dizionario:

Efficiente - aggettivo

1. (di un sistema o di una macchina) che raggiunge la massima produttività con uno sforzo o una spesa minima sprecata.

2. (di una persona) che lavora in modo ben organizzato e competente.

Come puoi vedere, l'efficienza può essere applicata sia a livello individuale che a livello di sistema (team).

Riferendoli all'ambiente aziendale, i team efficienti sono un gruppo organizzato di persone competenti che lavorano insieme verso un obiettivo condiviso per produrre il più possibile risultati di qualità, senza sprecare tempo, energia o denaro.

Let's abbattere questo. Quello che cerchi è un modo per garantire la tua squadra:

• È organizzato
• È opportunamente qualificato
• Funziona bene insieme
• Ha una visione o un obiettivo condiviso
• È motivato a esibirsi
• Funziona in un ambiente favorevole all'efficienza

Questa ripartizione è carina e ragionevole ma non ti dice ancora come raggiungere l'efficienza nella tua squadra.

Ecco i 13 migliori modi per aiutare la tua squadra a dare il massimo in un lavoro straordinario nel più breve tempo possibile.

1. Ottimizza i tuoi processi

Prima di fare qualsiasi cosa con il tuo team, assicurati che i processi che influenzano e siano influenzati dal tuo team siano ottimali. Qui troverai che è utile tracciare un flusso passo-passo di ciò che deve accadere per ogni compito del tuo team. Pubblicità

Puoi usare diagrammi o frasi - qualsiasi cosa ti aiuti a far emergere le inefficienze nel loro flusso di lavoro quotidiano. Assegna un tempo e lo sforzo percepito necessario per completare un passaggio in ogni attività, in modo da poter identificare eventuali lacune, colli di bottiglia o problemi di abilità.

Mancia! Delegare questo compito alle persone che conducono / gestiscono / lavorano più spesso in ciascuna area o attività. Ciò aiuterà il team a sentirsi incluso in qualsiasi nuova formulazione di processo e a farle riflettere sui modi per creare un processo più efficiente.

2. A bordo della tua squadra

Come disse Abraham Lincoln:

“Se avessi sei ore per abbattere un albero, avrei passato le prime quattro ore a affilare l'ascia.”

C'è un motivo per cui la grande azienda investe così tanto tempo a orientare i nuovi assunti. Funziona.

Affina il tuo nuovo assegno prima di metterlo in libertà su eventuali nuove attività e iniziative e consenti loro di completare il compito in modo molto più semplice e veloce.

Mancia! Chiedi il tuo nuovo noleggio sui tuoi sistemi e processi. Vedono eventuali miglioramenti che possono essere apportati? Le nuove assunzioni tendono a venire mentalmente preparate per un nuovo approccio, ma portano anche con sé le conoscenze acquisite in ruoli precedenti, istruzione ed esperienze di vita. Se ha senso, usalo!

3. Vieni regolarmente

Ogni squadra è diversa e quindi incontrarsi regolarmente può significare cose diverse per squadre diverse.

Di norma, cerca di non incontrarti più volte alla settimana per discutere lo stesso argomento. La tua squadra ha bisogno di tempo per fare le cose. Detto questo, le riunioni sono ancora il modo migliore e più efficace per far sì che tutti si trovino sulla stessa pagina in fretta.

Mancia! Gioca con diversi stili di incontro per vedere cosa funziona meglio per la tua squadra. Ad alcune squadre piace avere una mattinata “in piedi” dove passano attraverso tutto ciò che deve essere fatto in un giorno. Altre squadre che lavorano a stretto contatto preferiscono una riunione, una volta alla settimana. Prova diversi approcci e assicurati che il tuo team sappia che stai cercando miglioramenti dell'1% sull'efficienza.

4. Concentrati sulle Big Rocks First

In questi giorni, c'è sempre molto lavoro da fare e non abbastanza tempo. Mantieni la tua squadra concentrata sul completamento dei compiti più importanti e sui più piccoli quando il momento è appropriato.

Riempire il tuo ipotetico secchio con piccole pietre (attività) riempie il secchio ma non lascia spazio per i grandi compiti che spingono davvero l'ago. Pubblicità

Mancia! La maggior parte delle persone gravita verso il completamento di piccoli compiti in primo luogo in quanto dà loro un senso di realizzazione e capacità di segnalare i loro sforzi alla gestione più rapidamente. Tieni d'occhio i membri del team che preferiscono regolarmente lavorare su compiti più piccoli e assicurarsi che sappiano che le prestazioni non sono una competizione. Andrà bene se non hanno un progetto completato in un giorno.

5. Utilizzare il software di gestione delle attività per rimanere organizzati

C'è solo così tanto che puoi fare con carta e penna. Anche se un diario o un elenco di cose da fare basato sulla carta potrebbero essere grandiose per te, è un mal di testa per la tua squadra.

Le note possono essere difficili da trovare, le liste vengono ripetute frequentemente e la maggior parte della tua squadra non la vedrà. Utilizza un software online accessibile a tutti, ovunque si trovi, per aiutare a mantenere la tua squadra al centro.

Mancia! Approfitta dei piani gratuiti offerti dal software di gestione delle attività per trovare uno strumento che funzioni per te e il tuo team. Spiega alla tua squadra che vuoi renderti la vita più facile e coinvolgerli nella selezione dello strumento. Se hai solo bisogno di un posto per registrare le attività, controlla strumenti come Trello, Jira e Asana.

6. Analizza la composizione della tua squadra

Capire la composizione del proprio team è vitale per creare efficienza.

Guarda la tua squadra sia individualmente che come gruppo di persone. Quali abilità sono rappresentate a livello di squadra? Ci sono abilità che i singoli membri del team possono condividere o insegnare? Chi manca un'abilità chiave?

Quando noti delle carenze nella tua squadra o individui le persone su cui lavorare, prendi in considerazione un piano d'azione su come affrontarlo.

Mancia! Le carenze non sono punti deboli, sono solo abilità che il tuo team non ha ancora. Le persone hanno bisogno di sentirsi come se fossero un costante lavoro in corso e che stanno salendo la scala verso il loro sé futuro. Evita di etichettare la tua squadra con connotazioni negative o potrebbero sentire che non le rispetti o che sono sacrificabili.

7. Fornire addestramento

Se si identifica una lacuna di competenze, inviare la propria squadra per la formazione. Il tuo team apprezzerà la tua volontà di fornire un nuovo set di abilità e aumenterà contemporaneamente l'efficienza della tua squadra. Inizia con abilità che il tuo team esternalizza regolarmente.

Mancia! Ci sono diverse grandi università online che offrono corsi gratuiti ma richiedono il pagamento per accedere a un esame e ricevere una qualifica. Se la tua azienda non è disposta a sponsorizzare l'accreditamento, forse un team affamato di conoscenza potrebbe essere tentato con qualche giorno libero per acquisire le nuove competenze.

8. Assumi le persone giuste

Se non riesci a migliorare la tua squadra, potresti dover assumere una nuova persona per colmare il vuoto di competenze che hai identificato. Presta particolare attenzione al fatto che questa persona si adatti alla tua squadra esistente e quale effetto avranno sulla tua squadra dinamica - può oscillare in entrambe le direzioni.

Leggi Successivo

Come delegare il lavoro in modo efficace (la guida definitiva per i leader)

Sei caduto nella trappola "occupata"? Ecco la tua via d'uscita

Come guidare una squadra in modo più efficace e essere un vero leader sul lavoro

Scorri verso il basso per continuare a leggere l'articolo

Non si tratta solo delle competenze giuste. I team efficienti sono costituiti da una combinazione delle giuste competenze e una dinamica positiva del team. Pubblicità

Mancia! Assumere le persone giuste è un'abilità in sé, quindi se sei nuovo nel processo, può essere utile avere qualcuno che ha esperienza per aiutarti. Non aver paura di appoggiarsi ai tuoi colleghi o un esperto esterno per aiutarti a fare la chiamata giusta.

9. Definisci la tua squadra Scopo

I team efficienti sanno quali vantaggi portano all'azienda. Assicurati che il tuo team sappia dove si inseriscono nel sistema in modo da poterli collegare con il resto della struttura aziendale. Questo rende la tua squadra consapevole delle loro realizzazioni e dell'importanza del loro lavoro per la linea di fondo del business.

Mancia! Le persone amano ascoltare il CEO / MD di un'azienda per ascoltare in prima persona come il loro lavoro quotidiano contribuisca alla crescita dell'azienda.

10. Sottolinea l'importanza della dipendenza reciproca

Da quando gli umani sono emersi dalle loro caverne e hanno cominciato a lavorare insieme, ci siamo resi conto che nessuna impresa o impresa grandiosa poteva essere fatta isolatamente dagli altri.

Creare un ambiente in cui il tuo team si rende conto che il successo di uno si basa sul successo di un altro è un ottimo modo per incoraggiare la squadra a lavorare l'uno per l'altro.

Mancia! Questo tipo di rinforzo si adatta bene. Può essere applicato all'individuo, al modo in cui lavora in un team e al modo in cui il team collabora con altri team per raggiungere uno scopo commerciale ancora maggiore.

11. Dai un giorno al giorno un po 'di significato

Questo è un po 'diverso dallo scopo del team, che si riferisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Il significato si riferisce ai benefici psicologici del contributo positivo alla società.

Un grande esempio di significato può essere trovato nella società di software di gestione premi Award Force. Il loro significato è semplice ma potente, vogliono:^[1]

“aiutare i loro clienti a identificare e riconoscere l'eccellenza”... “perché è un contributo così importante alla crescita e allo sviluppo di individui, comunità e organizzazioni.”

Qual è il significato della tua squadra / azienda? Perché ti alzi dal letto ogni giorno e fai quello che fai? Concentrati su quello.

12. Coltivare un ambiente sicuro

In qualità di manager, in ultima analisi, sei responsabile per l'ambiente del team. Squadre che possono tranquillamente e comodamente esprimere le loro opinioni sono squadre più felici e più produttive.

C'è un meraviglioso esempio di come Ritz Carlton ha creato un ambiente che consente ai dipendenti di:^[2] Pubblicità

Ritz-Carlton è un esempio quasi perfetto di empowerment dei dipendenti. Ogni dipendente è pre-autorizzato a spendere fino a $ 2000 per ospite / al giorno per risolvere i problemi e soddisfare le esigenze dei propri clienti. Leggi di nuovo - $ 2.000 per ospite al giorno!

Crea un ambiente sicuro per la tua squadra aprendoti in modo aperto e onesto, dimostrandogli rispetto, affidandoti a loro per portare a termine il lavoro e ascoltare quando parlano con te.

È un modo infallibile per incoraggiarli a sentirsi sicuri e abilitati a parlare senza paura. Alcune delle migliori idee provengono dalla diversità di pensiero. Incoraggia la tua squadra a raccogliere idee e rimarrai sorpreso dal nuovo senso di proprietà e dai risultati positivi!

Mancia! L'empatia è la chiave. Mettiti nei panni della tua squadra. Una volta fatto, la fiducia, l'onestà, il rispetto e la preoccupazione arriveranno naturalmente. Puoi dare un'occhiata a questo articolo per saperne di più su come rendere sicuro il tuo team: se vuoi un team invincibile, falle sentire

13. Riconosci l'eccellenza nella tua squadra

Il riconoscimento dell'eccellenza non è solo la pratica del successo gratificante, è il riconoscimento di tutti i piccoli compiti svolti bene e tutto il duro lavoro coerente necessario per arrivarci.

Un articolo del team di Award Force discute questo a lungo.^[3] Non importa quanto sia talentuoso, intelligente o ricco un individuo, se sta ottenendo un successo dal loro sforzo, è perché lavorano duramente per raggiungerlo.

Prendersi il tempo per riconoscere tutti i piccoli compiti significa che il mondo è alla tua squadra e aumenta il morale. Il rinforzo positivo è la chiave. Le persone che fanno un ottimo lavoro e sono giustamente lodate per questo sono più inclini a continuare a lottare non solo per l'efficacia, ma anche per l'eccellenza e l'efficienza. Inizia con qualcosa di così semplice “Grazie… ”

Mancia! Prova diversi metodi di riconoscimento dei dipendenti per vedere cosa funziona per la tua squadra. Non tutti i metodi di riconoscimento devono coinvolgere i soldi. Considera di scrivere un encomio che verrà aggiunto al file di lavoro e reso disponibile quando vorranno andarsene o dare loro qualcosa che il denaro non può comprare: il tempo sotto forma di un pomeriggio libero o di un inizio successivo alla settimana lavorativa.

Può essere semplice come spuntare fuori da questo elenco!

Gestire una squadra efficiente non significa mungere la mucca asciutta per la sua ultima goccia. Si tratta di prendersi cura in modo proattivo della mucca e dei suoi bisogni - la qualità e il ritmo di consegna arriveranno. La tua squadra è la stessa.

Rafforzali con la struttura, abilitali appropriatamente, crea un ambiente in cui vogliono eccellere, riconosci i loro risultati e mantieniti sempre all'erta per quei miglioramenti dell'1% per portare la tua squadra ancora più in alto.

Risorse sulla gestione del team

• 6 Tattiche di gestione delle persone per guidare una squadra diversificata verso il successo
• L'attenta arte della delegazione
• Leadership vs Management: è uno migliore dell'altro?
• Come guidare una squadra in modo più efficace e essere un vero leader sul lavoro
• 5 tipi di leadership che ti aiutano a costruire un team ad alte prestazioni

Credito fotografico in primo piano: rawpixel via unsplash.com

Riferimento

[1]	^	Forza del premio: perché scegliere la Forza del premio
[2]	^	nextiva: 30 suggerimenti per il servizio clienti che delizieranno i tuoi clienti nel 2019
[3]	^	Forza del premio: l'eccellenza in ciò che non vediamo