Dì addio al tuo vassoio di archiviazione ... per sempre

La temuta limatura, accumulata sulla scrivania, nel vassoio di archiviazione, sopra lo schedario, ovunque tranne dove dovrebbe essere. Perché un compito così semplice che richiede pochissima energia cerebrale causa un tale disagio nella maggior parte delle persone? Il deposito è uno dei migliori lavori che la maggior parte delle persone procrastina.

Ultimamente ho cercato di semplificare la mia vita, spostandomi gradualmente verso un approccio più minimalista e nel processo ho deciso di lavorare da una scrivania più piccola. Ho pensato che se ci fosse meno spazio sulla scrivania per mettere le cose e meno spazio per i cassetti per mettere le cose, mi avrebbe aiutato a ridurre al minimo. Ha aiutato in una certa misura. Mi ha costretto a eliminare tutti i miei cassetti e mantenere solo l'essenziale. Inoltre, ho dovuto spostare il mio piccolo schedario in un posto diverso, a una decina di passi dalla mia scrivania, non più a portata di mano dalla mia sedia. Pubblicità

Il risultato - che mi ha piuttosto stupito: ho accumulato una grande pila di documenti.

Lezione 1: Tieni il tuo archivio / casella di archiviazione molto vicino

Se non è possibile archiviare un documento con facilità al termine, è più probabile che lo inserirai in un vassoio di archiviazione anziché alzarlo correttamente e archiviarlo correttamente. La maggior parte di noi ha orari impegnativi e stare in piedi per archiviare un foglio di carta sarebbe considerato un cattivo uso del tempo, quindi lasciamo che il deposito si accumuli fino a quando non ci sarà abbastanza da giustificare il viaggio nello schedario. Il problema è che più grande diventa il mucchio, più grande appare il lavoro ed evitiamo ed evitiamo perché (in realtà) ci sono lavori più importanti da fare. Tenendo a portata di mano lo schedario, si elimina questa potenzialità. È facile e veloce archiviare sul posto in modo da entrare in migliori abitudini.

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Ma per poter archiviare rapidamente ed efficacemente, devi aderire alla seconda lezione ... Pubblicità

Lezione 2: etichetta chiaramente tutti i tuoi file

Questa è una parte dell'enigma che molte persone resistono. La maggior parte delle persone scrive a mano etichette per i propri file sospesi, pensando che sia più veloce e chiaro. A volte scrivono con la penna nera, a volte con il blu, a volte TUTTO IN CASO SUPERIORE e talvolta no - e se si è fortunati verrà usato un pennarello nero.

Anche se hai un sistema per scrivere tutte le tue etichette con un pennarello nero in ALL IN UPPER CASE, i tuoi file non saranno ancora facili da trovare come quelli creati da una etichettatrice. Una etichettatrice ha una composizione chiara e coerente. Puoi obiettare fino a quando non sei blu in faccia ... ma l'etichettatrice funziona. Vale la pena l'investimento minore. Quando le cartelle sono chiare e il cabinet è vicino, potrai archiviare man mano che vai (purché non ci siano troppi file o cartelle).

Lezione 3: archiviazione di spurgo regolarmente

È ampiamente riconosciuto che uno schedario sovraccarico è dannoso per la salute. Se stai cercando di spremere un documento in una cartella sovraccaricata che si trova anche in un archivio sovraccarico, non andrà a finire bene. Pubblicità

Imposta una data e un'ora una volta ogni due mesi per eliminare i documenti più vecchi. Scopri le normative locali su quanto tempo devi conservare i documenti per scopi fiscali e legali. Riduci al minimo la quantità di carta che possiedi e mantieni solo dove assolutamente necessario. Se i tuoi documenti ti stanno appesantendo, puoi provare anche senza carta.

Lezione 4: esplora la possibilità di usare la carta

È diventato piuttosto popolare tardi per andare senza carta. Sentirai molte organizzazioni affermare con orgoglio di essere un ufficio senza carta o un'organizzazione senza carta. Ciò significa che i documenti non vengono stampati, ma piuttosto che i documenti vengono in formato cartaceo e quindi vengono scansionati nel computer per l'archiviazione.

La sfida con un sistema senza carta è garantire che i documenti elettronici siano archiviati per un facile recupero. Dovrebbe essere utilizzato un sistema di archiviazione gerarchico chiaro e semplice, combinato con una potente funzione di ricerca sul tuo computer. Pubblicità

Lezione 5: Resta semplice

Mantieni le tue categorie semplici e non eccessivamente complicate. David Allen consiglia un semplice sistema di archiviazione A-Z, che funziona bene se hai un sacco di documenti.

Nel mio ufficio a casa non ho troppi file, quindi sono felice di archiviare per categoria. Ad esempio, ho un Casa file in cui i miei documenti assicurativi e i documenti relativi alle strutture sono archiviati in cartelle manilla separate e a Auto file in cui andare la mia assicurazione auto, tasse auto e altri documenti correlati. Ricorda che l'obiettivo del tuo sistema è quello di avere un recupero facile e veloce, quindi vedi cosa funziona meglio per te.

Attenersi a queste regole e non stressare mai più su un cassetto di raccolta sovraffollato. Ti aspetta una scrivania senza ingombri.

Hai qualche consiglio per l'archiviazione che vorresti condividere? Sentiti libero di farlo nei commenti qui sotto.

(Credito fotografico: illustrazione 3D delle informazioni tramite Shutterstock)