Torna all'elaborazione di base

Nella mia prima puntata di “Ritorno alle basi”, Ho discusso l'importanza della tua casella di posta, un luogo unico per la raccolta di tutti i tuoi input per l'elaborazione. In questa puntata, discuteremo l'elaborazione stessa - come trasformare gli input in azioni.

In linea di principio, l'elaborazione è semplice. Tutto ciò significa prendere una decisione su cosa fare con ogni informazione che entra nella tua vita. In pratica, in realtà è molto difficile, soprattutto perché con poche eccezioni, di solito non siamo pronti a prendere quelle decisioni - o ad assumere l'impegno di agire che implica il prendere decisioni. Pubblicità

Ci sono davvero solo alcune decisioni che puoi prendere su un input:

• Puoi Elimina esso. Non è importante - posta indesiderata, informazioni che hai già, promemoria di attività già completate, ecc.
• Puoi reindirizzare esso. Se c'è un'altra persona a cui il compito o le informazioni sarebbero più adatti, inoltralo a loro.
• Puoi archivio esso. Tutto ciò di cui non hai bisogno ora ma che probabilmente necessiterà in futuro - un biglietto da visita o un indirizzo, la brochure di un venditore, un articolo di una rivista - può essere archiviato per future consultazioni.
• Puoi disco esso. Le informazioni che potresti aver bisogno di nuovo ma che non sono necessarie nella sua forma originale possono essere estratte e inserite in un programma per prendere appunti, il tuo manager dei contatti, un taccuino, ecc. E l'originale cancellato / buttato via.
• Puoi fare esso. Alcuni input richiedono un'azione immediata e possono essere eseguiti contemporaneamente.
• Puoi programma esso. Alcuni input richiedono un'azione ma non immediatamente - bloccano un periodo di tempo adeguato nel tuo calendario per eseguirli.
• Puoi differire esso. Quando un input richiede un'azione ma non sei in grado di eseguire quell'azione, devi rimandarla a un momento successivo.

Dato il numero limitato di scelte possibili, dovrebbe essere una cosa relativamente semplice da alimentare attraverso la tua casella di posta, estrarre le informazioni che ti servono, archiviare le cose, aggiungere alcuni elementi alla tua lista di cose o al tuo calendario, rilasciare alcune cose nella tua posta in uscita e vai avanti con le cose.

Ma non lo è. Siamo appesi alle cose, soprattutto a causa di quelle fastidiose “differire” input: cose di cui sappiamo che dovremmo fare qualcosa, ma non possiamo, per diversi motivi: la pubblicità

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• Mancanza di informazioni: Non ne sai abbastanza per capire cosa fare con qualcosa.
• Mancanza di risorse: Sai cosa tu dovrebbero fai, ma non hai tutto il necessario per farlo: soldi, tempo, attrezzature, manodopera, ecc.
• Mancanza di urgenza: Sai cosa fare e poteva fallo, ma non è importante farlo proprio adesso quindi lo metti via.
• Mancanza di autorità Sei pronto, disponibile e in grado di prendere una decisione, ma non ti senti autorizzato ad agire in base a tale decisione.

Il modello tipico in cui si applicano queste barriere è quello di prelevare qualcosa dalla tua casella di posta, guardarlo, riconoscere che ti manca qualcosa di importante - informazioni, risorse, urgenza o autorità - per agire su di esso, e poi: tu rinviarlo nella nostra casella di posta!

Non farlo.

Se continuerai a tenere tutto sotto controllo e manterrai i tuoi input dal sopraffarti, è importante rompere questa abitudine. Ciò significa che è necessario cambiare il modo in cui si pensa all'elaborazione e alle decisioni e alle azioni che l'elaborazione comporta. Pubblicità

Quando un elemento raggiunge la tua posta in arrivo che non sei in grado di gestire immediatamente, diventa un progetto - un risultato che richiederà diversi passaggi da compiere. E il primo passo in questo progetto è risolvere il problema, colmare la mancanza che ti impedisce di completare l'attività.

Per evitare di rimettere le cose nella tua casella di posta, hai bisogno di un posto dove tenere i progetti in sospeso. Potrebbe trattarsi di un file di fisarmonica sulla tua scrivania o di un cassetto di archivio per i file live. Hai anche bisogno di un modo per tenere traccia delle cose - un elenco di progetti con i puntatori al file in sospeso.

E è necessario aggiungere qualsiasi azione tu debba prendere per rendere possibile agire nella tua lista di cose da fare. “Ottieni un elenco di potenziali membri del team di risorse umane per Build Team”; “Cerca come trovare un installatore di cartongesso affidabile per Fix Hole in Kitchen Wall”; “Fissare un appuntamento con VP of Marketing per discutere le possibili azioni sull'offerta di partnership per l'offerta Movie Tie-In”; “Leggi la serie Back to Basics di Lifehack per capire come elaborare la mia casella di posta”. Pubblicità

Questo non è poi così difficile: etichetto un file con il nome del progetto e taggolo le azioni nella mia lista di cose da fare con “per [Nome progetto]”. E tengo un elenco di progetti attivi nel mio taccuino. Datti il ​​permesso di riutilizzare il diavolo dalle tue cartelle - non hai bisogno di alcuna scusa per pensare a qualcosa come “troppo piccolo” essere considerato un progetto. Se non è qualcosa che potresti sederti e fare adesso, è un progetto.

L'elaborazione non è difficile, ma richiede un po 'di disciplina e un po' di tempo di riflessione. Disciplina perché è facile distrarsi e facilmente rinviare prendendo una decisione per cose che non puoi fare adesso. Tempo nitido perché alla fine fare devi prendere una decisione e non puoi farlo con mille altre cose per la tua mente.

Così Raccomando di pianificare alcuni blocchi di tempo di 15 minuti (o più lunghi) per l'elaborazione della posta in arrivo durante il giorno. Chiudi la porta (se hai una porta) e entra nel “zona di elaborazione”. Avere le tue cartelle di file, l'etichettatrice (se ne usi una - sembra sciocca, ma è un bel aiuto per entrare nella giusta mentalità), la tua lista di cose da fare e una penna a portata di mano. Fai la stessa cosa a casa - metti da parte qualche minuto ogni giorno per elaborare tutto.

Quante volte lo fai un giorno dipende dalla tua particolare situazione - tieni d'occhio la tua casella di posta per alcuni giorni e vedi quanto spesso si riempie e quanto siano urgenti gli oggetti che entrano nella tua casella di posta. Per la maggior parte delle persone, una volta al mattino e una volta circa un'ora prima di lasciare il lavoro è sufficiente, e possibilmente una volta intorno all'ora di pranzo. Se la posta in arrivo si riempie particolarmente velocemente, potrebbero essere necessari più di 15 minuti. Il trucco è trovare una frequenza e una quantità di tempo che ti lasciano il più possibile libero di fare il tuo lavoro vero il resto del tempo.

E tieniti libero il resto del tempo. Non rispondere a ciascun elemento quando raggiunge la tua casella di posta. Puoi anche non avere una casella di posta in arrivo se hai intenzione di dare al mondo il permesso di interrompere qualsiasi cosa tu stia facendo in qualsiasi momento e posizionare qualsiasi cosa essi pensare è importante davanti alla tua faccia. In questo modo la pazzia mente!