Produttività semplificata Selezione di cosa fare in seguito con GTD

Nel precedente episodio del Produttività resa semplice (usando GTD per migliorare la tua produttività) serie di cui parlavamo da dove cominciare con GTD - l'esercizio di scarico del cervello. Oggi è il momento di prendere la tua massiccia lista di cose, e creare un piano attuabile che rende la selezione di cosa fare dopo molto facile.

Se non stai usando alcuna metodologia nel tuo lavoro, selezionare la tua prossima attività può essere difficile. Ci sono così tante cose da fare, eppure così poco tempo. Puoi provare a fare i compiti più importanti prima, ma come decidi cosa è veramente importante e cosa sembra solo essere? Inoltre, è qualcosa di davvero importante o semplicemente urgente?

Risolvere sfide come questa è dove GTD brilla davvero. Puoi usare la metodologia per prendere la tua lista di discariche cerebrali e dividerla in sezioni utilizzabili, nel modo meno confuso possibile.

Dividere la tua lista in progetti

La tua lista di dump del cervello non è qualcosa su cui puoi lavorare efficacemente. Se vuoi essere produttivo hai bisogno di qualcosa di più piccolo e più gestibile.

Il primo passo verso la creazione di una cosa del genere è trasformare la tua lista di compiti in a lista di progetti. Ora come si fa??

Prendi la tua lista e riunisci tutti i compiti simili insieme. Per analogia, intendo i compiti che riguardano essenzialmente la stessa area.

Diciamo solo che sei un designer freelance e un blogger, proprio come un esempio. Nella tua lista principale potrebbero esserci attività come: migliorare il menu per il client X, progettare pulsanti personalizzati per il client X, fare alcuni ritocchi sul sito Y del cliente, scrivere un nuovo post per il mio blog, aggiornare WordPress. Pubblicità

Puoi prendere tali compiti e dividerli in gruppi di: attività client X, attività client Y, attività del blog - questi sono i tuoi progetti.

Sto usando un esempio specifico perché è il modo più semplice di spiegare la maggior parte delle cose, ma il concetto può essere facilmente applicato a qualsiasi altra area e diversi tipi di attività. La regola principale del riconoscimento di un progetto è trova almeno due compiti strettamente correlati tra loro.

Questo è il primo approccio: prendere i compiti e riunirli in progetti. C'è anche il secondo approccio: scegliere compiti complessi e creare progetti attorno a loro. Per complesso, intendo tutto ciò richiede l'assunzione di più di un'azione per completarli.

Ecco un altro esempio. Qualcosa di simile a “avere la macchina riparata” è probabile che compaia sulla tua lista. Sembra una singola attività ma non lo è. Per ottenere questo risultato è necessario occuparsi di una serie di attività. In questo caso: scegli un meccanico, chiamalo e prendi un appuntamento, porta la tua auto al meccanico, prendi la macchina. Alla fine, un compito apparentemente semplice di avere la macchina riparata si è trasformato in un progetto. E va bene.

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Alla fine, ciò che si vuole concludere è un numero di progetti, in cui ogni progetto consiste in almeno due attività. Da qui puoi procedere al passaggio successivo.

Elenco delle attività successive

Qui è dove trascorri la maggior parte del tuo tempo quando lavori con GTD.

A partire da ora, hai la tua lista di progetti, ma non sai ancora cosa farne ancora. Inizia selezionando solo UN compito da ogni progetto, e poi metterlo in una lista separata.

Questo compito dovrebbe essere la prossima cosa ragionevole che puoi fare per far funzionare un determinato progetto. Ogni progetto ha un tale compito, quindi selezionarlo non dovrebbe essere un problema. Pubblicità

Per il nostro esempio di fissaggio per auto, il prossimo compito sarebbe quello di scegliere un meccanico.

Tuttavia, non provare a selezionare più di uno. So che per alcuni progetti potrebbe sembrare che debbano essere eseguiti più compiti contemporaneamente, ma non è vero. Anche quando hai due compiti che pensi di dover fare allo stesso tempo, inizierai con uno e poi l'altro. Non è possibile eseguire un compito con la mano sinistra e l'altro con la mano destra. Attenersi a una singola attività successiva solo per ciascun progetto.

L'elenco che stai creando adesso (uno contenente solo una singola attività da ciascun progetto) è chiamato il elenco delle attività successive. Il nome lo spiega abbastanza bene. È la lista che contiene tutti i compiti di cui hai bisogno per occuparti di quello successivo; niente di più.

Selezionare le cose da fare dalla prossima lista delle attività

La lista stessa è ancora un insieme di molti compiti diversi, quindi è necessario trovare un modo per decidere quale si dovrebbe effettivamente fare prima.

Ci sono quattro fattori principali che possono aiutarti a decidere cosa fare quando stai guardando il tuo prossimo elenco di attività.

1. Il tuo contesto.

Questo suona stravagante, ma ciò che in realtà significa è l'ambiente in cui ti trovi attualmente. Alcuni possibili contesti potrebbero essere: in ufficio, a casa, al telefono, al centro commerciale, e così via.

È ovvio che alcune attività possono essere eseguite solo quando si è nel giusto contesto. Se hai un lavoro in ufficio non puoi svolgere alcuna attività legata al lavoro se non sei in ufficio, quindi non ingombrare la mente con loro quando sei a casa. Pubblicità

Questo principio di contesto è abbastanza ovvio, ma è comunque bene tenerlo a mente per riuscire a uscire dal pensiero improduttivo che a volte ci coglie di sorpresa.

2. Tempo disponibile.

Compiti diversi consumano diverse quantità di tempo. Se hai solo 30 minuti di tempo libero, non ha senso iniziare a lavorare sulla nuova strategia di marketing per la tua azienda ...

Quando selezioni un'attività, cerca sempre di prevedere quanto tempo può impiegare e confrontalo con il tempo che effettivamente hai.

3. Energia disponibile.

Forse non hai voglia di fare alcun lavoro creativo ... Forse un semplice lavoro fisico sarebbe più appropriato in questo momento ... come lavare la macchina o qualcosa del genere.

Questo è OK, non devi essere al 100% della tua forza mentale ventiquattr'ore su ventiquattro. A volte è bene usare quegli altri momenti per fare altro lavoro.

4. Priorità. Pubblicità

Questo è dove inizia il divertimento. L'ultimo elemento nel decidere cosa fare dopo.

Fondamentalmente, sono sicuro che hai un'idea di quali siano le priorità. O qualcosa è importante per te al momento o non lo è.

Ad esempio, ieri ti sentivi bene, ma oggi ti senti male, quindi andare da un medico è la priorità più alta anche se ieri non aveva priorità.

Le priorità possono cambiare ogni giorno; E 'normale. Ciò non significa che tu sia una persona non organizzata. Direi il contrario: se hai le stesse priorità per gli ultimi 10 anni forse è il momento di pensarci.

Questo è solo un modello semplificato di priorità, e per ora lo farà. Tuttavia, GTD prende molto di più l'idea delle priorità e la trasforma in qualcosa di molto più utile. Parleremo delle priorità in uno dei prossimi post, ma per ora basti pensare a loro come la risposta alla domanda di “qual è il compito più importante per me in questo preciso momento nel tempo?”

Questo è fondamentalmente quando si tratta di selezionare cosa fare dopo. Solo per ricapitolare:

1. Crea la tua lista di progetti.
2. Prendi un compito da ogni progetto e inseriscilo nel tuo prossimo elenco di attività.
3. Scegli cosa fare in base al tuo contesto, tempo disponibile, energia disponibile e priorità (in questo ordine).
4. Fai il compito.
5. Inserisci un'altra attività dallo stesso progetto nella successiva lista di attività.
6. Torna al punto # 3.

Una domanda per te. Trovi la GTD complessa e stimolante da implementare? Ad essere onesti, questa è stata la mia impressione iniziale. Ma sono contento di averlo implementato comunque, questo è sicuro.

(Photo credit: Your Next Step via Shutterstock)