Aggiorna il tuo calendario GTD e tieniti aggiornato sui tempi

Mentre amo Getting Things Done (GTD) come uno dei migliori sistemi di gestione del tempo in giro, molti dei suoi utenti fanno fatica ad attuare le sue raccomandazioni.

La ragione? GTD è stato sviluppato negli anni '90 in un momento in cui i volumi di posta elettronica erano bassi, l'accesso alla posta elettronica mobile era limitato, non esisteva il tweeting e 2 persone non erano obbligate a svolgere il lavoro di 8. È stato inventato per un tempo più semplice, e ha insegnato agli utenti a creare elenchi di attività contrassegnate da “contesti,” che erano per lo più determinati da una combinazione della propria posizione fisica e della vicinanza con gli strumenti richiesti.

Le cose sono sicuramente cambiate e oggi alcuni di coloro che sono ispirati alle regole di GTD stanno adottando un nuovo approccio per stare al passo con la vita nel 2011.

In primo luogo, secondo Sven Fechner, stanno abbandonando la vecchia idea che il lavoro sia definito dalla posizione. Tag come @Blackberry o @iPad ovviamente hanno poco significato a causa della mobilità di questi dispositivi, @Computer sembra un ricordo singolare dei giorni in cui l'e-mail è stata ricevuta solo sulla scrivania e con l'avvento del cloud computing e della tecnologia mobile, @Home è diventato l'equivalente funzionale di @Work. Pubblicità

Oggi gli utenti di GTD hanno diversi problemi: stanno lottando (come tutti gli altri) per stare al passo con la quantità crescente di cose che vogliono fare nel limitato tempo a disposizione. Fortunatamente, esiste una soluzione inerente ai principi di GTD, ma può essere compresa solo osservando il modo in cui i GTD'ers rigorosi gestiscono i loro compiti.

All'inizio di qualsiasi attività, un utente di tagging contestuale GTD segue questo processo:
1. Determina il mio contesto attuale, ad es. @Computer
2. Analizza l'elenco di elementi che sono contrassegnati con quel particolare contesto
3. Decidi quale compito agire per primo
4. Al termine dell'attività, tornare al passaggio 1

Spesso, un utente GTD deve anche condurre a “Recensione settimanale” di tutti i loro compiti per assicurarsi che siano opportunamente taggati.

È una sequenza facile da capire e implementare, e la chiave per farlo funzionare è avere ogni singola attività taggata con il contesto giusto. Questo approccio ha funzionato bene per molti, ma c'è un numero crescente che si lamenta della loro incapacità e riluttanza a condurre un'efficace analisi settimanale.

Quello che è successo è semplice da spiegare. Poiché il numero di attività, messaggi, canali di comunicazione e dispositivi mobili è aumentato, il processo di scansione di ogni elemento su ciascuna lista è diventato travolgente. Ci sta mettendo troppo tempo, si lamentano: un lavoro noioso che non vale lo sforzo. Pubblicità

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Qualcos'altro ha anche aggiunto alla sensazione di essere appesantito.

Tutti i knowledge worker effettivi si impegnano in qualche forma di pianificazione temporale attiva in alcuni momenti critici della settimana: prima di iniziare il lavoro ogni mattina, la domenica sera prima dell'inizio della settimana, appena prima di accettare un nuovo incarico e quando una qualche tipo si verifica. In questi momenti scansionano rapidamente i loro calendari mentali e iniziano a spostare gli oggetti nelle loro teste per assicurarsi che possano completare i compiti più importanti prima che siano dovuti.

Questo atto di giocoleria è particolarmente essenziale per attività complesse, come il pagamento delle tasse entro il 15 aprile. La maggior parte delle persone non pensa solo al grande giorno in sé, ma si concentra anche sul ritagliarsi del tempo per completare il lavoro preparatorio alcune settimane e persino mesi prima della scadenza, al fine di prevenire un panico dell'ultimo minuto.

Come puoi immaginare, i professionisti più organizzati non svolgono questi compiti da soli. Utilizzano strumenti di pianificazione come calendari cartacei, tablet, laptop, smartphone e servizi Web per aiutarli a manipolare scadenze, durate e risultati finali in un programma esplicito, adottando inconsapevolmente alcune delle best practice consolidate nella gestione dei progetti.

Curiosamente tuttavia, GTD scoraggia notoriamente i suoi utenti dal trasferire questi programmi mentali fuori dalle loro menti. Gli utenti più rigorosi utilizzano questi strumenti di pianificazione solo per tenere traccia degli appuntamenti che non possono essere spostati, come ad esempio la data di scadenza del 15 aprile non negoziabile. Qualsiasi e tutte le attività che possono svolgersi in date flessibili prima di allora, non appartengono a un calendario. Non avrebbero, ad esempio, messo da parte il tempo nei loro programmi per trovare le bollette, acquistare software, consultare i registri precedenti e consultare le tabelle delle imposte. Pubblicità

Non sono sicuro se questo è ciò che l'autore di GTD intendeva, ma l'effetto sugli utenti di GTD nel suo insieme è che girano con calendari quasi vuoti, ma programmi mentali molto complessi. Ancora una volta, questo non è stato un problema quando GTD è stato sviluppato negli anni '90. Tuttavia, nel mondo del lavoro di oggi, cercare di mantenere nella propria mente calendari complessi e in continua evoluzione ha portato a sentimenti di oppressione e onerosità, dal momento che gli utenti sono costretti a costruire, ricordare e richiamare pianificazioni mentali che si estendono per diversi mesi.

Circa 5 anni fa, ho anche pensato che il mio calendario elettronico fosse il problema e ho provato a seguire l'approccio GTD alla pianificazione delle attività. Quando molti dei miei impegni iniziarono a cadere attraverso le fessure, non capivo perché, ma ora lo faccio - è troppo difficile mantenere un calendario mentale nel mondo di oggi di compiti sempre crescenti.

La risposta, per fortuna, non è abbandonare la GTD, ma piuttosto modificarla.

The Tweak

Lo scopo alla base del tagging delle attività con un contesto è quello di fornire un filtro che offra all'utente una gamma di attività piccola e maneggevole tra cui scegliere. Ora che abbiamo più richieste per il nostro tempo, abbiamo bisogno di filtri diversi da quelli descritti nel libro.

Oggi, il vincolo di risorse chiave è il tempo e ci sono già alcuni utenti che utilizzano tag temporali per aiutarli a fare questo filtraggio. Ad esempio, immagina di essere nel bel mezzo di una riunione tesa alle 9:30 e ricevi un messaggio dalla tua tata: “Prendi il latte mentre torni a casa dal lavoro.” Pubblicità

Quello che era “@GroceryStore - Pick Up Milk” ora diventa “@ Sera - Pick Up Milk” o anche “@ 18:00 - Pick up Milk.”

In questo esempio, la più grande sfida per i professionisti del lavoro non è ricordare cosa fare una volta arrivati ​​al supermercato. Invece, sta nel ricordare di fare la deviazione per il negozio alle 18:00 dopo una giornata di riunioni difficili. Coloro che hanno maggiori probabilità di “ricorda” non usare di fatto la memoria. Utilizzano strumenti come i calendari degli smartphone per assicurarsi che non vi siano conflitti, prima di posizionare l'articolo nello slot di 6pm insieme a un notificatore come un cicalino, un bip o una vibrazione.

Anche se questa soluzione sembra abbastanza semplice, il fatto è che i calendari elettronici non sono stati creati per questo scopo e devono essere personalizzati per soddisfare le esigenze di ciascun utente. Se decidi di fare questo aggiornamento, è una buona idea continuare a sperimentare per vedere se la vita migliora, chiedendo quanto segue:
Domanda 1 - Sto meglio gestendo le mie attività in uno strumento piuttosto che nella mia memoria?
Domanda 2 - Sto usando lo strumento in un modo che aumenta le probabilità di raccogliere il latte?
Domanda 3 - Sono in grado di ridurre la revisione settimanale eseguendo la scansione delle attività pianificate per il prossimo futuro?

Queste non dovrebbero essere domande astratte - dovrebbero essere risolte mentre provate con l'aggiornamento per vedere se sono necessari ulteriori cambiamenti o anche un rollback.

Il fatto è che non esiste più una soluzione valida per tutti, una soluzione permanente per gestire i nostri impegni e dobbiamo continuare a cercare di trovare nuovi modi per migliorare. L'aggiornamento dei nostri sistemi e il modo in cui utilizziamo le raccomandazioni di GTD possono essere divertenti quando scopriamo nuovi modi per essere produttivi, ma dobbiamo essere disposti a cambiare con i tempi.