Aggiornamento di GTD, parte 4 che viene ordinata

La settimana scorsa, ho parlato di come ottenere finalmente i miei progetti. Certo, non è una cosa da fare una sola volta, ma non sono ancora pronto a parlare del processo di portare nuovi progetti nelle mie liste, “al volo” o come parte della mia recensione settimanale.

Ma prendere confidenza con i miei progetti, entrambi grandi (c'è una proposta di libri che voglio scrivere) e piccoli (ho bisogno di trovare un dentista decente) è un processo in due fasi. Il primo è quello che ho descritto la scorsa settimana: identificare tutti i miei progetti attivi e ottenere alcune azioni successive assegnate a ciascuno di essi. L'altra parte del processo si sta preparando per davvero fare loro. Pubblicità

In alcuni casi, naturalmente, posso solo capire cosa deve fare e andare avanti e farlo. Ma per i progetti più grandi, ho bisogno di materiali, e questo significa file.

Mantenere i file è una zona debole per me, non perché io, come qualsiasi altro geek della produttività a sangue freddo, non abbia un sano apprezzamento per le cartelle di file e il mio etichettatore di GTD standard, ma perché è il meno interessante e la parte più fasulla di fare qualsiasi cosa. Ma sono a 1800 miglia da casa - se avrò intenzione di fare qualcosa in questo soggiorno di 5 settimane, non ho spazio per dimenticare nulla di cruciale, o per essere disorganizzato.

Non riesco a pensare a qualcosa di meno interessante del parlare di mettere la carta in cartelle (tranne forse in realtà mettendo carta in cartelle) e ho postato sul deposito prima, quindi non entrerò nei meccanismi di tutto questo qui, tranne che per dire che ogni progetto ottiene una cartella (o, a volte, un notebook hard-bound, se si aprirà per un lungo periodo di tempo) e ogni cartella è chiaramente etichettata. Mentre un progetto è attivo, sono attento a tenere tutti i fogli di carta ad esso relativi - Preferirei avere un po 'di pulizia in più da fare alla chiusura di un progetto piuttosto che trovarmi senza qualcosa che non sapevo sarebbe importante per la linea. Pubblicità

Leggi Successivo

Come apportare cambiamenti positivi ora (e iniziare a vivere una vita appagante)

Cosa fare quando sei annoiato al lavoro (e perché ti senti annoiato in realtà)

25 migliori libri di auto miglioramento per leggere senza importanza quanti anni hai

Quello di cui voglio parlare qui è quella perenne castagna della letteratura sulla produttività personale: carta e tecnologia.

Ora, sono un grande vecchio secchione, non posso aggirarlo. Sono il tipo di ragazzo il cui probabile rischio di avere il naso bloccato nel suo Blackberry come no, che fantastica sulle nuove configurazioni della rete domestica (ho due vecchi PC sotto il tavolo della mia cucina in attesa di essere riproposto ...), e chi viaggia con non uno ma Due computer portatili. Amo il software ben progettato che fa un lavoro magnificamente, e amo la ricercabilità e la sicurezza di mantenere importanti informazioni in formato elettronico, preferibilmente supportato in più luoghi.

Detto questo, sono il più lontano possibile dal punto di vista cartaceo. Il mio sistema di produttività, anzi il mio ufficio nel suo complesso, lo è “carta-pieno”. Per tutte le argomentazioni a sfavore - e credetemi, l'impatto ambientale da solo mi addolora, anche se cerco di usare carta riciclata ogni volta che riesco a ottenerlo - trovo che la carta sia importante. Nessuna carta, nessuna produttività. Pubblicità

Per prima cosa, sono uno scrittore. E mentre mi sento piuttosto a mio agio lasciando che le parole fluiscano dalle mie dita attraverso la tastiera allo schermo, non posso modificare in quel modo. Non mi sento abbastanza a mio agio con lo schermo da leggere per un certo periodo di tempo, e soprattutto a non fare il tipo di ripensamento pignolo coinvolto in una revisione per la pubblicazione.

Ma questo è solo per la scrittura. La mia preferenza per la carta va ben oltre la semplice modifica e revisione. E qui è dove, spero, diventa interessante per i GTD ovunque.

C'è qualcosa di molto fisico su GTD, o forse su come lavorare in generale. Qualcosa su come scrivere le cose con la penna o la matita su un foglio reale, sul tenere le cose nelle tue mani, che agisce da innesco per l'azione. E-mail, note Evernote, attività sugli elenchi di Todo online - Trovo fin troppo facile scorrerli, guardarli e pensare “si, è qualcosa che deve essere fatto” e non in realtà fare esso. Pubblicità

Ma carta, qualcosa che tengo tra le mani, qualcosa che manipolo fisicamente ... È come se interagire fisicamente con il mio lavoro in modo materiale innesca quella parte animale di me che sente il sole che si muove attraverso il cielo e sa che il lavoro deve essere fatto, e se non ora, sarà troppo tardi.

Così, mentre uso tutti gli strumenti tecnologici virtuali per fare le cose, alla fine la maggior parte delle cose si configura in un file cartaceo - una bella e pesante cartella di file piena di documenti. Compro cartelle di file decorative per due motivi: a) tendono ad essere fatte di supporti più robusti rispetto alle cartelle normali, trattengono quindi per usare meglio, e b) si differenziano facilmente l'una dall'altra, rendendo il mio lavoro più semplice arrivare.

Quando sono pronto per andare al lavoro, la cartella viene fuori, i contenuti vengono scansionati, e in qualche modo, quasi come per magia, mi metto al lavoro. E le cose si fanno.