Odio la tua lista delle cose da fare? Prova invece una lista mobile!

Oh, il grande Dibattito sulla lista delle cose da fare! Il mondo della produttività ama discutere su questo argomento.

Le liste delle cose da fare sono l'unico modo per mantenersi in attività o un obiettivo irrealistico che ti mette in evidenza e ti fa stare male per tutte le cose che non hai mai avuto? Dovresti tenere una breve lista degli elementi più essenziali o una lista di corsa massiccia di ogni attività che dovrai mai ricordare? Pubblicità

Non cercherò di saltare in questa discussione, perché la verità è che cose diverse funzionano per persone diverse. Per me, ho trovato ciò che funziona meglio è qualcosa noto come a “rotolamento” lista di cose da fare. Quindi mi piacerebbe condividere questa tecnica con te - non per convincerti che è l'unica strada da percorrere, ma offrirti un'altra opzione che potresti trovare funziona anche per te.

Come funziona

Se hai sempre più progetti che percorrono contemporaneamente, una lista di cose da fare può essere un ottimo modo per abbattere tutti i passaggi e le scadenze e tenerti d'occhio senza sovraccaricarti. Ecco come funziona:

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Inizia con un documento vuoto (digitale, non cartaceo). Le liste a rotazione non funzionano bene su calendari o blocchetti per appunti tradizionali, perché ci sono troppi ordini di riordino e riorganizzazione. Hai bisogno di qualcosa che puoi facilmente tagliare e incollare mentre le priorità cambiano e vengono visualizzati nuovi elementi. Pubblicità

Rompi i tuoi progetti in passaggi. Dì che una delle tue cose da fare questo mese è finire il rapporto Smith. Questo compito è costituito da molti componenti più piccoli: raccogliere la ricerca, compilare e organizzare i dati, redigere il rapporto, farlo circolare ai colleghi per un feedback. Scrivi ciascun componente come elemento separato nel tuo elenco, nell'ordine in cui dovrai eseguirli.

Dare scadenze a quei passi. Diciamo che il rapporto Smith è dovuto tra 2 settimane. Accanto a ciascun componente del progetto, riporta una scadenza stimata per quando è necessario completare l'elemento per mantenere le cose in programma. Questa non è una scadenza dura e veloce, solo un punto di riferimento per impedirti di restare indietro e per aiutarti a classificare l'oggetto nel punto giusto della tua lista.

Dai la priorità ai tuoi articoli. Supponiamo che tu abbia cinque elementi di azione con scadenze questa settimana. Decidi quali sono i più cruciali e metti quelli per primi. Se Mr. Smith è il tuo cliente VIP più grande e più grande, gli elementi di azione relativi al suo rapporto probabilmente andranno prima di ogni altro. Qualunque cosa sia in cima alla tua lista dovrebbe essere sempre l'oggetto che devi assolutamente fare, anche se il resto verrà consegnato a domani. Pubblicità

Affrontare gli articoli in ordine. Non saltare avanti se non ti senti particolarmente interessato a fare l'articolo no. 1 adesso. L'intero punto di classifica dei tuoi articoli era assicurarsi che le cose più importanti fossero fatte prima. Quindi, prendi in giro e fai quello che è in cima alla tua lista.

Rivalutare e riordinare. La tua lista sarà sempre in evoluzione. Ogni mattina, esamina i tuoi compiti per assicurarti che siano ancora nel giusto ordine. Forse un altro progetto è stato improvvisamente aggiornato allo stato di urgenza; bump i suoi compiti in cima alla lista. Forse hai ricevuto alcune nuove cose da fare, quindi devi capire dove metterle in pratica. La chiave per mantenere efficace un elenco di cose da fare è continuare a farlo.

Perché aiuta

È gestibile. Piuttosto che un elenco di progetti grandi e nebulosi che sono paralizzanti da guardare, una lista a rotazione suddivide le cose in piccoli oggetti utilizzabili su cui puoi lavorare adesso. Stai sempre scheggiando un pezzo di un progetto o di un altro, facendo progressi senza essere sopraffatto. Pubblicità

È flessibile. La vita accade e le tradizionali liste di cose da fare non si adattano molto bene: se le cose da fare di oggi non vengono portate a termine, rimangono in cima alla lista, mentre più cose continuano ad arrivare fino in fondo, lasciandoti con il doppio del lavoro e il doppio dello stress. In confronto, una lista a rotazione consente di destreggiarsi tra le cose e di creare spazio per l'imprevisto, ristrutturando le priorità mentre i progetti cambiano e le scadenze si spostano.

Se le liste tradizionali non hanno funzionato per te, prova a dare alla lista a rotazione una corsa di prova. Potresti scoprire che è proprio quello di cui hai bisogno per mantenere in ordine le tue priorità mutevoli (e la tua sanità mentale intatta).

(Credito fotografico: Thoughtful Businesswoman via Shutterstock)