5 consigli che hanno raddoppiato la mia produttività l'anno scorso

Gli obiettivi ti danno una direzione, rendi il tuo calendario meno intimidatorio e ti dicono quando festeggiare i tuoi risultati, ma non importa quanti obiettivi hai e quanto sei bravo a raggiungerli, la produttività può essere un problema importante. Ecco perché, nel 2012, uno dei miei principali obiettivi era migliorare la produttività a tutti i livelli. Ho sperimentato, modificato le abitudini del sonno, spostato quando mi sono concentrato su determinati compiti, e testato una dozzina di teorie diverse per vedere cosa funzionava e cosa no, e mentre la stragrande maggioranza dei miei “genio” le idee hanno avuto un impatto molto piccolo (o negativo) sulla mia produttività, alcune cose hanno funzionato abbastanza bene.

Ecco cinque delle cose che hanno funzionato meglio e come possono essere utilizzate rapidamente ed efficacemente per aumentare la tua produttività:

Lavorare meno ore

Quando le cose si fanno davvero impegnative e sembra che non lo farai mai, mai farsi prendere in braccio, la reazione del ginocchio più di tutti è lavorare Di Più, non meno. Su una base strettamente logica, ha senso: quando lavori di più, ottieni di più, giusto? Come ho scoperto l'anno scorso, questo potrebbe non essere il caso - ho sempre notato che nei giorni in cui ho un sacco di tempo per fare le cose, tendo a fare meno cose complessive, e nel 2012 sono successe due cose per confermare questo.

In primo luogo, ho iniziato a prendere metà giornata due volte a settimana per trascorrere del tempo con mio figlio. In quei due giorni lavoravo dalle 7 alle 13; circa 3 ore in meno rispetto al mio orario normale. All'inizio è stato immensamente stressante, ma con il tempo ho notato che in quei giorni stavo ottenendo altrettanto, se non di più, di quanto non facessi nei giorni in cui ho lavorato fino alle 16:00. Pubblicità

Secondo, ho installato RescueTime. Consigliato da Tim Ferriss in La settimana lavorativa di 4 ore, Rescue Time si installa sullo sfondo del tuo Mac o PC e tiene traccia del tempo che dedichi a certe attività. Puoi usarlo per bloccare determinate attività o fornire analisi avanzate se paghi per questo, ma io uso la versione gratuita solo così posso ricevere un'e-mail settimanale che mi dice quanto sono stato produttivo in ogni settimana. Ogni domenica viene visualizzata un'e-mail che include il numero di ore lavorate e la percentuale di produttività raggiunta in quella settimana.

La prima settimana, ho lavorato per 45 ore ed ero produttivo al 73%, che Rescue Time mi ha detto che era meglio di circa il 75% delle persone che usano il sito. Ho raggiunto il mio obiettivo di ottenere quel numero almeno fino all'80% e l'unico modo per farlo era lavorare meno ore. Quando ho iniziato a lavorare di meno - all'inizio per fare la cosa di papà il martedì e il mercoledì e poi per assicurarmi di avere i fine settimana per il lavoro in giardino e il tempo in famiglia - ho notato che la mia produttività aumentava notevolmente. Mi ha ricordato la legge di Parkinson; Se ti concedi un determinato periodo di tempo per completare un'attività, dovrai riempire quel tempo fino al completamento, così quando mi sono dato 45 ore per ottenere una settimana di lavoro, mi ci sono volute 45 ore. Quando mi sono concesso solo 35 ore, ho ancora fatto tutto, inoltre ho avuto molto più tempo per me stesso, che a sua volta ha ridotto lo stress e mi ha fatto anche Di Più produttivo.

Scollegare una volta alla settimana

Nello stesso periodo in cui ho capito che stavo sprecando circa 12 ore alla settimana alla mia scrivania leggendo e-mail e guardando video su YouTube, ho iniziato a chiedermi se stavo passando troppo tempo davanti a uno schermo. Il sabato e la domenica mi vergognavo letteralmente ogni volta che dovevo accedere e inviare un'e-mail; il mio cervello e il mio corpo erano logorati dall'affaticamento dello schermo. Come tale, ho deciso di spegnere tutto per un giorno (su base volontaria - ero ancora disponibile se c'era un'emergenza lavorativa) e trascorrere del tempo lavorando fuori, facendo commissioni con la mia famiglia, o giocando a giochi da tavolo con gli amici.

Non solo questo mi ha aiutato a superare l'ansia di affaticamento dello schermo durante il fine settimana, mi ha reso molto più produttivo quando ho effettuato il login il lunedì mattina. Non temevo il pensiero di accendere il mio computer; L'ho abbracciato Pubblicità

Automazione il più possibile

Ognuno ha una manciata di compiti su cui dedicano tutto il tempo a lavorare; la piccola roba che mangia il tempo fuori dalla tua giornata con un beneficio minimo o nullo. Che si tratti di un'attività di manutenzione come l'aggiornamento dei fogli di lavoro finanziari o un'attività di comunicazione come l'invio di email, stai perdendo ovunque da 5-10 ore a settimana facendo cose che sono A) noioso o B) ritorno basso. Lo sapevo sempre, e mentre lo odiavo, non potevo farci molto. L'automazione impiegava molto tempo, o denaro, nessuno dei quali avevo.

Nel 2012 ho fatto l'investimento e ho iniziato ad automatizzare le attività chiave. Cose come:

• E-mail - Invece di averlo aperto tutto il giorno su di me, ho chiuso la mia app di posta e l'ho controllato due volte al giorno. Lascio Skype su nel frattempo e tutti sanno che se è importante dovrebbero chiamare o Skype me.
• Contabilità - Ho creato un nuovo account Freshbooks, installato l'app mobile sul mio iPhone e iniziato a inviare fatture e ad aggiornare le spese mentre si è in viaggio. In combinazione con Quickbooks per la contabilità generale, ora sono necessari solo 20 minuti a settimana per aggiornare tutti i miei dati finanziari anziché l'ora o due che trascorro ogni venerdì prima.
• Elenchi delle cose da fare - Per le pesanti app GTD, dovrai spendere dei soldi. Ci sono alcuni grandi omaggi come Wunderlist, ma la maggior parte dei più grandi strumenti di sincronizzazione del cloud multipiattaforma costa denaro. Detto questo, valgono bene l'investimento; Immagino di aver salvato dozzine se non centinaia di ore negli ultimi 18 mesi con Omnifocus sul mio telefono e computer.
• Esternalizzazione - Quando mi sono esternalizzato in precedenza, è stato un calvario: o ho passato tutto il giorno a rispondere a e-mail e telefonate, oppure ho ricevuto un prodotto finito che non era vicino a quello che avevo chiesto. Ho investito un po 'di tempo nella creazione di materiali di formazione per gli appaltatori, come video, guide di stile e modelli che garantivano che l'outsourcing era MOLTO più facile da fare correttamente.

L'automazione, se implementata correttamente, può fornire un impulso immediato alla produttività e infine aiutarti a recuperare parte dell'energia mentale che hai speso per le attività di routine.

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Registrazione e revisione delle principali abitudini di lavoro

Uno dei miei libri preferiti del 2012 è stato Il potere dell'abitudine di Charles Duhigg. In esso, Duhigg parla di tutto, da come le abitudini lavorano alle cose incredibili che le persone sono state in grado di realizzare cambiando le piccole abitudini della chiave di volta. Pubblicità

Dopo aver letto il libro, sono diventato molto più consapevole delle cose che avrei fatto ogni giorno che mi hanno fatto un boccone dalle mie ore produttive, come quando avevo più probabilità di leggere recensioni di film o navigare su Facebook, perché avrei dovuto scendere al piano di sotto due o tre volte in più nel pomeriggio, e le molte cose che mi avrebbero trattenuto al mattino e che mi avrebbero fatto iniziare il lavoro fino a tardi. Anche se non ho sistemato tutto, il semplice fatto di essere a conoscenza di quei piccoli problemi è stato un enorme primo passo.

Inizia con l'osservazione: trascorri due o tre settimane a prendere appunti su ciò che fai. Tieni un diario sul tuo computer o acquista un quaderno e annota appunti rapidi. Niente è troppo piccolo. Annota quando mangi, quando fai delle pause, quando guardi i siti web che non dovresti, ecc. (RescueTime può aiutarti anche qui). Dopo un paio di settimane, avrai un'idea molto più precisa di ciò che le cose stanno interferendo con la tua produttività. Quindi, guarda quelle abitudini e identifica la stecca, la routine e la ricompensa. La stecca è il grilletto: l'atto, il pensiero o il momento che ti fa venir voglia di seguire quell'abitudine.

Nel mio caso, ho notato che ogni volta che terminavo un compito lavorativo, navigavo immediatamente in un sito web che non aveva nulla a che fare con il lavoro, una sorta di pulizia mentale. La stecca stava finendo il lavoro, la routine stava visitando IGN e la ricompensa era che non dovevo pensare al lavoro per 5 (in 15 minuti). Per cambiare questa abitudine, ho iniziato a alzarmi e fare alcuni tratti ogni volta che ho finito un compito. Lo spunto era lo stesso - volevo fare qualcosa di diverso dopo aver scritto 5 articoli - ma la routine è cambiata, e non solo ha migliorato la produttività, mi ha fatto uscire da quella sedia.

Cerca momenti simili nella tua giornata e modi in cui puoi cambiare quelle abitudini per aumentare la produttività. Pubblicità

Impostazione del tempo di revisione / riflessione una volta al mese

Dimmi se questo suona familiare: ogni giorno, per almeno qualche minuto, sarei distratto da alcuni “grande immagine” compito. Finanze, programmazione, posta elettronica, clienti - qualunque cosa fosse, smetterei di scrivere e inizierei a prendere appunti e a pensare ai miei prossimi passi. Mi piace essere organizzato, molto organizzato, ma come libero professionista, l'organizzazione ti porta solo lontano. Devi anche essere flessibile, quindi quegli esercizi di pianificazione apparirebbero ogni giorno della settimana. Probabilmente passavo 1-2 ore al giorno a guardare il mio calendario e a fare liste; in realtà non fare nulla, ma sicuramente ci penso molto.

Ho deciso di mettere da parte due ore ogni venerdì e un giorno al mese in cui avrei pensato a quegli obiettivi più grandi e più importanti, e il resto del tempo, ho appena lavorato. Se avessi un indizio su cosa stavo facendo o no, ho solo lavorato. Non solo ha ridotto la quantità di tempo speso modificando il mio programma, ma ha migliorato la produttività eliminando le distrazioni e costringendomi a fare le cose.

La produttività sta uscendo dalla tua stessa strada

Non è facile essere produttivi tutto il tempo. Ci sono momenti in cui vuoi solo essere pigro e non fare nulla per qualche minuto, e questo è perfettamente normale. Le persone più produttive sono quelle che hanno un sistema in atto che consente quei momenti pigri e li rimette in marcia indietro nel momento in cui sono pronti.

Man mano che faccio di più in meno tempo, automatizzo le attività che richiedono molto tempo e cambia le mie abitudini di più nel 2013, mi aspetto di diventare non solo più produttivo, ma più felice in quello che faccio. Anche se non tutti i suggerimenti in questo post sono giusti per tutti, garantisco che implementare anche solo una coppia ti aiuterà a fare di più.

Quali strategie hai usato nella tua vita per fare di più? Come si aumenta la produttività senza fissare aspettative non realistiche? Sound off nei commenti qui sotto.