14 cattive abitudini che impediscono la posta in arrivo zero

Gestire la posta elettronica e il “infame” Inbox Zero sta creando un bel ronzio in questi giorni. Molti di noi sono da tempo trincerati abitudini email che ci impediscono di raggiungere l'efficienza massima della posta elettronica. Invece di elaborare e sbarazzarci delle e-mail, tendiamo ad accumularle come se fossero piccole pepite d'oro coperte di fango, in attesa di essere raffinate. E, naturalmente, c'è una sfilza di altre abitudini che si aggiungono alla pila delle e-mail.

Ecco i miei 14 centesimi. Fammi sapere se ho perso qualcuno nella sezione commenti.

Iniziamo.

1. Shopping della finestra e-mail

Quante volte hai aperto la tua casella di posta, solo per scorrere rapidamente l'elenco? Questa è una grande perdita di tempo. Se apri la tua email, fai qualcosa! Cancellare, archiviare, creare attività, promemoria, ecc. L'apertura e la chiusura dell'elenco e-mail è un modo sicuro per non raggiungere Inbox Zero. Pubblicità

2. Segna come da leggere

Di cosa si tratta? Questo è uno dei miei preferiti e si riferisce direttamente al punto sopra menzionato. Se apri e leggi un'email, prendi una decisione. Se devi fare qualcosa al riguardo e non avere tempo ora, crea un'attività con un passaggio successivo chiaro. Non c'è motivo di tenere questa email nella tua lista; archivialo e gestisci il tuo elenco di attività!

3. Nessun ritmo

Il tempo in cui elabori le tue e-mail ha molto a che fare con le routine che crei. Se non imposti orari specifici per elaborare la tua casella di posta, stai permettendo al destino e all'impulso di decidere per te quando succederà. Prendi l'abitudine di elaborare la posta elettronica in determinati momenti e finirai per raggiungere la Posta in arrivo zero più volte durante il giorno. Suggerimento bonus: eseguendo quanto sopra, puoi anche assicurarti di essere vigile e avere abbastanza energia per elaborare la posta elettronica.

4. Impostazione per guasto

Creare potenti abitudini ci aiuta a fare in modo che le cose vengano fatte. Un'abitudine potente è un'abitudine che ti manca; Ad esempio, se mi manca, mi sento in dovere di fare il possibile per correggere quell'errore. Molti di noi hanno fissato l'obiettivo di elaborare il maggior numero possibile di e-mail; quindi in sostanza ci stiamo preparando per il fallimento. Se cambi questo obiettivo per raggiungere Inbox Zero due volte al giorno, diventerai dipendente dal successo.

5. Scrivere lunghe e-mail

Un'altra abitudine email è scrivere e-mail lunghe. Le persone non leggono le email, le sfogliano. Pensi davvero che qualcuno che riceve in media 114 email al giorno leggerà una lunga email? Pubblicità

Disponi tutte le email che invii nei proiettili e assicurati di non inviare mai le nostre lunghe email. Il tuo premio? Riceverai, in natura, e-mail più brevi che si tradurranno in meno tempo a leggere senza scopo.

6. Emozioni emotive

Un'altra cosa relativa al punto precedente: evitare di esprimere emozioni nelle e-mail! Crea lunghe e-mail che portano a lunghe risposte e molta corrispondenza inutile che non porta da nessuna parte. Le email non sono un ottimo mezzo per esprimere le emozioni; molto si perde nel testo e, spesso, l'altra parte la prende fuori dal contesto portando a, talvolta, risultati disastrosi.

7. L'email non è l'unica opzione

A volte devi parlare faccia a faccia o usare qualcosa chiamato telefono! In particolare per quanto riguarda il punto precedente, se c'è un punto emotivo da trasmettere, una telefonata o una riunione è l'opzione migliore per questo. Prima di scrivere un'email, dedica un secondo o due a considerare se sarà più efficace comunicare in un altro modo.

Leggi Successivo

Come fare cambiamenti nella vita per essere la migliore versione di te

Come apportare cambiamenti positivi ora (e iniziare a vivere una vita appagante)

25 migliori libri di auto miglioramento per leggere senza importanza quanti anni hai

Scorri verso il basso per continuare a leggere l'articolo

8. RE: RE: Re: RE

Se rispondi a un'email che ha più di 3 avanti e indietro, fermati! Qualcosa non funziona È tempo di prendere in considerazione una chiamata o una riunione faccia a faccia. Pubblicità

9. Rispondi a tutti

Scegli come target solo persone specifiche. Non le persone CC che non sono rilevanti per una e-mail solo per “tenerli nel ciclo,” a meno che tu non sia interessato a creare più email. Molte volte, le persone che sono state inviate via e-mail si sentono obbligate a farlo “contribuire” che porta a più e-mail, ritardi e confusione. Le email, spesso, sono attività. Le attività dovrebbero essere affidate a persone che sono responsabili di farle. Mantenere le persone nel giro dovrebbe essere fatto tramite e-mail o riunioni di riepilogo periodici.

10. Gibberish

Quando scrivi un'email, prenditi il ​​tuo tempo e scrivi chiaramente. Se l'email non è chiara, indovina cosa? Riceverai almeno una email da ciascun destinatario che chiede chiarimenti. Prenditi il ​​tempo per abbozzare, rilassare e correggere un'e-mail. Personalmente, redigo spesso le mie e-mail e le invio solo un'ora dopo. Trovo che quando sposto la recensione, è meglio identificare come migliorare la mia risposta. In effetti questo richiede disciplina, ma aiuterà a minimizzare le email di chiarimento dai tuoi destinatari e sarai molto più apprezzato dai tuoi pari (e dal tuo capo).

11. Lavorare senza struttura

Durante l'elaborazione di e-mail, elaborare con una struttura impostata. O rispondi alle e-mail dal più recente al più vecchio o dal più vecchio al più recente. Non saltare tra le email, perché così facendo, stai violando una regola precedente: non leggere, saltare, contrassegnare non letto. Mi piace rispondere alle e-mail più recenti prima. Mi aiuta a dare risposte veloci alle e-mail di ritorno e impressionare le persone che mi hanno inviato solo pochi minuti fa una mail ;-).

12. Risposte in scatola

Quanto spesso ti ritrovi a riscrivere email simili? Quando elabori le tue e-mail, tendi a imbatterti in e-mail che sai di aver scritto prima. Invece di scrivere e-mail più e più volte, quando si identifica un determinato modello di e-mail, basta copiarle / incollarle in un database di risposte e-mail ed elaborare quelle fastidiose 'stato lì fatto che le email' Più veloce. Pubblicità

13. Spam

Sono sicuro che gli straordinari ti hanno iscritto probabilmente ad almeno 50 siti che non segui più. Servizi come Unroll.me possono aiutarti a disiscriversi rapidamente dai servizi che intasano la tua casella di posta con newsletter non necessarie. Quando vedi lo spam, trascorri i pochi secondi per annullare l'iscrizione; anche se può essere doloroso, fare così ti impedirà di vedere centinaia di e-mail nel corso del prossimo anno.

14 Invia meno email!

Duh, se vuoi ricevere meno email, invia meno email. Fino alla prossima volta! :)