5 modi per ottenere risposte via email più rapide

Dopo aver organizzato un corso su How To Email Important People e parlato con quasi 200 persone riguardo le loro abitudini email, ho notato alcuni problemi comuni che le persone hanno con l'email.

La lamentela numero uno è che le persone non ricevono risposte alle e-mail che inviano.

Ecco un esempio delle dichiarazioni che ho sentito:

“Non riesco a capire se le mie e-mail vengono lette o meno. Lo odio quando le persone non rispondono.”

“Non so quando o se le mie e-mail vengono lette. A volte mi sembra di sputare parole in un abisso elettronico.” Pubblicità

“Non posso garantire che le persone stiano semplicemente buttando via le mie email, ma se le stanno leggendo, sicuramente non rispondono.”

Bene, non ho tutte le risposte, ma ho alcuni suggerimenti. Ecco cinque modi per ottenere risposte più rapide tramite e-mail.

1. Scrivi e-mail più brevi

La gente ama procrastinare. E ogni volta che una lunga email arriva nella nostra casella di posta, questa è un'altra scusa per procrastinare.

È difficile inviare una risposta veloce a una lunga e-mail perché richiede tempo per leggere, tempo per digerire e tempo per rispondere. Inoltre, la maggior parte delle e-mail lunghe include più domande o argomenti, che possono rendere difficile per il lettore determinare ciò che è importante all'interno del messaggio. Questa confusione porta spesso a più procrastinazione.

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D'altro canto, è abbastanza facile inviare una breve risposta a una breve email. Non importa di cosa tu stia parlando, un'email più breve riceverà sempre una risposta più veloce.

Se vuoi risposte più veloci, rendi più semplice la risposta del lettore. Poni loro una domanda, parla di un singolo argomento e mantienilo breve. Pubblicità

2. Scrivi meno email

Se invii sempre email di persone, si abituano a vedere un messaggio da te nella loro posta in arrivo. Non c'è alcun senso di urgenza associato al tuo messaggio perché sanno che se non rispondono ... beh, ti manderanno presto un'altra email.

Non approfittare del fatto che puoi inviare email a chiunque in qualsiasi momento. Insegna alle persone a valutare le tue e-mail inviandole solo quando hai qualcosa di prezioso e importante da dire.

3. Chiedi una risposta

Sembra semplice, ma molte volte ci dimentichiamo di farlo.

Spieghiamo chiaramente la situazione nella nostra e-mail, forse forniremo anche alcuni passaggi di azione, ma spesso dimentichiamo di chiedere una risposta chiara.

Come scrittore della mail, il prossimo passo ci sembra sempre chiaro. Per il destinatario, tuttavia, potrebbe non essere così ovvio. Nel bel mezzo di una giornata impegnativa - e siamo tutti impegnati - abbiamo bisogno di sentirci dire cosa fare piuttosto che indovinarlo. Fai il prossimo passo chiaro per il lettore chiedendo cortesemente l'azione che desideri.

4. Inizia con una scadenza

Un'altra ragione per le risposte ritardate è la mancanza di urgenza. Pubblicità

Come società abbiamo adottato un metodo per utilizzare le scadenze per compensare la nostra tendenza a procrastinare. Di conseguenza, spesso decidiamo quali compiti svolgeremo in base a quando determinati progetti sono dovuti.

Quando si tratta di e-mail, ciò significa che è necessario indicare una scadenza chiara o rischiare in attesa di una risposta fino a quando il destinatario non ha “tempo libero” - che è raramente.

Quando scrivi la tua prossima email, prova a includere una scadenza nella prima o due frasi del messaggio.

Per esempio,

“Ciao Mark,

Di seguito è riportato il resoconto TPS di questo incontro del venerdì - Mi piacerebbe avere i vostri pensieri entro mercoledì alle 13:00. ” Pubblicità

Siamo condizionati a usare le scadenze. Se chiarisci quando hai bisogno di una risposta, allora è molto più probabile che otterrai la risposta entro quella data.

5. Invia un'email solo a una persona alla volta

Se possibile, non inviare mai un'email a più di una persona alla volta. Anche se ci vogliono alcuni minuti in più per inviare email a tutti individualmente, a causa di ciò troverai risposte molto migliori.

Il motivo è che le persone spingono la responsabilità fuori dalle proprie spalle e sul gruppo ogni volta che è possibile. Se si invia un messaggio a cinque persone, allora ognuno assume sempre che gli altri quattro svolgeranno qualsiasi compito delineato nel messaggio. Il risultato, naturalmente, è che nulla viene fatto.

Se devi inviare un messaggio a un gruppo di persone tutte in una volta, quindi fai del tuo meglio per assegnare compiti a persone specifiche nel messaggio. Altrimenti, aspetterete che un uomo misterioso si faccia avanti e agisca.