5 tecniche per affrontare un programma impegnativo (e creare più tempo)

Gli orari intensi non sono atipici per chi lavora a tempo pieno negli uffici. Tanto che la frase “Odio lavorare” può essere una cosa comune che ti passa per la testa se scopri che il lavoro sta consumando la tua vita e che non hai tempo per altro.

Ma se ti dicessi che c'era un modo per guadagnare più tempo?

I lavoratori moderni vivono in un mondo in cui essere occupati è messo su un piedistallo. C'è un malinteso comune sul fatto che più lavori accetti di assumere e più occupi di compiti che sei, più dimostri al tuo capo e ai tuoi colleghi quanto sei un lavoratore dedicato.

Tuttavia, la maggior parte delle volte, è semplicemente un equivoco. Solo perché il tuo programma è occupato, non significa necessariamente che sei produttivo. E quanto valore stai portando se non sei produttivo?

Conoscendo la differenza tra “operosità” e “produttività” è la base per poter affrontare il tuo intenso programma di lavoro per creare più tempo.

Mentre essere impegnati si riferisce ad avere molto sul piatto, essere produttivi significa ottenere risultati efficaci nel minor tempo possibile. Quest'ultimo può portare a una maggiore possibilità di più tempo per divertirsi liberamente.

Avere un programma fitto di appuntamenti non solo può farti sentire sopraffatto e stressato, ma può anche farti sentire sconfitto e senza la motivazione per continuare e completare i tuoi compiti al meglio delle tue capacità. Pubblicità

Mentre la maggior parte di voi potrebbe non essere in grado di controllare la quantità di compiti assegnati a voi, ci sono modi che possono aiutarvi a gestire tali compiti in modo da non passare tutto il tempo a occuparli.

Creare più tempo non richiede un genio magico o una macchina del tempo. È più facile di così Tutto ciò di cui hai bisogno sono tecniche che puoi applicare, quindi, invece di essere sopraffatto e sommerso dalle attività, puoi affrontare il tuo programma in modo produttivo. Ecco 5 tecniche per affrontare un programma fitto di appuntamenti.

1. Priorità

Se non stai già dando la priorità alle tue attività, allora stai sbagliando tutto!

Assegnare la priorità alle attività del programma è un buon modo per affrontarlo in quanto evidenzia ciò che deve essere fatto per primo. E conoscere queste informazioni può aiutarti a gestire il tuo tempo e assicurarti di rispettare tutte le scadenze.

Un approccio prioritario che potresti provare è “mangiare la rana”. Un metodo popolare coniato da Brian Tracy nel suo libro, Mangia quella rana! 21 ottimi modi per smettere di procrastinare e ottenere di più in meno tempo, non richiede di consumare anfibi, invece, ti incoraggia ad affrontare prima il tuo compito più grande.

L'idea alla base è che una volta ottenuto il compito più grande fuori strada, la sensazione di realizzazione sarà così grande che sarai motivato a completare il resto dei tuoi compiti per il giorno senza intoppi, creando un tipo di effetto domino.

2. Non sovraccaricare

Se sei il tipo di persona che dice di sì ad ogni richiesta che ti viene lanciata, non c'è da meravigliarsi se hai un programma fitto di appuntamenti. Trovarti impegnato in più compiti e doveri rispetto a quello che puoi offrire può condurti a questo “Odio lavorare” mentalità. Pubblicità

Mentre dire no può non venire naturalmente ad alcune persone, è un'abilità che dovrebbe essere sviluppata se si vuole garantire che si sta lavorando entro i limiti. Il superamento delle cose può estendersi e aumentare la pressione e lo stress.

Potresti trovare difficile dire di no al tuo capo, ma, credimi, dire no inizialmente li deluderà meno di se tu prendi qualcosa e non lo porti al suo pieno potenziale.

Sebbene la riduzione di compiti e obblighi crei più tempo per te, è sempre bene tenere a mente che prima di dire automaticamente di no a ogni richiesta, devi prima valutare ciò che ti viene chiesto. Non si sa mai, ci possono essere alcune cose che non prenderanno troppo del tuo tempo che varrebbe la pena.

Scopri il consiglio di Leo Babauta su The Gentle Art of Saying No.

3. Stay Organized

Pianificare, coordinare e avere un sistema in atto è fondamentale per affrontare un programma impegnativo in modo produttivo.

Come stai organizzato è, ovviamente, completamente da te. Che questo significhi avere un sistema di gestione delle attività completo implementato o una semplice lista di cose da fare quotidianamente scritta su un pezzo di carta, visualizzare il tuo programma può aiutarti a rimanere organizzato e tenerti aggiornato su tutto.

Può anche assicurarti di non dimenticare un compito importante. Essere preoccupati di un programma impegnativo può significare che potresti accidentalmente trascurare le cose. Può anche aiutarti a essere preparato a sorprese inaspettate oa cambiamenti dell'ultimo minuto, in modo da non rallentare il tuo flusso di lavoro. Pubblicità

Ricorda che ciò che potrebbe funzionare per il tuo collega potrebbe non funzionare per te. Quindi, solo perché non hai l'ultimo sistema di programmazione all'avanguardia, non rende il tuo modo di organizzazione meno valido.

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4. Delegato

Se si è in grado di farlo, delegare le attività è un altro modo per gestire una pianificazione intensa. Sapere come delegare efficacemente è un'abilità essenziale che tutti in qualsiasi posizione di leadership dovrebbero possedere. Non solo alleggerirà il tuo carico di lavoro, ma libererà anche il tuo tempo in modo da poterlo spendere in qualcosa che ti piace.

C'è più a una delega efficace che a urlare ordini. Ad esempio, è necessario identificare il tipo di competenze necessarie per completare l'attività e quindi determinare chi sarà il migliore a farlo. Ciò richiede che tu conosca i tuoi dipendenti e / o colleghi. È inoltre necessario assicurarsi di fornire istruzioni chiare in modo da evitare di dover ripetere l'operazione perché non è stata eseguita correttamente la prima volta.

La delega delle attività non è solo vantaggiosa per te. Può aiutare qualcun altro ad acquisire nuove competenze che possono essere utili per loro in futuro. Ma prima di iniziare a delegare, cerca sempre di vedere se ci sono attività che puoi eliminare completamente. Non ha senso dare a qualcun altro la responsabilità se in realtà non deve essere fatto in primo luogo. Vuoi creare più tempo per tutti in compagnia, non solo per te stesso!

5. Fai delle pause

Il pericolo di un programma impegnativo è che può portare a stress, esaurimento e diminuzione della produttività; ecco perché è importante includere le interruzioni nella pianificazione. Questo si riferisce in particolare alle persone che lavorano di fronte al computer in quanto sono a rischio di condurre uno stile di vita sedentario.

Fare pause regolari è fondamentale per mantenere la salute e il benessere. Troppo stress e stanchezza possono portare a seri problemi di salute come la sofferenza da un burnout professionale,^[1] che ora è riconosciuta come una sindrome legittima causata esclusivamente all'interno del luogo di lavoro.

I vantaggi di fare pause regolari mentre lavori è che, mentre può sembrare che tu sia controproducente nel cercare di creare più tempo, mantenendo la tua salute e il tuo benessere, stai effettivamente aumentando i tuoi livelli di energia e produttività. Pubblicità

Basta un microbreak di 30 secondi per migliorare la nitidezza mentale del 13%! Inoltre, si riducono anche le probabilità di contrarre una malattia che può comportare una notevole quantità di tempo lontano dall'ufficio.

La linea di fondo

Avere un programma fitto di appuntamenti può rendere facile rimanere coinvolti nel lavoro e dimenticare le altre cose della vita. Dove l'operatività si riferisce alla quantità di cose che hai in corso, la produttività riguarda il modo in cui affronterai i tuoi compiti in modo che tu possa raggiungere il più possibile nel minor tempo possibile.

Applicando le suddette 5 tecniche, è possibile gestire la pianificazione in modo più produttivo; sei anche un passo avanti verso l'eliminazione della nozione di “Odio lavorare” completamente dalla tua mente, come noterai il tuo programma di liberazione.

Sarai in grado di dedicare il tempo creato alle cose che ti interessano di più.

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Credito fotografico in primo piano: JESHOOTS.COM tramite unsplash.com

Riferimento

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