Perché gli strumenti di produttività complicati ti faranno rimanere bloccato

Ho avuto una ricaduta un paio di settimane fa. Dopo essermi sobrio con la sobrietà del porno di produttività, non potei più trattenermi. Quando vedo un aggiornamento di a “GTD” app o vedere qualcosa di nuovo online che sembra possa essere un “GTD” app, ho il prurito di provarlo. Cosa ci spinge a farlo?

Ho provato di tutto, dalla semplice carta, matita e un sistema di archiviazione della carta ai sistemi robusti e complicati come OmniFocus e persino Microsoft Project. Ho scoperto che più lo strumento tende a essere complicato, più finisco per modificarlo e entrare nel gioco “bella cosa da fare un sabato pomeriggio” tipo di mentalità di cui parla Dave Allen. Tutto sembra fantastico sul mio sistema quando sto tweaking, ma quando sono nel “calore della battaglia” lunedì mattina, come si leverà? Pubblicità

Ho trovato un paio di cose su questi strumenti di produttività negli ultimi 5 o 6 anni che voglio farti conoscere.

Gli strumenti di produttività succhiano quando ti usano

Il problema con gli strumenti di produttività super complicati è che tendono a funzionare solo quando li lavori. Se li lasci stendere per un certo periodo di tempo e hai impostato promemoria, scadenze e notifiche, arriverà il giorno in cui tutti i piccoli “si blocca e emette un segnale acustico” respingerà piuttosto che attirarti.

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Hai aperto uno strumento di produttività digitale e sei stato sopraffatto dalle attività che ti sono state assegnate? Non potevo credere a quanti compiti avevano scadenze che non importavano se fossero dovute? Se è così, allora sei stato utilizzato dal tuo strumento di produttività. Pubblicità

È una sensazione sporca. lo so.

La cosa peggiore è che se non si fa qualcosa di drastico, anche se drastico come cancellare tutti i compiti e i progetti dallo strumento, il tempo che si sta godendo dell'uso dello strumento di produttività si concluderà presto. Probabilmente finirai per risentirlo.

Se passi più tempo a organizzare che a fare

La ragione per cui i tuoi strumenti finiscono per usarti è che tendi probabilmente a dedicare più tempo all'organizzazione del tuo lavoro che a fare effettivamente il tuo lavoro. So che è il caso di me stesso. Pubblicità

Adoro OmniFocus. Probabilmente è una delle migliori app per la produttività in circolazione, ma con essa puoi davvero cadere nelle erbacce. E quando lo fai, ti ritrovi a prendere decisioni su come organizzare le attività in un altro “modo intuitivo” e cercando di capire quali contesti GTD si adattano meglio a voi come esseri umani.

Tutti questi strumenti ci dicono che sono fatti per fare cose fatte, ma non lasciatevi ingannare dalla loro robustezza. Se sei un “riparatore” o qualcuno a cui piace organizzare le cose nel modo giusto “benne”, strumenti complessi saranno la kryptonite della tua produttività.

Strumenti completamente semplici non sono la risposta

Se pensi che la carta e la matita siano la risposta, ripensaci. Mentre i benefici della carta sono molti (e ne abbiamo sicuramente parlato molto qui su Lifehack) mancano cose importanti come l'ordinamento, la riorganizzazione, il filtraggio e l'allerta. Pubblicità

Piuttosto che gettare il bambino con l'acqua sporca, prova a trovare uno strumento che non ti intralci e utilizzalo pur continuando a sostenere grandi quantità di compiti, priorità e scadenze.

Come sbloccare

Il modo più semplice e diretto per liberarsi dalla furia di complicati strumenti di produttività è ricominciare da capo. Giusto. Ricominciare.

Se si dispone di uno strumento di produttività decente, sarà possibile esportare o salvare facilmente i dati correnti e iniziare con una lavagna pulita. Questo è l'unico modo in cui ho trovato di prendere il controllo di un sistema complicato che è diventato stagnante e di mettermi in equilibrio e di fare di nuovo le cose giuste.

Quando stai configurando il tuo sistema, assicurati di non essere troppo preciso sulle convenzioni di denominazione, sui tag, ecc. Inoltre, cerca davvero di non impostare “date di scadenza false” per i tuoi progetti. Dopodiché, invece di pensare ai 20 modi in cui il tuo strumento di produttività potrebbe essere migliore, inizia a lavorare e a controllare gli articoli dai tuoi elenchi.

Ricorda, i tuoi strumenti di produttività sono buoni come li tieni. Se sono una discarica e non sono attuali, la tua produttività ne risentirà.