La ricerca della mia app ideale per GTD

Nelle ultime settimane, ho cercato un servizio online per aiutarmi a rimanere organizzato. Il mio sistema al momento è un patchwork di carta, app desktop e forza di volontà che ha funzionato abbastanza bene in passato, ma ha iniziato a crollare mentre affronta un numero crescente di responsabilità. Dal momento che lavoro in diversi luoghi, devo essere in grado di accedere a una singola fonte in cui posso accedere a compiti, file e informazioni di riferimento - ovunque mi trovi. Pubblicità

Devo ancora trovare il sistema che funziona meglio per me, anche se ci sono un sacco di applicazioni slick che sembrano promettenti fino a quando non mi abbasso davvero lavoro con loro. Dopo alcuni giorni di eccitazione, mi ritrovo a imbattersi in ostacoli alla produttività - alcuni a causa di un design scadente, alcuni a causa delle differenze di filosofia tra me e i programmatori, soprattutto perché non sono semplicemente il cliente target - e trovo io stesso passo il tempo a cercare soluzioni alternative per far funzionare il sistema piuttosto che fare effettivamente delle cose. Pubblicità

Guardando e valutando tutte queste applicazioni mi ha costretto a considerare che cosa esattamente sto cercando in un'app GTD ideale. Ecco alcune delle funzionalità che ritengo importanti: la pubblicità

• I materiali di supporto dovrebbero essere legati ai progetti: La maggior parte dei miei progetti riguarda la creazione di documenti e molti di essi hanno anche un materiale di riferimento. Mi piacerebbe essere in grado di guardare un progetto, o un'attività sotto un progetto, e con un clic creare o aprire un documento associato. Per esempio, sto lavorando a un lungo articolo accademico per un libro; Mi piacerebbe avere tutti i miei appunti, i PDF di materiali di ricerca, bozze e altri materiali disponibili ogni volta che apro quel progetto. Foldera fa questo in un modo, ma ho trovato difficile lavorare con, ed è orientato più verso la collaborazione aziendale che verso la gestione delle singole attività.
• Modifica del documento: Voglio essere in grado di creare e modificare documenti all'interno della stessa interfaccia che uso per guardare i miei progetti e attività. Se questo utilizza un editor di documenti interno o un collegamento a un servizio di terze parti come Google Documenti o Zoho non ha importanza, a condizione che il documento venga salvato nel progetto a cui appartiene. Quindi, usando l'esempio precedente, se sto lavorando a una bozza del mio articolo, voglio essere in grado di aprire il documento, scrivere e salvare il documento nel progetto a cui appartiene.
• Caricamento collettivo: Perché mai così tante app online ti consentono di caricare i documenti solo uno alla volta? Quello che mi piacerebbe davvero vedere è un'app desktop che mi consenta di sincronizzare i file, magari contrassegnandoli sul desktop in qualche modo e quindi caricarli in background, ma mi accontenterò di un file manager che mi ha permesso di trascinare e rilasciare più file o ctrl-selezionarli per caricare tutto in una volta.
• Integrazione con strumenti desktop come Outlook: Mi piacerebbe essere in grado di lavorare in Outlook o altre app desktop e avere il lavoro visualizzato nel mio spazio online - e viceversa. Quindi quando controllo un elemento di una lista di cose da fare “fatto” online, è anche contrassegnato “fatto” in Outlook. Diverse app online eseguono importazioni unidirezionali da Outlook e alcune eseguono manualmente le sincronizzazioni. Non vedo perché questo non possa essere automatizzato.
• Integrazione con strumenti mobili: Per me, come molti altri, un PC non è l'unico strumento con cui lavoro. Io uso un Treo e altri usano iPhone, Blackberry e persino dispositivi Windows Mobile (è vero!) Quando un PC non è a portata di mano. Eppure poche app online si sforzano molto per integrarsi con loro. Anche se l'accesso non può essere “vivere”, sarebbe bello avere il lavoro mostrato almeno quando il dispositivo è sincronizzato. Quello che mi piacerebbe davvero, però, è l'integrazione con le app del mio smartphone, o app di terze parti come quelle di Google - Google ha dimostrato che è possibile creare applicazioni online sofisticate che funzionano su una varietà di dispositivi mobili.
• Promozione automatica delle attività future: Quando sviluppo una struttura di progetto, in genere scrivo un elenco di attività che devono essere eseguite per completare il progetto. Ma quando guardo la mia lista di cose da fare, voglio solo sapere cosa fare adesso. La maggior parte delle app che ho visto scaricano tutti i miei progetti da tutti i miei progetti in un'unica lista principale, il che è inutile per me - come posso rivedere la prima bozza di un articolo quando non sono nemmeno stato in biblioteca a controllare i libri ho bisogno di ricercarlo ancora? Voglio che la mia app GTD promuova l'azione successiva alla mia lista di cose da fare ogni volta che contrassegno l'oggetto prima che sia finito.
• Collegamenti ad altri servizi: Mi piacerebbe davvero vedere un modo per passare i dati avanti e indietro tra i servizi online, ma salvo che mi piacerebbe almeno aggiungere collegamenti all'interfaccia ad altri servizi online. Mi sorprende il numero di app GTD che non dispongono di collegamenti in alcun luogo.
• Attività no-nag: Mi piace programmare il tempo o impostare promemoria per cose a cui devo solo ricordare una volta. Ad esempio, tempo di guida: pianifico i miei spostamenti regolari nel mio calendario e talvolta ho bisogno di un promemoria (“hey, devi andare, amico!”) ma se mi manca il promemoria, è perché probabilmente sto già guidando. Mi piacerebbe essere in grado di creare una categoria di promemoria che si attiva una volta e se non sono lì per rispondere a loro, scompaiono semplicemente.
• Una strategia di uscita Come ottengo i miei dati su di un'app online è almeno altrettanto importante di come la ottengo nel. Le mie esigenze sono destinate a cambiare in futuro, oppure i programmatori potrebbero decidere di cambiare qualcosa in un modo che non soddisfa più le mie esigenze invariate - o la società che ospita il servizio potrebbe cessare l'attività o annullare il servizio. Se i miei dati sono intrappolati nel loro sistema, sono fregato. Ho bisogno di un modo per scaricare in massa tutto nei loro formati originali (per documenti, file, ecc.) O in standard web documentati (xml, RSS) che possono essere portati su un nuovo sistema, o almeno aperti sul mio desktop così posso trasferire le informazioni manualmente.

E tu? Quali caratteristiche stai cercando in un'app GTD? Quali servizi usi e cosa cambieresti per adattarli meglio alle tue esigenze? C'è un servizio fuori dagli schemi che mi manca? Se potessi progettare il tuo perfetto servizio online, cosa farebbe? Pubblicità

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