Scopri come è possibile ridurre al minimo le distrazioni e massimizzare l'efficienza

  • Matthew Goodman
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Se massimizzi l'efficienza, fornirai più valore a te stesso e agli altri. Incontrerai gli obiettivi più velocemente e in modo più coerente. Vivrai una vita più piena, sia che ciò significhi aumentare la tua ricchezza, il tempo libero o il tempo con la famiglia. Fortunatamente, puoi massimizzare la tua efficienza, o “entrare nella zona,” seguendo tre semplici regole: stabilire un ambiente favorevole, perseguire la concentrazione intenzionale ed eliminare le inevitabili distrazioni. Queste azioni chiave indirizzano l'attenzione sul compito da svolgere e riducono l'attenzione sulle distrazioni.

Insegno e faccio conferenze in un'università importante, scrivo articoli accademici e programmi per computer e prendo il dottorato. classi di livello. Questo è solo il mio “lavoro del giorno.” Di notte, mi piace passare il tempo con mia moglie e le nostre famiglie, leggere, scrivere per il mio blog e partecipare alle attività all'aperto. Proprio come te, ho grandi sogni e devo lavorare in modo efficiente per raggiungere i miei obiettivi. Ma non ho la forza di volontà per lavorare senza sosta giorni lunghi e sconvolgenti. Forse nemmeno tu. Se voglio raggiungere i miei obiettivi, devo lavorare in modo efficiente.

Non l'ho sempre capito, è in realtà una nuova intuizione per me. In passato, credevo alle sciocchezze “mettendo le ore.” Il consiglio standard è simile a questo: “Scrivi tutto ciò che devi fare e poi fallo!” Questo non è di grande aiuto perché non posso farlo. Sono troppo facilmente distratto.

Ho capito che le liste di cose da fare, mentre hanno il loro posto, non sono la chiave per una produzione efficiente. Invece, avevo semplicemente bisogno di annientare il nemico della produttività: le distrazioni. Sapevo che se avessi eliminato le distrazioni, avrei raggiunto i miei obiettivi e avrei avuto più tempo per perseguire altri interessi. Pubblicità

Da questa intuizione, ho ridotto l'idea di distrazioni annichilanti a tre semplici chiavi. Se fai queste cose, allora massimizzerai l'efficienza.

Stabilire un ambiente che conduca alla produttività

In primo luogo, è necessario stabilire un ambiente che favorisca la produttività rimuovendo potenziali distrazioni. Ciò significa che la tua scrivania non deve avere nulla, tranne ciò di cui hai bisogno, compresi i cassetti della scrivania e il desktop del computer. Qualsiasi elemento non necessario nell'area di lavoro ti rende meno efficiente. Può ostacolare fisicamente, mentalmente ed emotivamente la tua produttività. Devi spostare il libro che non è necessario per fare spazio per un documento necessario. Il foglio di lavoro incompleto sul desktop del tuo computer distrae la tua attenzione e hai bisogno di pochi secondi per ristabilire il tuo slancio. Il tuo disordinato cassetto della scrivania ti rende più difficile trovare quello che ti serve e aggiunge più stress alla tua mattina.

Decluttering your workspace è semplice. Basta prendere tutto dentro, sopra e intorno alla scrivania, metterlo in una pila enorme e rimettere solo le cose necessarie per le attività quotidiane. Buttare via tutto il resto o conservarlo altrove. È così semplice.

Applicazione: La mia scrivania ha un computer, una lampada e qualsiasi cosa stia lavorando in quel momento. Questo è tutto. Mantengo anche il desktop del mio computer libero. Non ho icone permanenti sul mio desktop. Quando inizio a lavorare su un particolare progetto, creo icone di collegamento ai file importanti e li aggiungo al desktop. Quando ho finito, li cancello. Il mio cassetto della scrivania contiene solo i materiali di consumo di cui ho bisogno in una normale giornata di lavoro (penna, evidenziatore, etichettatrice, graffatrice, graffette, fermagli a coccodrillo e elastici). Tengo un blocco note e “collezione” cesto su una mensola sotto la scrivania e fuori dalla vista. Il cestino dei rifiuti si trova accanto alla mia scrivania. Pubblicità

Rimuovi il disordine dal tuo spazio di lavoro. Questo ti libera la mente, permettendoti di essere più creativo e produttivo eliminando molte potenziali distrazioni prima ancora che inizi il tuo lavoro.

Raggiungere un focus intenzionale

La messa a fuoco raramente appare inaspettatamente. Invece, è intenzionale. È possibile raggiungere la concentrazione attraverso uno sforzo volontario, ma solo per un tempo limitato. Fortunatamente, il “tempo limitato” è abbastanza.

La legge di Parkinson ce lo dice “il lavoro si espande per riempire il tempo disponibile per il suo completamento.” Questa legge è una conseguenza delle distrazioni, che continuamente rubano valore alle nostre vite. Quello che avrebbe potuto essere due ore a scrivere un post sul blog e due ore a giocare a Frisbee con mia moglie si trasforma in quattro ore di blog. Devi contrastare intenzionalmente questa tendenza.

Contrariamente ad alcuni che raccomandano scadenze rigorose per il lavoro (cioè smetterò di lavorare su questo progetto alle 3:00), raccomando di lavorare su progetti per tutto il tempo che vorrete, ma lavorando intensamente. Questo ti dà la necessaria flessibilità per esprimere giudizi intuitivi sul tuo tempo mentre il lavoro procede ma elimina il trascinamento dei piedi. Lavorare in brevi scoppi intensi e fare pause frequenti, noto come “pulsare,” consente di lavorare in modo efficiente mantenendo l'energia mentale. Devi sconfiggere la legge di Parkinson non attraverso scadenze rigorose, ma lavorando intensamente o per niente. Impegnati a lavorare intensamente per un periodo di tempo gestibile, fai una breve pausa e poi ricomincia da capo. Pubblicità

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Applicazione: Io uso la tecnica Pomodora, lavorando 25 minuti, prendendo una pausa di cinque minuti, e poi ripetendo. Durante la mia breve pausa, potrei bere un po 'd'acqua, controllare la posta elettronica o il feed di Twitter, oppure uscire. Ho solo cinque minuti, quindi non mi preoccupo che queste attività sfuggano di mano. Queste interruzioni sono rinfrescanti e mi consentono di iniziare un'altra sessione di 25 minuti con un rinnovato focus. Uso Tomate Timer per Ubuntu per gestire le mie sessioni; Il timer CherryTomato è disponibile per Windows e Mac. Ma non importa quale software utilizzi, basta trovare un sistema che funzioni per te.

Durante il lavoro, assicurati di massimizzare la concentrazione lavorando in sessioni intense e brevi con pause deliberate. Questo porta a un'enorme efficienza, ti dà più tempo per perseguire altri interessi e aggiunge valore alla tua vita e agli altri.

Sviluppa un sistema per affrontare distrette inevitabili

Nonostante i tuoi sforzi per costruire uno spazio di lavoro privo di distrazioni e lavorare in sessioni brevi e mirate, appaiono le distrazioni che devi affrontare. Pensi ad un'idea per un altro progetto o qualcuno interrompe con un po 'di informazioni importanti. È necessario raccogliere queste informazioni per dopo, ma in un modo che non interrompa l'efficienza corrente. Trovo utile il sistema di raccolta proposto da David Allen per questo.

Quando viene visualizzata una distrazione importante, è necessario rimuovere rapidamente queste informazioni dalla tua mente, ma assicurati di affrontarle in un secondo momento. Sbroglio rapidamente queste distrazioni e le butto nel cesto della raccolta che si trova su uno scaffale sotto la mia scrivania. Vado attraverso il mio cesto di raccolta un paio di volte ogni giorno, in modo affidabile, efficiente e deliberatamente affrontando queste distrazioni potenzialmente dirompenti. Pubblicità

Applicazione: Mentre scrivevo questo post sul blog, mi sono venute in mente un paio di altre buone idee. Ho semplicemente buttato giù quelle idee e le ho gettate nel cestino della mia collezione sotto la mia scrivania. Da allora, li ho aggiunti come idee post nel mio software Nevernote. Poiché ho inserito le idee in un sistema di cui mi fidavo, ho liberato la mente di continuare a lavorare sull'attività corrente senza tentare di ricordarla per dopo o di occuparmene ora.

Le distrazioni sono inevitabili. È necessario creare un sistema che consenta di continuare rapidamente la sessione di lavoro corrente, ma garantisce che le informazioni vengano archiviate e utilizzate in un secondo momento. Un semplice cesto di raccolta ti consente di farlo.

Puoi massimizzare l'efficienza e offrire più valore a te stesso e agli altri.

Puoi e dovresti lavorare in modo più efficiente. Ti meriti di più che trascinare i piedi per otto ore al giorno. Fortunatamente, un lavoro efficiente non richiede forza di volontà super-umana. Richiede semplicemente di prepararti per il successo. Devi fare tre passi per massimizzare la tua efficienza. Nessun passaggio è difficile, ma tutti richiedono un'azione deliberata. In primo luogo, è necessario rimuovere potenziali distrazioni dal proprio spazio di lavoro. Devi affrontare queste distrazioni prima che ti rallentino. In secondo luogo, devi lavorare in intense esplosioni. Se non lo fai, il tuo lavoro si espande per riempire lo spazio disponibile, violando in tempo per la famiglia, il tempo libero e progetti collaterali imprenditoriali. Infine, devi pianificare di affrontare le distrazioni inevitabili che potrebbero interrompere le tue sessioni altrimenti produttive. Scaricando velocemente le informazioni e gettandole in un cestino per le raccolte, puoi tornare in pista fiducioso che in seguito dovrai intraprendere le azioni necessarie. Segui questi passaggi, massimizza la tua efficienza e crea valore inarrestabile.

Cosa pensi? Ho perso qualche tasto importante? Come hai implementato queste idee? In quale altro modo massimizzi l'efficienza?

Credito fotografico in primo piano: scacchi via Shutterstock




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