Ritorno alle basi Impostazione delle priorità

È facile, nell'affiorare della vita, diventare un reattore - rispondere a tutto ciò che viene fuori, nel momento in cui arriva, e dargli la tua attenzione indivisa finché non arriva la prossima cosa.

Questa è, ovviamente, una ricetta per la follia. La sensazione di perdere il controllo su quello che fai e quando è sufficiente per farti superare il limite, e se questo non ti prende, il relitto di progetti incompiuti che lasci nella tua scia ti raggiungeranno sicuramente.

Avere una casella di posta elettronica e elaborarla in modo sistematico può aiutarti a recuperare parte di quel controllo. Ma una volta che hai elaborato la tua casella di posta e elencato tutti i compiti di cui hai bisogno per crearti, devi ancora capire cosa fare l'istante successivo. Su quale di questi compiti trascorrerai il tuo tempo e quali potranno aspettare?

Quando non stabiliamo le priorità, tendiamo a seguire il percorso di minor resistenza. (E seguendo il percorso di minima resistenza, come ci ha ricordato il grande Utah Phillips, è ciò che rende il fiume storto!) Cioè, selezioneremo e riordineremo le cose che dobbiamo fare e lavoreremo sui più facili - lasciando i compiti più difficili e meno divertenti per a “dopo” che, in molti casi, non arriva mai - o, peggio, arriva poco prima che l'azione abbia bisogno di essere finita, gettandoci in un vortice di attività, stress e rimpianti. Pubblicità

Non è un modo di vivere!

Tre approcci

Ci sono tre approcci fondamentali per stabilire le priorità, ognuna delle quali probabilmente si adatta a diversi tipi di personalità. Il primo è per procrastinatori, persone che rimandano a compiti spiacevoli. Il secondo è per le persone che prosperano, che hanno bisogno di un flusso di piccole vittorie per superare la giornata. E il terzo è per i tipi più analitici, che hanno bisogno di sapere che stanno lavorando sulla cosa oggettivamente più importante possibile in questo momento. In ordine, quindi, sono:

1. Mangia una rana

C'è un vecchio detto secondo il quale se ti svegli al mattino e mangi una rana viva, puoi passare la giornata sapendo che la cosa peggiore che potrebbe accaderti in quel giorno è già passata. In altre parole, il giorno può solo migliorare!

Divulgato nel libro di Brian Tracy Eat That Frog !, l'idea è che tu affrontare il compito più grande, più difficile e meno attraente per prima cosa ogni giorno, così puoi spostarti nel resto della giornata sapendo che il peggio è già passato.

Quando hai una vecchia rana grassa nel piatto, devi davvero prendere le nocche. Un altro vecchio detto dice che quando devi mangiare una rana, non passare troppo tempo a guardarla! Vale la pena tenerlo a mente se sei il tipo di persona che procrastina da “pianificando il tuo attacco” e “pasticciati” per metà giornata Basta spalancare e masticare quella rana, amico! Altrimenti, quasi sicuramente ti parerai di non fare nulla. Pubblicità

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2. Sposta le grandi rocce

Forse non sei un procrastinatore tanto quanto un violinista, qualcuno che riempie il suo tempo o il suo tempo per occuparsi di piccoli compiti. Sei occupato occupato tutto il tempo, ma in qualche modo, sembra che non sia mai successo niente di importante.

Hai bisogno della saggezza del vaso sottaceto. Prendi un vasetto di sottaceti e riempilo di sabbia. Ora prova a mettere una manciata di rocce lì dentro. Non puoi, giusto? Non c'è spazio.

Se è importante mettere le rocce nel vaso, devi prima mettere le pietre. Riempi il vaso con le rocce, prova a versare dei ciottoli. Guarda come entrano e riempiono lo spazio disponibile? Ora getta in un paio di manciate di ghiaia. Ancora una volta, scivola dritto nelle fessure. Finalmente, versa della sabbia.

Per chi ha problemi di metaforico, il vasetto di sottaceti è tutto il tempo che hai in un giorno. Puoi riempirlo con compiti poco impegnativi, senza lasciare spazio a grandi cose, o prima puoi fare le cose grandi, poi le cose più piccole e infine riempire i momenti liberi con le cose inutili.

Per metterlo in pratica, siediti stasera prima di andare a letto e scrivi i tre compiti più importanti che devi svolgere domani. Non cercare di adattarsi qualunque cosa hai bisogno, o pensi di aver bisogno, di fare, solo i tre più importanti. Pubblicità

Al mattino, estrai la tua lista e attacca la prima “Grande roccia”. Lavora su di esso fino a quando non è stato fatto o non puoi fare ulteriori progressi. Quindi passa al secondo e poi al terzo. Una volta finiti tutti, puoi iniziare con le piccole cose, sapendo di aver fatto buoni progressi su tutte le cose importanti. E se non vai alle piccole cose? Avrai la soddisfazione di sapere che hai compiuto tre grandi cose. Alla fine della giornata, nessuno ha mai desiderato che avessero passato più tempo a sistemare il cassetto della matita invece di scrivere il loro romanzo, o stampare etichette postali invece di atterrare un grosso cliente.

3. Quadranti Covey

Se non riesci a rilassarti se non sai che stai lavorando sulla cosa più importante su cui potresti lavorare in ogni istante, il sistema a quadrante di Stephen Covey potrebbe essere adatto a te. Covey ti suggerisce di dividere un pezzo di carta in quattro sezioni, tracciare una linea e una linea dall'alto verso il basso. In ognuno di questi quadranti, metti i tuoi compiti a seconda che siano:

1. Importante e urgente
2. Importante e non urgente
3. Non importante ma urgente
4. Non importante e non urgente

Il quadrante III e IV è il punto in cui ci ritroviamo impantanati nel banale: telefonate, interruzioni, riunioni (QIII) e lavoro impegnato, tiro al vento e altri perditempo (QIV). Anche se alcune di queste cose potrebbero avere qualche valore sociale, se interferiscono con la tua capacità di fare le cose che sono importanti per te, devono andare.

Il quadrante I e II sono i compiti che sono importanti per noi. QI sono crisi, scadenze imminenti e altro lavoro che deve essere fatto proprio adesso o accadranno cose terribili. Se sei veramente in cima alla tua gestione del tempo, puoi ridurre al minimo le attività del Q1, ma non puoi mai eliminarle: un incidente stradale, qualcuno si ammala, un disastro naturale, tutte queste cose richiedono un'azione immediata e sono raramente programmate per.

Ti piacerebbe trascorrere il maggior tempo possibile in Quadrant II, eliminando le attività che sono importanti con un sacco di tempo per arrivare davvero a loro e fare il miglior lavoro possibile. Questa è la roba che le cose QIII e QIV richiedono tempo, quindi dopo aver tracciato i tuoi compiti sulla griglia del quadrante di Covey, secondo il tuo senso di ciò che è importante e cosa non lo è, lavora il più possibile su elementi nel quadrante II (e nel quadrante I quando si presentano). Pubblicità

Conoscerti, riuscire a conoscerti

Passa un po 'di tempo a provare ognuno di questi approcci per dimensioni. È difficile dire cosa potrebbe funzionare meglio per una determinata persona - ciò che si adatta a uno come un guanto sarà troppo vincolante e restrittivo per un altro, e troppo sciolto e non strutturato per un terzo. Scoprirai anche che devi dedicare del tempo a capire cosa rende importante qualcosa a te - quali obiettivi sono le tue azioni destinate a muoverti verso.

Alla fine, stabilire le priorità è un esercizio di auto-conoscenza. Devi sapere quali compiti considererai un piacere e quali torture, quali compiti portano ai tuoi obiettivi e quali ti portano fuori strada o, nel migliore dei casi, stai facendo girare le ruote e non vai da nessuna parte.

Queste tre sono le strategie più conosciute e più collaudate là fuori, ma forse hai un'idea diversa che vorresti condividere? Diteci come stabilite le vostre priorità nei commenti.