Prendi una vacanza dalla tua email!

Considerando quanto sia utile - rivoluzionaria, anche - l'e-mail è come uno strumento di comunicazione, può anche essere un'incredibile perdita di produttività. Se sei come me, hai a disposizione listserv, newsletter, avvisi di Google, aggiornamenti di Facebook, commenti sui blog, annunci pubblicitari, backup automatici, promemoria e tutta la roba di altri elementi che si riversano nella tua casella di posta per tutto il tempo, oltre alle e-mail da persone reali che cercano effettivamente di comunicare con te.

Ovviamente sai minimizzare questi input, limitare gli aggiornamenti solo a quelli di cui hai più bisogno, valutare ogni newsletter per assicurarti che fornisca veramente valore (sia in informazione che per intrattenimento), per iscriverti solo ai listserv che offrono di più utilizzare, per annullare l'iscrizione dagli annunci ogni qualvolta sia possibile e così via. E naturalmente sai come impostare i filtri per deviare le cose essenziali ma non urgenti in un “leggere più tardi” cartella o il suo equivalente. Pubblicità

Ma arriva ancora. E mentre sei nei meandri della tua mente, probabilmente sai che dovresti solo controllare la tua posta elettronica a orari prestabiliti per tutto il giorno, sembra che ci sia sempre qualcosa vale la pena di verificare tra questi tempi così-ragionevoli - una risposta a una email personale inviata la sera prima, un'informazione importante che non puoi avanzare su qualche progetto importante senza, una discussione in cui sei profondamente coinvolto, o qualsiasi altra cosa.

E così, il tempo scivola via. Controlli quel pezzo di qualcosa di importante, e non è lì, ma c'è un'altra email importante che attira la tua attenzione. E quando avrai a che fare con quello, ancora un altro. Poi passa quello che stai cercando, e che ha bisogno di essere gestito, e poi una e-mail inaspettatamente urgente, e poi e poi e poi ...

E prima che tu lo sai, sono passate ore. Pubblicità

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A meno che tu non abbia una disciplina dell'acciaio e un cuore di pietra, può essere difficile, se non impossibile, liberarsi dal ciclo di email abbastanza a lungo da ottenere un lavoro serio. Non sono diverso - so che mi sono divertito per giorni interi a occuparmi dell'email che è arrivata mentre aspettavo qualcosa di cruciale. E anche se sei in grado di ottenere qualche ora di distanza, può essere difficile distogliere la mente da quel messaggio anticipato, specialmente se ti stai aspettando cattive notizie o le informazioni cruciali necessarie per sfondare in un progetto significativo.

Prendiamo l'intero giorno libero!

Vorrei poter essere più simile a Tim Ferriss. Attraverso un intelligente sistema di automazione, il rinvio delle attività di routine ai dipendenti e - diciamocelo - Ferriss è in grado di limitare il controllo delle e-mail a una volta alla settimana o meno. Ahimè, non ho dei subalterni per delegare la mia email a - e non sono sicuro che mi sentirei a mio agio a farlo anche se lo facessi. E io decisamente non ho il coraggio di impostare un autorisponditore dicendo a tutti quelli che mi inviano che riceverò la loro e-mail qualche volta nei prossimi 10 giorni! Mentre per Ferriss il suo sistema riguarda insegnare agli altri a rispettare il suo tempo, non posso fare a meno di sentire che lo è irrispettoso della persona che ha inviato un messaggio di posta elettronica per supporre che la loro comunicazione non è abbastanza importante da guardare immediatamente.

Ma chi lo sa? Funziona per Ferriss, e se prestassi davvero attenzione a cose del genere, probabilmente troverei che niente di ciò che io abbia mai richiede una risposta immediata, o anche un “entro-the-week” risposta. Il Signore sa che il mio backup di e-mail mi ha impedito di rispondere per più tempo, anche per le email che sono probabilmente piuttosto importanti. Pubblicità

Eppure, questo è un grande salto, e non tutti hanno il gusto di Ferriss per fare enormi salti. Invece, vorrei fare una proposta più modesta: fare un giorno ogni settimana una giornata senza email. Un bel po 'di imprese hanno adottato “venerdì senza email” come una politica negli ultimi anni, a vari gradi di successo.

Il concetto è abbastanza semplice: per un giorno della settimana, semplicemente non apri il tuo programma di posta elettronica (o webmail). Disattiva le notifiche sul tuo telefono Blackberry o Droid, esci dal tuo notificatore Gmail: fai tutto ciò che devi fare per evitare le email per quel giorno.

Il concetto è semplice, ma l'esecuzione potrebbe essere un po 'complicata! Ecco alcuni punti aggiuntivi per renderlo più semplice: la pubblicità

• Per evitare qualsiasi “ansia da anticipazione”, prova a non inviare email che richiedono risposta il pomeriggio o la sera prima.
• Tieni un “to-e-mail” elenca a portata di mano tutto il giorno per annotare i promemoria delle e-mail che dovrai inviare il giorno successivo.
• Il venerdì sembra un giorno naturale, poiché è quando il flusso di lavoro (e la posta elettronica correlata al lavoro) si assottiglia, ma penso che un giorno di metà settimana probabilmente avrà un maggiore profitto. L'abbandono naturale del venerdì potrebbe compromettere qualsiasi guadagno derivante dall'andare via e-mail!
• Configura un risponditore automatico per quel giorno, incluso un numero di telefono o un altro modo per contattarti nel caso si presentasse qualcosa di urgente. Non c'è bisogno di diventare complessi: “Attualmente sono impegnato in altri lavori e non sarò in grado di rispondere alla tua email oggi. Se devi assolutamente parlare con me, chiama il numero (888) 555-5555.” (Ci sono un paio di buoni esempi su questo post di Tim Ferriss.)
• Se non sei sicuro di poterti gestire un'intera giornata senza email, consenti a te stesso di controllare l'email solo alla fine della giornata, ad esempio dopo le 16:00. NON controlla la mattina - è così che ti prendono! Presta attenzione, però, durante il controllo posticipato della tua e-mail in giornata - potresti notare che non ricevi mai nulla che non può aspettare fino alla mattina successiva del lunedì successivo.

Proviamo tutti questo per un mese circa e vediamo se non siamo più produttivi. Se hai qualche consiglio su come fare questo lavoro, faccelo sapere nei commenti!