12 ore per una migliore gestione del tempo

Lavoro. Bambini. Scuola. Gli sport. Secondo lavoro. Il lavoro del partner. Il prossimo grande romanzo americano. Il tuo cerchio di lavoro. Rimodellando il bagno per gli ospiti. Prendendo la tua auto per la sua messa a punto di 30.000 miglia. Un po 'e così via - sembra che abbiamo cose da fare in abbondanza. Quello di cui non sembriamo mai averne abbastanza è il tempo.

Penso che tutti sappiamo cosa noi dovrebbero fare, ma la prospettiva di sedersi e mettere tutto insieme, prendersi il tempo per creare un sistema che crediamo di lavorare per noi (e che ci fidiamo di noi stessi per fare lavoro) è scoraggiante. Inoltre, richiede molto tempo e il tempo è esattamente ciò che non abbiamo.

Siamo troppo occupati per gestire il nostro tempo!

Pubblicità

Ma, e se potessi farlo in 12 ore? Forse nemmeno in una volta sola - un paio d'ore al giorno nel corso di una settimana, forse, o anche una mezz'ora al giorno nel giro di poche settimane? Sembra molto più fattibile, vero? Come qualcosa che potresti riuscire a farti fare?

Ecco, quindi, la spina dorsale di un buon sistema che puoi implementare in 12 ore (o meno). Datti una settimana o tre per metterlo in funzione, e vedere se il tempo in cui investi ora non ti viene restituito più volte lungo la linea.

1. Imposta i tuoi calendari (4-6 ore)

Utilizza un calendario online come Google Calendar o 30 caselle per impostare promemoria per ogni evento immaginabile della tua vita, in particolare eventi ricorrenti come le date di pagamento delle bollette, le partite di calcio dei tuoi figli e i tuoi viaggi di shopping. Raccomando un calendario piuttosto che un servizio di promemoria come Sandy perché vorrai guardare i tuoi prossimi eventi una volta ogni tanto, e un calendario è un formato con cui tutti abbiamo familiarità.

Ti consiglio di metterli in un calendario diverso da il tuo calendario principale. Se ti piace l'idea di guardare tutto, ad esempio, in Outlook, la maggior parte dei calendari online offre un feed iCal a cui puoi iscriverti in Outlook. Chiamalo “promemoria” e aprilo come un secondo calendario. Se inserisci la lettera al tuo calendario principale, potresti scoprire che è troppo disordinata per essere di qualche utilità, specialmente nella visualizzazione del mese in cui la maggior parte dei calendari mostra solo i primi pochi elementi al giorno. Pubblicità

Metti tutti questi eventi nel tuo calendario:

• Data di scadenza della bolletta del gas
• Data di scadenza della bolletta elettrica
• Data di scadenza del mutuo / affitto
• Date di scadenza della bolletta telefonica (fisso e mobile)
• Data di scadenza della bolletta via cavo / satellite
• Date di scadenza del premio assicurativo
• Computer di backup (giornaliero, settimanale o mensile, a seconda dell'utilizzo e del livello di paranoia - automatizza questo se puoi)
• Raccolta rifiuti (imposta promemoria per la sera prima)
• Un giorno ogni tre mesi per i cambi di petrolio
• Un giorno ogni anno per le messe a punto automatiche
• Un giorno ogni tre anni per le principali messe a punto automatiche
• Un giorno ogni 6 mesi per gli appuntamenti dal dentista
• Un giorno ogni anno per medico, oculista
• Eventuali altri appuntamenti medici ricorrenti
• Un giorno molto mese per la ricarica delle prescrizioni (due solleciti - uno per chiamare in ricarica, uno per prelevare)
• Date di fatturazione di Netflix / Tivo / XM / altri servizi
• Scrivi la lista della spesa (un giorno prima del tuo normale giorno di acquisti)
• Il giorno in cui verrà il disinfestatore
• L'ora e il giorno di qualsiasi programma TV che guardi regolarmente
• L'ultimo giorno di gennaio (per verificare la documentazione fiscale)
• Uno o più giorni all'inizio dell'anno per fare le tue tasse e.o contatta il tuo preparatore fiscale
• 15 aprile (o qualunque giorno le tasse sono dovute nel tuo paese)
• Inizio e fine anno scolastico, inizio e fine delle vacanze scolastiche
• Compleanni, anniversari, Natale, San Valentino, altre feste importanti (set Due promemoria - uno nel giorno stesso per ricordarti di chiamare o fare qualche altra azione e una due settimane prima per comprare un regalo, se necessario, o pianificare una festa)
• Manutenzione mensile, trimestrale e annuale della casa (vedi checklist qui sotto)
• Qualsiasi altra data che richiede un'azione concreta in momenti specifici ogni settimana, mese o anno

Aggiungi anche queste date, senza promemoria:

• La data di fine per tutti i cicli di fatturazione sopra indicati
• Le date di pagamento per qualsiasi pagamento automatico (ed è una buona idea, mentre ci sei, impostare i pagamenti automatici per il maggior numero di fatture possibile)
• Date di deposito diretto
• Date di trasferimento bancario automatico
• Pagamento di dividendi azionari / date di reinvestimento
• Qualsiasi altra data è importante per voi sapere ma che non richiede alcuna azione immediata da parte vostra

Nel tuo calendario principale, quello che usi per tenere traccia del tuo programma giorno per giorno, pianifica blocchi di tempo per quanto segue:

• Fare la spesa (settimanale)
• Lavanderia (settimanale)
• Pasti in famiglia
• Fatturazione a pagamento (bimestrale - il primo e il terzo fine settimana del mese potrebbero essere buoni. Elenco nella sezione delle note tutte le fatture scadenti nel semestre dopo ogni giorno di pagamento delle fatture)
• Ogni riunione settimanale, bisettimanale o mensile
• Eventi sportivi per bambini (ad esempio partite di calcio settimanali ogni sabato dal 15 settembre al 15 dicembre)
• Attività di altri bambini (corsi d'arte, lezioni di piano, ogni 3 ° fine settimana a nonni, ecc.)
• Lavori di fine settimana / pulizia
• Tempo di pendolarismo
• Sessioni di ginnastica
• Golf / bicicletta / altri sport
• Revisione settimanale (pianifica 2 ore ogni volta che è meno probabile che venga interrotta): assicurati di utilizzare la tua recensione settimanale per aggiungere nuovi promemoria di cui potresti aver bisogno!
• Tempo di scrittura (se vuoi scrivere un'ora al giorno, programma un'ora al giorno - non dare per scontato che lo farai “trova” un'ora libera ogni giorno.)
• Altri hobby (come con la scrittura)
• Qualunque lezione stai prendendo
• Tempo di perdere tempo (io programma almeno un'ora al giorno per qualsiasi cosa mi colpisca)
• Ogni altro normale periodo di tempo sai che devi essere in un posto specifico o fare una cosa specifica. L'unica eccezione è il tuo normale lavoro 9-a-5, se ne hai uno: pianifica le attività che farai a il tuo lavoro, non il lavoro stesso.

Dovrai usare il tuo giudizio su quale di questi eventi programmati necessiti di promemoria e quali no. Ad esempio, non ho impostato promemoria per il tempo di pendolarismo, poiché è sufficiente per me essere in grado di guardare il mio calendario e vedere che tali orari sono bloccati. D'altra parte, ho dei promemoria 15 minuti prima di tutte le lezioni che insegno, quindi so quando ho bisogno di iniziare a dirigermi verso le mie aule quando sono al campus. Pubblicità

Leggi Successivo

10 segni premonitori di scarsa autostima e mancanza di fiducia

10 modi per uscire dalla tua zona di comfort e superare la paura

The Lifehack Show Episode 3: Why Validation è la chiave per le relazioni durature

2. Configura il sistema di password (2-3 ore)

Usa un programma come KeePass o un foglio di calcolo protetto da password o qualsiasi altro sistema ti senti più a tuo agio, ma usa uno - se hai molte password e nessun sistema, perderai un sacco di tempo provando ogni possibile password è in grado di ricordare o cercare freneticamente le e-mail, i file o i ritagli di carta sulla scrivania, ovunque sia stata registrata la password. In una o due sessioni, registra ogni login e password che hai. Assicurati di ottenere informazioni per tutti questi:

• Conti bancari (incluso PIN della carta di debito)
• Carte di credito
• Conti azionari
• E-mail
• servizio internet
• Servizi di pagamento online
• Servizio telefonico
• Utilità
• Iscrizioni al sito web (Yahoo, Google, YouTube, Facebook, LinkedIn, MySpace, flickr, WordPress.com, Digg, Reddit, Blogger, OpenID, ecc.)
• Informazioni sul login, FTP e sul pannello di amministrazione del tuo sito
• Qualsiasi MySQL o altri database utilizzati dal tuo sito
• Conti di lavoro
• Permesso di parcheggio
• DMV online / altri servizi governativi
• Applicazioni Web
• Chiavi di registrazione del software (non tecnicamente password, ma molti gestori di password includono sezioni per le chiavi di registrazione - utile se [quando] è necessario reinstallare Windows)
• Qualsiasi altro account a cui hai una password

3. Creare liste di controllo (2-3 ore)

Crea una nuova cartella sul tuo computer chiamata “Liste di controllo AAAAA” (o “@Checklists” per voi fan di David Allen), quindi ordina nella parte superiore della cartella Documenti. Crea una serie di checklist per attività ricorrenti e salvale nella cartella, in modo da poterle facilmente stampare quando ne hai bisogno. Alcune liste di controllo per pensare alla creazione includono:

• Lista della spesa (con tutto ciò che comprate abitualmente e spazio per le aggiunte: la mia lista è organizzata per corridoio nel negozio in cui acquistiamo, così posso spostarmi rapidamente da dietro in avanti con interruzioni minime)
• Manutenzione mensile della casa (ad esempio sostituzione dei filtri dell'aria, test dei rilevatori di fumo, ecc.)
• Trimestrale di manutenzione semestrale della casa (ad esempio, pulizia delle grondaie, sostituzione delle batterie del rilevatore di fumo, controllo degli estintori, ecc.)
• Preparazione auto invernale / estiva (ad esempio controllare il liquido di raffreddamento, sciacquare il radiatore, aggiungere catene / pneumatici da neve, ecc.)
• Imballaggio viaggio / vacanza
• Decorazione natalizia

4. Tieniti aggiornato con una recensione settimanale

Hai programmato una revisione settimanale nella parte 1 - assicurati di te conservare quell'appuntamento. Durante la revisione settimanale, impiega 10 minuti per impostare promemoria per eventuali eventi ricorrenti che potresti aver perso nella configurazione iniziale e per eventuali nuovi impegni presi. Controlla il tuo programma e assicurati di aver lasciato un tempo adeguato per le nuove attività di cui hai bisogno per occuparti della prossima settimana. Se necessario, sposta alcuni di quei blocchi di orario programmato. Controlla anche cosa sta succedendo che dovrai aggiungere al tuo programma, ad esempio, se il compleanno di tuo figlio è in arrivo, dovrai pianificare un periodo di tempo per ritirare un regalo e un altro blocco di tempo pianificare una festa, ecc.

Meglio, non perfetto

C'è molto spazio per migliorare, ovviamente. Questo è inteso come una spina dorsale di un sistema; scoprirai che altri modi per renderti più efficiente ti vengono in mente. La gestione delle password, ad esempio, è solo un tipo di sistema di riferimento che ti farà risparmiare tempo su base abbastanza regolare: probabilmente penserai agli altri che si adattano alla tua particolare situazione. A casa mia, tenere la posta ordinata e in qualche parvenza di ordine è un compito importante, così ho creato un centro di gestione della posta, con vassoi per il mio partner e la mia posta personale, un vassoio per le fatture e un vassoio per coupon e volantini (ci sono voluti circa 30 minuti, nel caso tu volessi aggiungerlo al tuo impegno di 12 ore). Potresti non avere problemi con la posta, ma potresti dover lavorare per tenere traccia delle riviste. Pubblicità

Avere una solida struttura sul posto ti aiuterà a confrontarti con l'altro, più piccolo “il tempo affonda” nella tua vita. Una volta che inizi a guardare il tuo tempo in a “grande immagine” vista, inizierai a vedere tutto ciò che cade al di fuori del tuo sistema esistente in un modo nuovo, e le soluzioni ti suggeriranno. Invece di preoccuparti, pianifica solo un'ora o due per occupartene - per progetti più grandi suddividili in tre o quattro sezioni di 2 ore.

Una volta che hai iniziato a prendere confidenza con il tuo programma, scoprirai che non solo sei più in cima ai tuoi programmi (anziché essere sopra di te!) Ma la tua mente sarà più a suo agio. Invece di preoccuparti di quello che sta succedendo, o anche di quello che dovresti fare adesso, dovrai solo controllare il tuo programma e conoscere. L'energia che usavi per preoccuparti e occasionalmente impazzire, puoi usare meglio per perseguire i tuoi sogni.

E tu? Quali attività di 1-2 ore consigli per aiutarti ad avere un po 'di tempo?