L'esperienza deve essere finita per godersi i frutti dello sforzo

Le riunioni sono una necessità per promuovere una buona comunicazione in qualsiasi attività commerciale. Le riunioni ben gestite, mirate e organizzate offrono l'opportunità di assicurare che tutti i partecipanti siano impegnati in uno sforzo cooperativo. D'altra parte - incontri disorganizzati con obiettivi ben definiti inibiscono la comunicazione positiva e inducono i partecipanti a chiedersi se gli organizzatori dell'incontro sanno davvero cosa stanno facendo. Probabilmente tutti abbiamo provato quella sensazione! Esaminiamo alcuni elementi essenziali per un incontro ben organizzato che promuoverà una comunicazione positiva e assicurerà che i partecipanti se ne vadano con rinnovato entusiasmo e determinazione. La maggior parte delle persone conosce bene i primi tre elementi, anche se troppo spesso ignorati. Tuttavia, anche l'incontro più efficiente spesso è inefficace perché è terminato senza finalizzare l'esperienza.

1. Identificare l'obiettivo dell'incontro. È fondamentale identificare quali informazioni vengono condivise o quali decisioni saranno prese. È anche importante riflettere su quale conoscenza i partecipanti avranno acquisito dopo che se ne saranno andati. La comunicazione deve iniziare prima della riunione.

2. Stabilire un ordine del giorno. Imposta l'ora. È altrettanto importante impostare un orario di fine poiché è l'ora di inizio. Altrimenti l'incontro si trasforma in una sessione che perde il suo 'scopo. Identificare il leader e i partecipanti e tutti dovrebbero sapere cosa dovrebbero portare alla riunione. Gli sforzi di comunicazione che non sono ben pianificati in anticipo ostacoleranno solo la comunicazione che ha luogo durante l'incontro. Pubblicità

3. Mantenere il focus dell'incontro. Non è raro che le riunioni siano lunghe e tortuose perché ai partecipanti è permesso iniettare informazioni o opinioni che non sono salienti rispetto all'obiettivo della comunicazione identificato per questo particolare incontro. Un leader forte e determinato è necessario per il risultato della comunicazione più efficace. Pubblicità

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4. Completa l'esperienza! Riassumere i risultati della riunione prima della partenza dei partecipanti. Spetta al leader completare questo passaggio fondamentale per una comunicazione di successo. Evidenzia le informazioni che sono state condivise. Ringrazia i partecipanti per i loro sforzi e sottolinea ciò che i partecipanti devono fare ora con queste informazioni. Ripeti chiaramente quali decisioni sono state prese. Questo non è un rifacimento dell'incontro, ma l'identificazione di nuove responsabilità o scadenze che potrebbero essere state imposte. Poni domande specifiche per stabilire che tutti i partecipanti comprendono i loro obiettivi specifici e i tempi necessari per il completamento o la conformità. Fai notare quale può essere il coordinamento tra individui o reparti. Se sono state prese decisioni importanti, impostare il tempo per la riunione successiva e chiarire cosa si prevede di realizzare nel periodo intermedio. Chiarire tutte le domande che sono state sollevate. Pubblicità