Ritorno alle origini La tua recensione settimanale

Non importa quanto sei organizzato, quanto tutto il tuo sistema è, quanto sei attento a elaborare la tua casella di posta, creare un elenco di attività e lavorare il tuo calendario, se non ti fermi di tanto in tanto a guardare il “grande immagine”, ti sentirai sopraffatto. Finisci semplicemente rispondere a ciò che ti viene lanciato, invece che in modo proattivo la creazione di le condizioni della tua vita.

Quasi tutti gli esperti di produttività consigliano un qualche tipo di recensione, indipendentemente dal fatto che si tratti di un processo formale da eseguire (come consigliato da David Allen) o di pochi minuti di “io ora” pensare a dove sei. Sebbene non ci sia nulla di magico nella settimana come unità di tempo, fare una tale revisione settimanale sembra funzionare meglio - è un blocco di tempo che è profondamente radicato in noi come unità di pianificazione. Pubblicità

Sebbene ci siano molte varianti sul “revisione” tema. l'idea di base è la stessa indipendentemente dal sistema che stai guardando. Una revisione settimanale si riduce a tre domande:

1. Cosa devo fare nella prossima settimana?
2. Cosa sto facendo di sbagliato che deve essere risolto?
3. Quali nuove cose dovrei fare per togliermi la vita nella direzione in cui voglio che vada?

Preparazione per la tua recensione

Mentre alcune persone riescono a fare bene facendo la loro revisione ogni volta che trovano il tempo, per la maggior parte delle persone, avere un tempo dedicato per una revisione ogni settimana sarà molto più proficuo. Dovrebbe essere un'abitudine, un appuntamento fisso con te stesso.

• Pianifica la tua recensione settimanale nel tuo calendario. Concediti almeno un'ora, preferibilmente due.
• Finisci tutto il tuo lavoro prima che inizi la revisione.
• Mettiti comodo. Potresti voler andare da qualche parte che non ti associ al lavoro.
• Prendi 5-10 minuti di tempo tranquillo. Medita, scarabocchia o semplicemente fissa la testa - qualsiasi cosa serva per mettere un “buffer” tra te e le tue cose di tutti i giorni.
• Avere qualcosa da scrivere in / on.
• Assicurati di non essere disturbato. Questo è il tuo momento!

La recensione settimanale di GTD

Ho già scritto una panoramica abbastanza completa della recensione settimanale come definita da David Allen, quindi inizierò ripetendo ciò che ho detto lì. Secondo Allen, una revisione settimanale dovrebbe consistere dei seguenti passaggi: Pubblicità

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1. Colleziona tutti i documenti sciolti e inseriscili nella tua casella di posta per l'elaborazione.
2. Elabora le tue note per raccogliere qualsiasi azione, appuntamenti, nuovi progetti, ecc.
3. Controlla i dati del tuo calendario precedente per ricordarti di qualsiasi idea, attività, ecc. che potresti non aver catturato in quel momento.
4. Controlla il tuo calendario imminente per vedere se ci sono nuove azioni che devi aggiungere ai tuoi elenchi.
5. Svuota la testa. Annota qualsiasi cosa sia attualmente in mente o catturi la tua attenzione.
6. Controlla i tuoi elenchi di progetti per determinare lo stato di ciascun progetto e se ci sono azioni da intraprendere per spostarle in avanti.
7. Controlla i tuoi prossimi elenchi di azioni. Aggiornali aggiornando tutte le azioni che hai già completato. Utilizza le azioni completate come attivatori per ricordarti di ulteriori passaggi che devi seguire, non che un'azione sia stata eseguita.
8. Controlla gli elenchi in attesa. Aggiungi i follow-up appropriati ai tuoi elenchi di azioni. Verifica tutto ciò che hai già ricevuto.
9. Rivedi tutte le liste di controllo pertinenti.
10. Esamina la tua lista di un giorno o forse e decidi se c'è qualcosa che sei pronto a passare alla tua lista di progetti attivi.
11. Esaminare i file di supporto del progetto per assicurarti di non aver perso nessuna nuova azione da intraprendere.
12. Sii creativo e coraggioso. Questa è la parte più difficile e più mal descritta del processo nei libri di Allen, il che è un peccato, poiché è qui che avviene la magia. Dopo aver ripulito la tua mente da tutto ciò che devi fare al momento, prenditi del tempo per inventare nuove idee - rischiose, creative, ecc. Essenzialmente una sessione di brainstorming in forma libera sull'argomento di “cosa potrei fare?”

Questi passaggi seguono un formato a tre fasi:

1. Chiaro: Legami le estremità della settimana prima in modo da poter guardare al futuro.
2. Ricevi corrente: Pianifica i passaggi necessari per prendere in consegna la prossima settimana per far avanzare qualsiasi progetto tu stia attualmente lavorando.
3. Diventa creativo: Pensa e inizia a pianificare le cose che potresti fare per spostare la tua vita in una nuova direzione o per farti superare il tuo livello attuale.

Un'altra recensione sulla recensione settimanale

Preferisco pensare alla mia recensione settimanale come a una serie di domande a cui rispondere, piuttosto che a una serie di passaggi da seguire. Mentre cerco ancora di fare una recensione settimanale (ogni due settimane sembra essere più pratico per me, però), ne faccio anche alcuni “mini-recensioni” come il tempo lo permette tra recensioni complete.

Una mini-recensione è composta da poche domande: pubblicità

1. Cosa devo lavorare nei prossimi giorni?
2. Quali scadenze ho in arrivo?
3. Ci sono nuovi progetti su cui ho tempo per iniziare a lavorare?

Lo faccio con il mio Moleskine di fronte a me, elencando i compiti come penso attraverso ognuna di quelle domande. (Più tardi, li trasferirò nel mio sistema di gestione delle attività: una mini-recensione è, per me, una specie di “catturare” piuttosto che “in lavorazione”.)

Il punto della mini-recensione è solo per essere sicuro di rimanere in pista e non lasciare che qualcosa di importante cada attraverso le fessure. Quando mi siedo per fare una recensione completa, sono più interessato al modo in cui la mia vita sta andando nel complesso. La recensione completa consiste in queste domande:

1. Cosa devo lavorare nei prossimi giorni?
2. Quali scadenze ho in arrivo?
3. Ci sono nuovi progetti su cui ho tempo per iniziare a lavorare?
4. Cosa è andato storto nell'ultima settimana? Quali lezioni posso imparare da questo?
5. Cosa è andato bene durante la scorsa settimana? Come posso assicurarmi che più di ciò accada?
6. Quanto bene sto tenendo il passo con tutti i miei doveri e doveri?
7. Cosa sta succedendo per cui ho bisogno di essere preparato?
8. Che tipo di aiuto ho bisogno?
9. Tutto ciò che sto facendo contribuisce al mio avanzamento verso i miei obiettivi? Cosa posso fare per cose che non lo sono?
10. Sono felice con dove sono? Cosa mi piacerebbe cambiare?
11. Quali sono i miei obiettivi per la prossima settimana? Mese? 90 giorni?

Mi piace il formato domanda / risposta meglio del passo dopo passo di Allen perché a) faccio la maggior parte delle cose pratiche ogni giorno, e b) mi piace che il focus di (la maggior parte) di queste domande sia io, piuttosto delle mie cose. Pubblicità

Questo è il punto della recensione, dopo tutto - non tenere il passo con le cose che dovresti fare ma controllare con te stesso. E questo è importante - tendiamo a non guardare troppo da vicino noi stessi, sia perché ci sentiamo egoisti o narcisisti, sia perché abbiamo paura di ciò che troveremo se guardiamo troppo da vicino.

Se anche questo suona “pastoso” per te, allora probabilmente ne hai bisogno più della maggior parte. Perché, come continuo a dire, il punto di tutta questa roba di produttività non è quello di fare di più. È per condurre una vita migliore.