L'arte perduta di inviare e-mail in che modo l'invio di e-mail può renderci nuovamente più produttivi ed efficienti

Sei una di quelle persone che vedono la posta elettronica come un fastidio e non uno strumento di produttività? Vedi la posta elettronica come una barriera per fare le cose? Allora non sei di certo solo. Milioni di persone sono cresciute fino a odiare la posta elettronica perché si accumula in un flusso infinito di messaggi, segnali acustici e avvisi. Vedo così tante persone con la bolla di avviso sulla loro app di posta elettronica che mostra quattro cifre. Queste persone hanno semplicemente rinunciato alle e-mail e rispondono solo alle e-mail che ricevono dal loro capo o dai clienti più importanti. Invece si rivolgono ad altri strumenti di comunicazione come Slack e Twist e scoprendo rapidamente che piuttosto che risolvere i loro problemi, queste app esasperano solo il

Perché le persone smettono di usare l'e-mail

Il problema per la maggior parte delle persone è che non hanno imparato come gestire la posta elettronica, o se sanno come gestire la posta elettronica, non praticano tali metodi di gestione su base giornaliera. E come qualsiasi altra cosa, se non la gestisci, presto scenderà in un disordine ingestibile. Pubblicità

Tuttavia, le email non dovrebbero mai essere viste in questo modo. L'e-mail è semplicemente la migliore tecnologia di comunicazione creata negli ultimi quarant'anni. Ci permette di comunicare senza sforzo con le persone dall'altra parte del mondo, è in tempo reale e ci ha permesso di essere in grado di lavorare da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. L'email è probabilmente il miglior strumento di produttività che ci sia.

Come utilizzare le email per diventare nuovamente produttivi

Quindi, nello spirito di riportare la posta elettronica nella tua vita come uno strumento fondamentale per la produttività che ti piace usare, ecco cinque suggerimenti per far funzionare la posta elettronica per te. Pubblicità

1. Tratta la tua casella di posta come punto di raccolta

La tua casella di posta non è una scatola di archiviazione. La tua casella di posta è un luogo in cui vengono raccolte e inviate nuove email. Nei giorni precedenti all'e-mail, quando ricevevamo la posta, non guardavamo solo la busta, decidevamo che non era importante e roba nella cassetta delle lettere. L'abbiamo spostato da qualche parte. La nostra scrivania, il cestino della spazzatura o la mensola del camino da trattare in seguito. Se avessi riposto la posta nella tua casella di posta, il postino avrebbe pensato che fosse piuttosto strano. Quindi non farlo con la posta elettronica. Quando arriva un'e-mail, decidi cosa deve essere fatto con esso e spostalo nella sua posizione appropriata. Col tempo, migliorerai nel prendere queste decisioni e presto troverai che occuparti di e-mail è un gioco da ragazzi.

2. Configura alcune cartelle di base

Le e-mail che riceviamo ogni giorno rientrano in alcune categorie molto chiare. Ci sono e-mail che richiedono di fare qualcosa, e-mail contenenti informazioni, che non richiedono alcuna azione da parte tua eccetto che leggerle a volte e aggiornare le e-mail che contengono informazioni di cui hai bisogno di sapere ma che non richiedono alcuna azione da parte tua. Quindi, le uniche cartelle che ti servono sono: “Azione oggi”, “Riferimento” e “Archivio”. Questo è tutto. Solo tre cartelle e avrai un posto dove mettere tutte le tue e-mail e tenere pulita la tua casella di posta. Pubblicità

3. Elaborali invece di controllare

I problemi con le caselle di posta elettronica vengono attivati ​​quando si "controlla" la posta elettronica e non la si elabora. Il controllo della posta elettronica è dove la maggior parte dei problemi si accumula. Se guardi un'e-mail nella tua casella di posta e non fai nulla, allora i tuoi problemi di posta elettronica aumenteranno rapidamente. Invece, quando entri nella tua casella di posta, prendi una decisione su ogni e-mail su cosa sia e poi spostalo nella cartella giusta. Se devi fare qualcosa con questo, fallo subito e archivia l'e-mail o se non hai tempo, spostalo nella cartella Azione oggi. Ci vuole solo un secondo o due per spostare un'e-mail, quindi prendi l'abitudine in questo momento. Controllare l'e-mail significa che stai guardando un'e-mail e non prendere decisioni su tale e-mail. È una tale perdita di tempo. Guarda l'e-mail una volta, prendi una decisione su cosa è necessario fare con l'e-mail per rimuoverlo dalla tua casella di posta e farlo.

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4. Configurare un account e-mail separato per gli acquisti e le promozioni online

Parte del motivo per cui riceviamo così tante e-mail è felice di dare il nostro indirizzo e-mail a chiunque lo chieda. Non ti darei l'indirizzo di casa privato a nessun estraneo che lo richieda, quindi perché così tante persone danno i loro indirizzi email così prontamente? Invece, configura un account webmail con Gmail, Outlook o altre società e utilizzalo per i tuoi acquisti online, abbonamenti e altre cose che richiedono un indirizzo email. Pubblicità

Non inserire questo indirizzo email nella tua app di posta elettronica. Ho un indirizzo email che accedo solo attraverso il web. Non è collegato all'app di posta elettronica del mio telefono, né è collegato all'app di posta elettronica del mio computer. Se voglio vedere cosa c'è lì, accedo via web e lo controllo. L'unica volta che lo controllo veramente è quando aspetto una consegna e una volta alla settimana per leggere le newsletter a cui mi iscrivo. Per molte persone, questo singolo trucco rimuoverà ogni giorno il 50% dell'email che arriva nelle loro caselle di posta.

5. Scrivi per il lettore, non te stesso

Una ragione per cui molte persone controllano costantemente le e-mail è che stanno aspettando una risposta a una e-mail. Se si desidera una risposta rapida, è necessario consentire al destinatario di rispondere con le informazioni corrette. La struttura per ottenere informazioni rapidamente è “cosa e perché”. Quando scrivi la tua email inizia con quello che vuoi - “Ciao Nicola, potresti inviarmi una copia dei dati di vendita dell'ultimo trimestre?” - e, se necessario, nel paragrafo successivo, spiegate perché - “dobbiamo finalizzare i conti di Q3 prima della fine del mese ... ” - Ciò che fa è consentire al ricevitore di vedere esattamente quello che vuoi dalla schermata di notifica e prendere rapidamente una decisione sulla risposta a te. Se inizi la tua e-mail con un preambolo su quanto è stato utile un fine settimana e quando speri di vedere il destinatario, la tua e-mail si troverà in fondo all'elenco di priorità del destinatario. Ricorda: cosa vuoi? E perché lo vuoi?

Adottando questi cinque semplici consigli, la tua relazione con la posta elettronica cambierà per sempre. Smetterai velocemente di odiare la posta elettronica e la tua storia d'amore sboccerà di nuovo. L'email diventerà una fonte di produttività ed energia. Saprai cosa devi fare e non perderai mai più un'email importante.

L'email non è il problema, è il modo in cui gestiamo l'email che è il problema. Con pochi semplici passaggi per organizzare la nostra posta elettronica, possiamo concentrarci meno sulla creazione di una montagna e-mail e altro sulle gioie e le meraviglie dell'email.