12 suggerimenti per una migliore scrittura aziendale

Il mondo degli affari di oggi è quasi interamente guidato dalle informazioni. Sia che tu gestisca una piccola impresa o occupi un piccolo angolo dell'organigramma in una massiccia multinazionale, è probabile che la maggior parte del tuo lavoro consista nel comunicare con gli altri, il più delle volte nella scrittura. Naturalmente c'è l'e-mail e la lettera commerciale tradizionale, ma la maggior parte degli uomini d'affari è anche chiamata a scrivere presentazioni, promemoria, proposte, requisiti aziendali, materiale di formazione, copia promozionale, proposte di sussidi e una vasta gamma di altri documenti.

Ecco il problema: la maggior parte degli uomini d'affari ha poca esperienza con la scrittura. Mentre quelli con laurea in economia probabilmente hanno fatto un po 'di scrittura a scuola, raramente sono stressati nei programmi di business, e imparare a scrivere bene non è certo la forza trainante del desiderio della maggior parte delle persone di frequentare la business school. Chi non ha un background universitario non avrebbe mai potuto essere spinto a scrivere, almeno dalla scuola pubblica.

Se sei una delle tante persone in affari per le quali la scrittura non è mai stata una delle maggiori preoccupazioni, dovresti saperlo la mancanza di capacità di scrittura è un handicap sempre più grande ogni anno che passa. Spendere un po 'di tempo per migliorare la tua scrittura può comportare un netto miglioramento della tua praticità e dei tuoi prospetti promozionali. Non c'è alcun sostituto per la pratica, ma qui ci sono alcuni suggerimenti per metterti sulla giusta strada. Pubblicità

1. Meno è di più.

Nella scrittura commerciale come in ogni altro tipo di scrittura, le questioni di concisione. Ironia della sorte, poiché le informazioni scritte diventano sempre più importanti per il buon funzionamento delle imprese, le persone sono sempre meno disposte a leggere. Sempre più spesso riviste e altri punti vendita che utilizzavano le funzionalità di 2000 parole riducono gli schizzi di 500 parole. Usa le parole con parsimonia, ritaglia la prosa florida ed evita frasi lunghe e tortuose. Come Zorro ha insegnato a suo figlio, “Entra, fai la tua Z ed esci!” - vai dritto al punto, dì quello che vuoi dire e finisci.

2. Evitare il gergo.

Tutti in affari odiano la scrittura aziendale, tutto questo “solutioneering del cielo blu” e quelli “sinergie strategiche” che alla fine non significa niente; “di brainstorming” e “opportunità di lavorare insieme” sono più significativi senza sembrare ridicoli. Mentre a volte il gergo è inevitabile, ad esempio in un documento di requisiti aziendali o in specifiche tecniche, prova a utilizzare un linguaggio più semplice. Anche per le persone che lavorano nello stesso settore, il gergo è spesso inefficiente - l'occhio scivola oltre senza percepire veramente il significato. C'è un motivo per cui il gergo viene spesso usato quando uno scrittore lo desidera non di 'qualcosa. Pubblicità

3. Scrivi una volta, controlla due volte.

Correggi subito dopo aver scritto, e poi di nuovo ore o, meglio ancora, giorni dopo. Niente è più imbarazzante di uno stupido errore di battitura in un documento altrimenti eccellente. Non è giusto - si verificano errori di battitura! - ma la gente ti giudica comunque per questi errori, e dura. Tranne che nell'emergenza diretta, concediti sempre del tempo per mettere da parte la tua scrittura e tornare più tardi. Il cervello è ingannevole e ignorerà gli errori che ha appena prodotto; un po 'di tempo lavorando su qualcos'altro ti darà il distacco di cui hai bisogno per cogliere quegli errori prima che qualcun altro li legga.

4. Scrivi una volta, controlla due volte.

Lo so, l'ho appena detto, ma intendo qualcos'altro qui. Oltre a catturare errori di battitura e altri errori, mettere un po 'di tempo tra la scrittura e la rilettura del tuo lavoro può aiutarti a cogliere errori di tono che altrimenti potrebbero sfuggire a te e causare problemi. Ad esempio, quando siamo arrabbiati o arrabbiati, spesso scriviamo cose che in realtà non vogliamo che qualcun altro legga. Assicurati che il tuo lavoro dica ciò che vuoi dire, come vuoi che lo dica, prima di farlo raggiungere al pubblico.

5. Presta particolare attenzione a nomi, titoli e sessi.

OK, c'è una cosa più imbarazzante di un refuso: chiamare Mr. Smith “Signora Smith” coerentemente in tutto un documento. Se non sei positivo riguardo all'ortografia del nome di qualcuno, del titolo di lavoro (e di cosa significa), o del loro genere, a) controlla con qualcuno che sa (come il loro assistente), o b) nel caso di genere , usa un linguaggio neutrale rispetto al genere. “Essi” e “loro” stanno rapidamente diventando dei pronomi singolari neutri rispetto al genere, nonostante quello che potrebbe dire il tuo insegnante di grammatica e la pigrizia grammatica nazista nella sala. Pubblicità

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6. Salva modelli.

Ogni volta che scrivi una lettera particolarmente buona, un messaggio di posta elettronica, un promemoria o un altro documento, se c'è la minima possibilità che tu possa scrivere un documento simile in futuro, salvalo come modello per uso futuro. Dal momento che correre attraverso la scrittura è una delle cause principali di errori di battitura e altri errori, risparmiare tempo utilizzando un documento pre-scritto può farti risparmiare l'imbarazzo di tali errori. Assicurati di rimuovere qualsiasi informazione specifica - nomi, società, ecc. - prima di riutilizzarla - non vuoi inviare una lettera a Mr. Sharif che è indirizzata a Mrs. O'Toole!

7. Sii professionale, non necessariamente formale.

C'è la tendenza a pensare che tutte le comunicazioni commerciali siano formali, il che non è necessario o anche molto produttivo. Il linguaggio formale va bene per i documenti legali e le domande di lavoro, ma come il gergo diventa spesso invisibile, oscurando piuttosto che rivelarne il significato. Allo stesso tempo, ricordalo informale non dovrebbe significare poco professionale - mantenere i commenti personali, le battute off-color e il pettegolezzo dalle comunicazioni commerciali. Ricorda che molte aziende (forse la tua) sono obbligate per legge a conservare copie di tutta la corrispondenza - non inviare email, posta o far circolare tutto ciò che non ti sentiresti a tuo agio dopo aver letto nel registro in un processo pubblico.

8. Ricorda i 5 W (e H)

Proprio come la storia di un giornalista, le tue comunicazioni dovrebbero rispondere a tutte le domande rilevanti per il tuo pubblico: chi? Che cosa? Quando? Dove? Perché? e come? Ad esempio, a chi è pertinente questo memo, cosa dovrebbero sapere, quando e dove si applica, perché è importante e come dovrebbero usare queste informazioni? Usa la formula 5W + H per cercare di anticipare tutte le domande che i tuoi lettori potrebbero chiedere. Pubblicità

9. Invito all'azione.

Il contenuto di documenti che sono semplicemente informativi raramente viene mantenuto molto bene. La maggior parte delle comunicazioni aziendali ha lo scopo di raggiungere alcuni scopi, quindi assicurati che includano un invito all'azione, qualcosa che il lettore dovrebbe fare fare. Ancora meglio, qualcosa che il lettore dovrebbe fare proprio adesso. Non lasciare che i tuoi lettori decidano cosa fare con qualsiasi informazione tu abbia fornito - la maggior parte non disturberà mai, e abbastanza di quelli che lo fanno si sbagliano che avrai un pasticcio sulle mani prima di troppo tempo.

10. Non dare troppe scelte.

Idealmente, non dare nulla. Se stai cercando di fissare un orario per una riunione, dai una sola volta e chiedigli di confermare o presentare un orario diverso. Al massimo, dai due opzioni e chiedigli di sceglierne una. Troppe scelte spesso portano alla paralisi decisionale, che generalmente non è l'effetto desiderato.

11. Cosa c'è in esso per i tuoi lettori?

Una pietra miliare della scrittura efficace sta descrivendo i vantaggi, non le caratteristiche. Perché dovrebbe interessare un lettore? Ad esempio, a nessuno importa che Windows 7 possa essere eseguito in modalità a 64 bit: ciò a cui tengono è che può gestire più memoria e quindi funzionare più velocemente del sistema operativo a 32 bit. 64-bit è una funzionalità; lasciare che il mio lavoro venga svolto più rapidamente è il vantaggio. I vantaggi coinvolgono i lettori, poiché sono naturalmente più interessati a scoprire come possono rendere la loro vita più facile o migliore.

12. Assumere un libero professionista.

Non un consiglio di scrittura di per sé, Lo so, ma comunque un buon consiglio. La scrittura non è probabilmente il tuo vestito forte - se è importante, assumere qualcuno per cui scrivere è il loro forte seme. Potresti pensare che i freelance siano solo per materiale di marketing, ma non è vero - un buon scrittore freelance può produrre promemoria, manuali di formazione, lettere interne, newsletter aziendali, post di blog, voci wiki e praticamente qualsiasi altro tipo di scrittura che puoi pensare di . A seconda delle esigenze, puoi coltivare il lavoro in base alle necessità o spostare un libero professionista in un cubicolo sul posto, oppure elaborare qualsiasi altra soluzione che si adatta meglio alle tue esigenze. Aspettatevi di pagare almeno $ 30 l'ora, e più probabilmente $ 50 - $ 125 l'ora, per una buona scrittura - chiunque addebiti meno non è molto buono, o non molto esperto di business. (Queste tariffe sono per gli scrittori nelle aree metropolitane degli Stati Uniti - le tariffe possono differire in altre parti del mondo.)

Una buona scrittura potrebbe richiedere un talento che pochi di noi hanno, ma efficace la scrittura è un'abilità apprendibile. Se il tuo business writing non è all'altezza, segui i suggerimenti sopra riportati e vedi se non puoi migliorarlo. Se scrivi fa passare il turno, che ne dici di lasciare un suggerimento o due nei commenti qui sotto?