Combattere le cattive abitudini dei cellulari per una migliore gestione del tempo

Nei miei recenti programmi di gestione del tempo NewHabits-NewGoals ho notato una tendenza inquietante: ora, c'è sempre almeno il 10% della classe che non è in grado di soddisfare la mia richiesta di spegnere i Blackberry o gli iPhone per la durata della classe.

Questo deve essere messo nel contesto, tuttavia.

Nessuna delle persone che siedono nelle mie classi sono chirurghi di pronto soccorso, pompieri o poliziotti. Non sto consegnando questi programmi in una zona di guerra, durante un uragano o nel bel mezzo di un tornado.

Tuttavia, trovano assolutamente essenziale controllare la loro posta elettronica ogni pochi minuti.

Quando faccio la domanda ovvia: “Perché?” la risposta è sempre stata una versione modificata della seguente spiegazione datami da un banchiere con una società con sede all'estero, in Canada. Una volta non è riuscita a rispondere a una e-mail dal Canada entro un'ora o due. Ha poi ricevuto una chiamata dal suo capo che le diceva che la sua mancanza di reattività era stata notata, e che era stato chiesto da qualcuno nel quartier generale di intervenire, e fare qualcosa per “problema.” Pubblicità

Che questo banchiere fosse un dirigente sembrava non importare. Doveva monitorare costantemente la sua e-mail in ogni momento. Periodo. Dopo tutto, non le era stato dato un Blackberry?

Benvenuto nell'ultima tecnica in microgestione.

Per aspiranti micro-manager, è semplice: basta dare al dipendente il dono di un Blackberry. Quindi, mandali “importante” email a ore dispari (5pm è una buona scelta). Quando non si ottiene una risposta in pochi minuti, fare un commento critico e menzionare la necessità di migliorare le proprie capacità di gestione del tempo. Lodateli per la loro reattività dato che inevitabilmente si intrecciano in tempo e li ringraziano per essere diventati bravi “giocatore di squadra.”

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Per il manager, è un caso di “missione compiuta.” Il dipendente ora capisce quanto sia importante rispondere rapidamente alle e-mail. Il comportamento desiderato è stato messo in atto.

Possiamo ringraziare il Blackberry per aver portato via l'ultima scusa che i dipendenti avevano per non aver fatto esattamente quello che i loro capi vogliono che facciano, immediatamente.

Tuttavia, che effetto ha sulla produttività aziendale complessiva? Pubblicità

Ricordo una società con cui avevo rapporti commerciali che aveva una politica di non installare la segreteria telefonica sui telefoni dei propri dipendenti. (Era nei giorni precedenti ai telefoni cellulari). Nel loro impegno a servire i loro clienti interni ed esterni, hanno insistito sul fatto che ogni volta che il telefono squillava, anche per i dirigenti, doveva essere risposto.

Questa politica ben intenzionata ha avuto la conseguenza non intenzionale di esercitare pressione sui dipendenti per sviluppare la cattiva abitudine di abbandonare qualsiasi cosa stessero facendo per rispondere al telefono. A quei tempi, non avevano idea di chi fosse il chiamante in quanto non era previsto alcun ID chiamante. Una chiamata a un numero sbagliato ha la precedenza su qualsiasi cosa stia facendo il dipendente al momento.

Mentre quella pratica antica ci farebbe sorridere e scuotere la testa, la nuova abitudine di controllare e ricontrollare le e-mail ripetutamente è ancora più distruttiva.

Anche se il tuo telefono potrebbe non squillare ogni giorno, lo stesso non vale per le e-mail: la norma è ricevere non solo uno ma diversi messaggi al giorno. Un dipendente che deve rispondere rapidamente alla posta elettronica deve quindi controllare la propria posta molte, molte volte al giorno, solo per assicurarsi che non sia stata inviata solo una cosa più importante o più urgente.

Per ottenere a quell'elemento, devono leggere praticamente tutte le loro e-mail, nel caso in cui uno di loro è fondamentale.

Il manager potrebbe pensare di ottenere un dipendente reattivo dando loro un Blackberry e seguendo i passaggi descritti sopra. Pubblicità

Di fatto, stanno trasformando il loro professionista in un drone che non è in grado di pianificare la propria giornata, e non è sicuro decidere su cosa lavorare da un momento all'altro.

Se l'autore di “Flusso” - Mihaly Csikszentmihaly - si crede, ci vuole un impiegato 20 minuti per tornare al loro stato più produttivo dopo che si sono interrotti per qualsiasi motivo, inclusa la posta elettronica.

Il professionista diventa un drone improduttivo.

Ciò che muove questo pazzo stato di cose è una paura da parte dei dipendenti, che si dimenano sotto un regime che essi riconoscono liberamente è distruttivo perché hanno paura di ripercussioni negative. Meglio per loro fare la cosa stupida che disprezzano più e più volte, piuttosto che essere la strana persona che viene chiamata dal loro manager per avere scarse abilità.

Molte aziende che hanno adattato i dispositivi elettronici di posta elettronica hanno visto un calo della produttività e un aumento di paura, poiché queste cattive abitudini diventano onnipresenti. Stanno cominciando a chiedersi: come siamo arrivati ​​in questo posto?

Alcuni lo stanno invertendo. Pubblicità

Stanno mettendo in atto politiche per smartphone che limitano il loro uso a determinate ore e vietano il loro uso in vacanza e nei giorni festivi. In realtà stanno addestrando i propri dipendenti a gestire se stessi in un modo che espande la quantità di “tempo di qualità” passano ogni giorno alla loro scrivania, insegnando loro come entrare e sostenere lo stato del flusso. Stanno rimuovendo attivamente l'obbligo di rispondere alle e-mail entro un determinato periodo di tempo e utilizzano il telefono come mezzo per comunicare le emergenze, il che sta migliorando la qualità della delega, la richiesta e la promessa.

In altre parole, stanno attivamente trasformando i tavoli in cattive abitudini che sono sorti intorno alle ultime tecnologie e prendendo in carico il cambiamento culturale guidato dalla paura che è diventato la norma in troppe aziende.

Immagine: Cheo70

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