Produttività rispetto all'efficienza Qual è il problema di più e perché?

In questo articolo scoprirai la differenza fondamentale tra produttività ed efficienza e quale ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi.

La produttività rispetto all'efficienza è una discussione tra quantità e qualità. Una persona produttiva è conosciuta come qualcuno che fa le cose. Anche se i loro risultati possono essere di breve durata se non hanno costruito la loro strategia per il lungo raggio. Nella maggior parte delle nostre vite, la produttività e l'efficienza sono in contrasto tra loro.

Quando ti concentri sulla produttività, la tua efficienza è la prima cosa a soffrire. Allo stesso modo, quando confermi che i tuoi piani sono pensati e ben fatti, corri il rischio di seppellire il tuo obiettivo in mesi di burocrazia.

Sommario

1. Produttività nella tua vita
2. Punto cieco della produttività
3. Efficienza, l'altra metà della produttività
4. Esiste una cosa troppo efficace?
5. Trovare un equilibrio tra produttività ed efficienza
6. Tre strategie per massimizzare i tuoi risultati
7. Quando non puoi averlo tutto
8. Conclusione

Produttività nella tua vita

Misurare la produttività tende ad essere semplice, quindi di solito è dove le persone mettono la loro attenzione. Le persone di solito calcolano la produttività misurando l'output di una persona durante due periodi di tempo simili. Ad esempio, se hai letto due libri a gennaio e quattro libri a febbraio, sei stato più produttivo a febbraio.

Le aziende calcoleranno la produttività confrontando dipendenti, reparti e sedi. Ad esempio, l'ufficio in California di un'azienda ha generato $ 60.000 a marzo, mentre l'ufficio in Florida ha generato $ 50.000 nello stesso mese, rendendo l'ufficio della California più produttivo.

Punto cieco della produttività

Poiché la maggior parte delle persone misura la produttività calcolando la produzione, probabilmente ti sei sentito almeno una volta nella vita che la produttività ha catturato l'immagine completa.

Se il tuo supervisore ti chiede un rapporto entro la fine del giorno, pensano che sia una richiesta ragionevole. Mentre è vero che il rapporto richiede solo 30 minuti per la creazione, non è l'unica cosa su cui stai lavorando oggi.

Se il rapporto è stato il tuo unico compito, sei d'accordo che dovresti averlo completato entro la fine della giornata. Tuttavia, il tuo dipartimento ha aggiunto un nuovo dipendente e tu hai accettato di addestrarli su tutti i processi.

A seconda della complessità del tuo ruolo e dell'impegno del tirocinante, potrebbe essere necessario un intero giorno per seguire passo passo il tuo lavoro. Hai anche alcune questioni aggiuntive in materia di tempo che hai accettato la scorsa settimana e hanno la stessa scadenza.

Come stai iniziando a vedere, quando acquisisci solo l'output di qualcuno per determinare se sono produttivi, ti mancano le informazioni chiave. Pubblicità

Ti apri alla possibilità di pensare che qualcuno abbia avuto una settimana meno produttiva, quando erano più produttivi rispetto alla scorsa settimana.

Efficienza, l'altra metà della produttività

Se la produttività si concentra sull'output, l'efficienza enfatizza la qualità del tuo lavoro, che di solito si concentra sul risparmio di tempo o sulla conservazione delle risorse.

Pensa alla tua produttività come alle entrate generate da una vendita e pensa alla tua efficienza come il denaro che puoi portare a casa dopo aver pagato le tue spese.

Usando l'esempio di business di prima, mentre l'ufficio della California ha generato $ 60.000 di vendite, hanno speso $ 20.000 in spese relative al seminario e alle spese di viaggio. L'ufficio della Florida ha generato le vendite utilizzando una piattaforma webinar economica online, quindi l'ufficio della Florida è stato più efficiente e ha generato maggiori profitti.

L'efficienza rappresenta anche la qualità in relazione al tempo.

Ad esempio, Autumn e Alek lavorano in un call-center in cui il loro compito era di esaminare 100 clienti al giorno. L'autunno ha raggiunto il suo numero dopo aver chiamato 150 clienti e Alek ha raggiunto il suo numero dopo aver chiamato 300 clienti.

Mentre entrambi hanno raggiunto il traguardo della produttività, l'autunno è stato più efficiente perché ha dovuto chiamare solo 50 persone in più, mentre Alek ha dovuto chiamare altre 200 persone.

Esiste una cosa troppo efficace?

Come la produttività, concentrarsi esclusivamente sull'efficienza può portare a conseguenze indesiderate. Non vuoi completare il tuo lavoro in fretta, ma non vuoi nemmeno impostare l'irragionevole aspettativa che tu possa raggiungere la perfezione.

Sfide, passi falsi e fallimenti fanno parte della crescita e raggiungono risultati.

Ogni volta che ti concentri troppo sulla qualità, ti ritroverai a far fronte a dubbi, ansietà e procrastinazione. Se sei in una posizione di leadership, la tua squadra potrebbe essere troppo spaventata per produrre qualcosa perché sono così preoccupati di commettere un errore. Pubblicità

Per paura, tutti rimangono nella fase di analisi mentre continuano a pianificare ogni possibile risultato. Anche se si sta tentando di celebrare perfezionisti di successo come Steve Jobs e altri, ci sono studi che confermano che le persone di maggior successo in un determinato campo hanno meno probabilità di essere perfezionisti.

Il perfezionismo impedisce alla maggior parte delle persone di prendere decisioni perché l'ansia di commettere errori li trattiene.^[1]

Trovare un equilibrio tra produttività ed efficienza

Quando cerchi di decidere se la produttività o l'efficienza sono più importanti, è importante capire che hai bisogno di entrambi. Realizzare i tuoi obiettivi e mantenere le tue risoluzioni ti dà un grande feeling, ma vorrai misurare il costo.

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Devi monitorare la quantità di tempo e risorse che hai investito per raggiungere il tuo obiettivo. C'è un punto di rendimenti decrescenti in cui si sta producendo ad un rendimento così alto, il tuo lavoro è pieno di errori e richiede un'attenzione ulteriore.

Gli stessi ritorni decrescenti esistono se si è preoccupati della qualità fino al punto in cui si è in bilico sul perfezionismo - dal momento che i perfezionisti hanno una malsana paura del fallimento che impedisce loro di produrre ovunque livelli ottimali.

Tre strategie per massimizzare i tuoi risultati

1. Sii intenzionale con il tuo tempo e risorse

Inizia cercando di mantenere il tuo attuale livello di produzione mentre riduci le risorse che usi.

Questa strategia richiede che tu sia intenzionale con i tuoi obiettivi. Ad esempio, se hai supervisionato il budget di marketing per un'azienda multimilionaria, potresti raggiungere i tuoi risultati, ma solo perché stai invadendo il mercato con gli annunci.

Se volessi aumentare la tua efficienza senza influire sulla tua produttività, cosa faresti?

Una semplice strategia consiste nel condurre una revisione di tutte le tue campagne di marketing. Una volta completata la revisione, puoi classificare le tue campagne in base al loro ritorno sull'investimento.

È quindi possibile aumentare la produttività e l'efficienza riallocando il denaro speso sul 10% inferiore degli annunci e spostandoli sul 10% superiore degli annunci. Pubblicità

2. Riduci i rifiuti

Un'altra strategia che ti darà un impatto immediato è concentrarti sulla riduzione dei rifiuti. Ancora una volta, implementeremo tecniche che avranno un impatto positivo sulla tua efficienza e produttività.

Inizia a ridurre i rifiuti trovando alternative meno costose che realizzeranno le stesse attività che stai attualmente producendo.

Come nel caso del nostro esempio commerciale in cui l'ufficio della California spendeva molto più denaro dell'ufficio della Florida. Ci sono opzioni più redditizie, ma affidabili che non hai ancora esplorato?

È una buona idea rivedere le spese ogni anno per vedere se ci sono posti che puoi migliorare. Se non sei sicuro, guardati intorno per vedere se i tuoi prezzi sono in linea con il mercato.

Puoi persino impiegare questa tecnica con le tue finanze personali.

Ti sei mai chiesto perché ogni azienda di assicurazioni auto promette di aiutarti a risparmiare il 40% in più sull'assicurazione auto? È perché la maggior parte delle persone non aggiorna la propria copertura automatica su base regolare. Poiché le automobili sono un bene deprezzante, la tua auto perde valore ogni anno.

Se hai acquistato il tuo veicolo per $ 20.000, allora potrebbe valere solo $ 15.000 dopo il primo anno. Tuttavia, se stai ancora pagando un'assicurazione basata su un valore di $ 20.000, stai pagando di più se hai ricevuto un'assicurazione basata su un valore di $ 15.000.

Pertanto, quando chiami la nuova compagnia assicurativa, ti offriranno un'assicurazione basata sul valore corrente del veicolo di $ 15.000.

La ragione per cui le compagnie di assicurazione auto sono così fiduciose che possono farti risparmiare denaro è perché sanno che stai pagando per l'assicurazione su una macchina da $ 20.000 quando la tua auto potrebbe valere la metà o un terzo di quella.

3. Dare priorità ai tuoi obiettivi

Il terzo approccio per aiutarti a bilanciare la produttività e l'efficienza è dare la priorità ai tuoi obiettivi. Se vuoi evitare di cadere nella trappola del perfezionismo, devi ammettere che non puoi avere tutto esattamente nel modo desiderato. Pubblicità

Avrai bisogno di decidere quale sia la cosa più importante per te ed essere disposto a sacrificare altri obiettivi meno importanti per assicurarti di ottenere la massima priorità.

Ad esempio, il settore della guida dei camion è estremamente competitivo e, di conseguenza, i conducenti di camion devono concentrarsi sulla riduzione dei costi e sull'efficienza. Per gestire i loro costi, i conducenti di camion devono assicurarsi di non guidare mai un camion vuoto. Se hanno una consegna a Miami, vogliono assicurarsi di avere un ritiro a Miami per coprire il viaggio di ritorno.

Ogni volta che un camionista non è in grado di trovare il carico per il ritorno, stanno sprecando tempo e risorse. Immagina se il tuo prossimo ritiro fosse ad Atlanta. Senza carico, l'intero disco sarebbe una spesa scoperta e questi potrebbero sommarsi rapidamente.

Per garantire che abbiano i loro costi sotto controllo, i camionisti daranno la priorità assicurando che non stiano guidando vuoti su tutti gli altri scopi e obiettivi.

A volte il guidatore non è in grado di trovare un pick-up nel luogo di consegna alla stessa velocità con cui hanno trascinato giù il carico. Tuttavia, dal momento che hanno la priorità “non guidare vuoto,” non hanno un problema che offre prezzi ridotti quando si trovano in questa situazione.

Se non avessero dato la priorità ai loro obiettivi, avrebbero aspettato a Miami un back-haul che avrebbe coperto il loro viaggio verso Atlanta. Il perfezionismo ti dice che devi realizzare tutti i tuoi obiettivi o nessuno di loro.

Quando non puoi averlo tutto

Quando ti trovi di fronte a decisioni difficili, prenditi un momento e determina ciò che ti interessa di più. Se riesci a raggiungere solo uno o due obiettivi, quale fornirà l'impatto maggiore?

Quindi, prenditi il ​​tempo necessario per comprendere e tenere conto del cambiamento necessario che dovrai apportare ai tuoi livelli di produttività o efficienza. Nel caso del camionista, hanno sacrificato la loro produttività prendendo una tariffa inferiore per il loro ritorno. Tuttavia, hanno aumentato la loro efficienza perché hanno coperto i loro costi e ottenuto un piccolo profitto con il loro tasso più basso.

Ciò che significa in definitiva è che il camionista ha aumentato la sua produttività perché la scelta non era tra la loro tariffa normale o una tariffa ridotta, era tra una retata vuota e una tariffa ridotta.

Conclusione

Essendo intenzionale con il tuo tempo e le tue risorse, riducendo gli sprechi e dando la priorità ai tuoi obiettivi, puoi aumentare l'efficienza e la produttività complessive.

Indipendentemente dall'obiettivo che ti sei prefissato nella tua vita, ci sarà sempre un vantaggio nel lavorare in modo più efficiente e nel bilanciarlo con una maggiore produttività.

Credito fotografico in primo piano: rawpixel via unsplash.com

Riferimento

[1]

^

American Psychological Association: è perfetto buono? Una meta-analisi del perfezionismo sul posto di lavoro.