Conquista la sfida della carta! Processo quotidiano!

Alcuni di voi stanno pensando, “Duh! Lo faccio già. Non mai?” E altri di voi stanno andando, “Ewww, preferirei morire! È travolgente! È noioso!” Pubblicità

Per quelli di voi che hanno già la buona abitudine di ritirare e processare la carta ogni giorno, continuate così! Essere consapevoli del flusso quotidiano di carta e controllarne deliberatamente il flusso è l'unico modo per vincere la guerra sulla carta.

Un approccio informale alla carta è la garanzia che creerai il tuo incubo cartaceo personale. La carta è implacabile nel suo flusso nel tuo spazio. Devi essere implacabile nel maneggiarlo. Fallo ogni giorno! Ci vogliono davvero solo pochi minuti! Minuti di agonia o di noia sono migliori delle ore e delle ore di scavo che saranno necessarie se procrastinerai e la carta si accumulerà. Pubblicità

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Ecco cosa intendo PROCEDERE OGNI GIORNO:

Assicurarsi che la carta segua un percorso specifico, un percorso della carta. Pubblicità

• La carta non deve fluttuare da una stanza all'altra. Quando la carta entra in casa, assicurati che atterra in un punto per essere ordinata in categorie invece di consentirgli di atterrare in uno di un certo numero di luoghi diversi. Se decidi che il bancone della cucina è quello, assicurati che tutti i membri della tua famiglia sappiano che la posta finisce sempre sul bancone della cucina.
• Dopo essere stati ordinati, assicurati che le diverse categorie di carta vengano immediatamente spostate nella successiva posizione logica. Le fatture, ad esempio, andrebbero all'area di pagamento delle fatture. Una volta che le fatture sono state pagate, il documento ad esse associato sarà quindi archiviato o presentato. Quindi, il percorso della carta per un conto sarebbe: dalla cassetta della posta al bancone della cucina; dal bancone della cucina alla scrivania dell'ufficio domestico dove viene pagato il conto; dalla scrivania allo schedario. È importante creare percorsi di carta per ogni categoria di carta che gestisci regolarmente.
• Per semplificare questo processo, considera la possibilità di spostare tutta la carta dalla posizione di ordinamento a un ufficio domestico in cui è possibile elaborare e memorizzare le diverse categorie, se necessario. In questo modo il percorso sarebbe: dalla cassetta postale al bancone della cucina per l'ordinamento; dal bancone della cucina al desktop dell'ufficio domestico per la revisione e l'azione; dal desktop allo schedario o al cestino.
• Fare carte seguire percorsi specifici ti mette in carico di carta invece di sentirti in balia della carta. Il tuo lavoro è determinare i percorsi e disciplinarti per fare in modo che la carta segua quei percorsi ogni volta. Un solo intervallo nel mantenimento del nuovo sistema cartaceo può far perdere la carta alla carta. Ricorda, scavare richiede molto più tempo ed energia che mantenere percorsi di carta! Prenderà il controllo se lo lascerai allontanare da un percorso definito.

Ordina i documenti in entrata in categorie. Raccomando queste categorie: spazzatura; riferire a qualcun altro; azione; limatura; lettura; detenzione per riferimento o azione successivi; e possibilità di cose da fare, comprare, ecc. È meglio separare la categoria di azioni in fatture e altre azioni. In questo modo è meno probabile perdere di vista le tue bollette.

Distribuire i documenti per categoria nelle posizioni appropriate. Ad esempio, il cestino va al cestino di raccolta o al cestino. I documenti di azione vengono trasferiti sulla scrivania o sul bancone in cui si svolgeranno le azioni. Il deposito viene archiviato o archiviato in un vassoio di archiviazione fino a quando non si ha il tempo di archiviare. La lettura viene portata nel luogo in cui si legge, forse un cesto sulla scrivania o accanto al divano. Pubblicità

Noterai che non ti consiglio di completare tutte le attività associate a tali documenti su base giornaliera. Ciò richiederebbe più tempo di quello che hai ogni giorno. Ti sto solo raccomandando di controllare il flusso di carta in arrivo, di ordinarlo e di distribuirlo nel luogo in cui verrà applicato o memorizzato. Se fai tutti quei giorni la stessa quantità di carta, scoprirai che lo stress si abbassa e la tua produttività aumenta. Sarai responsabile della carta invece di sentirti in balia di esso!