Torna ai progetti di base

Una delle cose che è così difficile da capire “prossime azioni” o “compiti” è che sono azioni singole: comprare qualcosa, chiamare qualcuno, andare da qualche parte, cercare qualcosa. Di per sé, non hanno un obiettivo finale diverso dal loro immediato completamento.

Le persone non la pensano così, per la maggior parte, ed è la sfida degli esperti di produttività come David Allen o Stephen Covey a guidare i loro studenti a farlo. La prima cosa che uno studente appena arrivato di produttività vuole mettere sulla sua lista è “scrivi un romanzo” o “scrivere una proposta di sovvenzione” o “acquisire Acme Co.” o “fare causa a Google” o “salva il matrimonio” - grandi, grandi imprese che non possono essere solo “fatto”. Hai bisogno di un piano, hai bisogno di risorse a cui probabilmente non hai accesso immediato, hai bisogno di coordinazione con altre persone e hai bisogno di tempo. Pubblicità

Queste grandi imprese sono progetti - “gruppi” di azioni dedicate al raggiungimento di un obiettivo. Nel gergo di GTD, un progetto è tutto ciò che richiede più di un'azione da compiere. Non sono un grande fan di quella definizione, perché non dà il senso di dove dividere il flusso di movimento e il tempo in discreto “Azioni”. Ad una scala abbastanza piccola, qualunque cosa richiede più di un'azione da eseguire - per lavarmi i denti, devo bagnare il mio spazzolino da denti, applicare il dentifricio al pennello, aprire la bocca, spazzolare la parte posteriore del molare più lontano, quindi spazzolare la parte posteriore di quello davanti di esso, e avanti e indietro attraverso i bicuspidi e incisivi e le cime e frontali e gengive e ...

Ma lavarmi i denti non è un progetto. Né si sta affilando una matita, né si guida al lavoro, né si chiama la compagnia elettrica con una domanda sul mio conto. Il buon senso me lo dice.

Qual è, allora, la caratteristica distintiva di un progetto? Per me, un progetto non riguarda il numero di azioni, ma il risultato di quelle azioni. Un progetto è un insieme di azioni che sono intese a provocare a trasformazione nella mia vita. Spazzolare i denti è un cambiamento (sporco da pulire) ma non è una trasformazione della vita. Pubblicità

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Scrivere un libro è una trasformazione della vita - tu diventi un autore. Salvare il tuo matrimonio è una trasformazione della vita. Costruire un'azienda è una trasformazione della vita.

Ma la trasformazione non deve essere così drastica. Un progetto può essere parte della più grande trasformazione della tua vita - scrivere una proposta di concessione in modo da poter avviare quel programma sociale in modo da poter costruire il profilo della comunità della tua organizzazione in modo da poter costruire la tua carriera - quelle sono tutte piccole trasformazioni dirette alla grande trasformazione di diventare un filantropo (o magari diventare il presidente della tua azienda).

Anche quelle piccole trasformazioni ci cambiano, però - ci muovono in modi significativi verso obiettivi di vita, e nessuno, tranne le persone più superficiali, raggiunge gli obiettivi della vita senza cambiare strada. Pubblicità

Cose pesanti per un progetto, sì? Ma penso che questa visione interna è importante, perché da essa scaturisce la motivazione di continuare a tappare qualcosa per giorni, settimane, mesi o anni. Considerato in questo modo, i progetti diventano meno un modo di organizzare i nostri compiti - che i guru della produttività disapprovano comunque - e più un modo di strutturare le nostre vite.

Su una nota pratica

Certo, i progetti sono un modo per organizzare il nostro File anche. A differenza di un elenco di cose da fare o di elenchi di attività contestuali, a cui è necessario fare riferimento costantemente, i file di progetto devono essere indicati solo quando si sta lavorando attivamente su quel progetto. La tua lista delle attività attraversa i tuoi progetti, che ti dicono cosa fare e quando, mentre i file di progetto ti dicono ciò che devi sapere per lavorare sul tuo progetto.

Per questo motivo, i file di progetto possono “vivere” completamente fuori mano la maggior parte del tempo, viene estratto solo se necessario. I progetti attivi dovrebbero essere a portata di mano, ma non nella tua area di lavoro principale. Una casella di file desktop o un cassetto di archiviazione scrivania è l'ideale per i progetti attivi, a meno che i tuoi progetti non contengano cose simili “Invadere la Siria” o “Costruisci complesso di grattacieli” - in tal caso, avrai bisogno di almeno un file cabinet solo per i file attivi. Pubblicità

Nel tuo file attivo va tutto significativo associato a quel progetto. Valuta tutto prima di archiviarlo: le informazioni su di esso ti serviranno per completare il progetto. In caso contrario, esci dal tuo file di progetto.

Una cosa probabilmente siamo andando a voler assicurarsi che va nel tuo file di progetto è un piano. Puoi acquistare la carta di pianificazione nel tuo negozio di forniture per ufficio, scaricare modelli da DIY Planner o crearne una tua - l'importante è che tu abbia alcune informazioni essenziali:

• Obbiettivo: Cosa speri di ottenere completando questo progetto?
• Requisiti: Di quali risorse avete bisogno - materiali, ma anche contatti personali e competenze che potreste aver bisogno di sviluppare - per completare il progetto?
• Milestones: Che cosa “pezzi” del progetto devi fare, e quando vuoi o hai bisogno di farli?
• Azioni: Quali sono i compiti effettivi che devi svolgere per completare il progetto?

Includere un elenco di azioni o attività nel piano del tuo progetto è, direi, molto non-GTD - il cui punto centrale è focalizzare la tua attenzione sul molto prossima cosa devi fare per spostare il progetto in avanti. Se l'hai sviluppato “mente come l'acqua” stato di flusso, più potenza per te; Io, e la maggior parte delle altre persone, preferisco un po 'di più.

Al termine di un progetto, la cartella si sposta dai file attivi immediatamente disponibili alla memoria a lungo termine - un archivio o un archivio di archiviazione. Tuttavia, non tutto deve rimanere nel file - assicurati di eliminare tutto tranne l'essenziale. In molti casi, non avrai nulla che valga la pena conservare nel tuo file, va bene: svuota la cartella, schiaffeggia su una nuova etichetta e usala per il tuo prossimo progetto.

I progetti sono importanti perché sono gli elementi costitutivi fondamentali di una vita significativa. Le azioni possono portare avanti i nostri progetti, ma possono anche allontanarci dai nostri obiettivi. Avere una serie di progetti ben definiti, quindi, può aiutare a garantire che le nostre azioni e i nostri obiettivi restino in linea.