Produttività resa semplice Come evitare che i tuoi progetti ti uccidano

Alcuni progetti possono essere un vero dolore per sai cosa. Non tutti, ovviamente. Ma ci sono alcuni che ci tengono svegli di notte. Ci possono essere molte ragioni per una tale situazione. A volte le attività che devono essere eseguite sono semplicemente difficili da eseguire. Altre volte è la quantità di tempo richiesta che ci spaventa.

Ma a volte la cosa più spaventosa di tutte è che non sappiamo cosa sta succedendo in un progetto, e non riesco a trovare un modo per pianificare tutto e ottenere un quadro chiaro di ciò che deve essere fatto.

Nelle parti precedenti della serie stavamo discutendo su cosa fare una volta che tutto è stato sistemato alla perfezione. Una volta chiariti i compiti esatti che devono essere svolti e una volta che sappiamo anche quando vogliamo prenderci cura di loro. Ma manca una parte, e ovviamente è la parte della pianificazione dei progetti e della selezione delle priorità.

La maggior parte dei progetti che decidiamo di eseguire dovrebbe essere definita e pianificata in base a cinque fasi principali. Questi sono:

1. Stabilire obiettivi e regole.
2. Definire la tua visione per il risultato finale.
3. Brainstorming.
4. organizzazione.
5. Selezione delle attività successive.

Naturalmente, non tutti i progetti richiedono una sequenza di passaggi così elaborata. Alcuni progetti sono davvero semplici e definire cose come obiettivi o visioni sarebbe un vero e proprio superamento.

Se vuoi solo riparare la tua auto, non hai bisogno di regole intelligenti per essere in grado di farlo ... probabilmente sai cosa deve essere fatto senza alcun aiuto aggiuntivo.

Tuttavia, GTD è stato progettato per essere in grado di gestire qualsiasi tipo di progetto, non importa quanto grande o piccolo.

I passaggi sopra menzionati stanno facendo proprio questo. Possono essere applicati a qualsiasi cosa. E dopo averli esaminati tutti, puoi essere certo che il tuo progetto sarà chiaro e comprensibile. Questo, alla fine, migliorerà le tue possibilità di eseguire il progetto con successo. Pubblicità

Per spiegare tutto questo dovremo lasciare i nostri semplici esempi e affrontare qualcosa di un po 'più complicato ... Immagina quindi di acquistare un nuovo appartamento per te e la tua famiglia.

1. Stabilire obiettivi e regole.

Questa è la parte in cui rispondi alle domande di perché e per che cosa.

Per il nostro esempio la domanda è: perché vuoi un nuovo appartamento?

Alcune possibili risposte: vuoi vivere più vicino al tuo posto di lavoro, vuoi che i tuoi figli vivano più vicino a scuola, vuoi avere più spazio per te e la tua famiglia, vuoi vivere nel centro della città perché tutte le cose interessanti stanno accadendo lì, vuoi un ambiente più moderno, e così via.

Le ragioni dietro ogni progetto sono ovviamente diverse. Inoltre, i progetti personali sono di natura completamente diversa dai progetti centrati sull'azienda. Ma hanno ancora molto in comune. Se, ad esempio, invece di acquistare un nuovo appartamento stai iniziando un'impresa, la domanda rimane: perché vuoi avviare un'impresa?

Quindi, indipendentemente da cosa stai pensando di fare, devi sempre iniziare con i tuoi obiettivi e le tue regole. Obiettivi che abbiamo coperto (è il perché). Le regole sono ancora più facili da capire.

Tornando al nostro esempio; alcune regole: qual è il tuo budget? dove vuoi vivere (quale quartiere)? vuoi avere una stanza per tutti? hai bisogno di un garage? e così via.

Una volta che hai tutte queste cose in fila puoi andare al prossimo passo.

2. Definire la tua visione per il risultato finale.

Questo è dove stai rispondendo alla domanda che cosa. Pubblicità

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Crea una visione completa di ciò che vuoi ottenere come risultato finale del progetto. Più dettagli ci sono e meglio è.

La tua visione riflette gli obiettivi e le regole che hai impostato nel passaggio precedente. Gli obiettivi sono le linee guida principali su cosa dovrebbe e non dovrebbe essere fatto all'interno di un determinato progetto. Quindi ora stai usando questi obiettivi per elaborare la tua visione per il risultato finale del progetto.

Una possibile visione per il nostro progetto:

Voglio un appartamento con 4 camere da letto nel centro della città. Almeno X metri quadrati di spazio. Grande cucina Deve avere un garage. Il prezzo dovrebbe essere inferiore a X. Arredamento moderno.

Sembra una buona visione. Naturalmente ci sono molte più cose che potremmo includere qui, ma per ora lo farò.

Il prossimo passo è prendere questa visione e fare un po 'di brainstorming intorno ad essa.

3. Brainstorming.

Il brainstorming è probabilmente l'attività più creativa per qualsiasi progetto. Lo hai fatto molte volte, ne sono sicuro. Tuttavia, il brainstorming ha molto poco senso quando viene eseguito prima di eseguire i due passaggi precedenti.

Una sessione di brainstorming deve sempre essere creata attorno a un'idea principale fortemente definita, quindi abbiamo una guida e sappiamo dove stiamo andando. E questo è esattamente ciò che ci definisce gli obiettivi e la visione.

La sessione di brainstorming è di per sé una cosa molto semplice. Essenzialmente, è la risposta alla domanda di Come. Pubblicità

Ad alcune persone piace impostare alcune restrizioni, ad esempio i limiti di tempo. Questo è positivo se stiamo lavorando a un determinato progetto sul lavoro e più di una persona sta facendo il brainstorming. Ma se sei solo tu, puoi passare tutto il tempo che vuoi. Certo, entro limiti ragionevoli.

Inizia prendendo i tuoi obiettivi e visioni e mettendoli in un posto visibile. Quindi lascia semplicemente perdere la tua mente creativa e annota ogni idea che ti viene in mente riguardo alle cose che potresti fare nel progetto. E intendo OGNI.

Questo non è il momento di valutare le idee e cancellare quelle cattive. Non adesso. Questo è il momento di scrivere tutto, non importa quanto suoni stupidi all'inizio.

Il nostro esempio: chiama l'agenzia immobiliare, vai in IKEA, assumi un appaltatore, chiedi in giro e scopri se si tratta di un buon vicinato o no, scegli i colori della vernice, ottieni una scultura di Elvis a grandezza naturale, ottieni una connessione internet, prendi un prestito bancario, noleggia un furgone, controlla tutte le installazioni (elettricità, ecc.), e così via. L'elenco per un simile esempio può andare avanti e avanti, quindi ci fermeremo qui.

Quando raggiungi un punto in cui non riesci a pensare ad altro, probabilmente è un buon momento per smettere di fare brainstorming e andare al prossimo passo.

4. Organizzare.

Sì, è qui che devi selezionare le buone idee e rimuovere quelle cattive. Brainstorming dovrebbe darti un sacco di entrambi.

Perché il brainstorming e l'organizzazione allo stesso tempo non sono la scelta migliore? Perché queste attività si oppongono l'una all'altra. Da una parte devi essere creativo e inventare cose, ma dall'altra devi tornare a terra ed essere ragionevole nel valutarlo. Fare questo allo stesso tempo semplicemente non funziona. Ecco perché l'organizzazione è un passaggio separato.

Il processo è semplice Guarda la tua lista di brainstorming e rimuovi tutto ciò che non ha molto a che fare con i tuoi obiettivi e visioni, o è semplicemente stupido (come la scultura di Elvis ... o è?).

Una volta che passi un po 'di tempo a guardare attraverso tutte quelle cose, il tuo cervello inizierà automaticamente a sistemare le cose in base alle loro priorità e cosa deve essere fatto prima. Dovresti usare questo stato d'animo e passare rapidamente al passo finale. Pubblicità

5. Selezione delle attività successive.

È qui che entra in gioco il nostro vecchio amico - l'elenco delle attività successive.

A questo punto, selezionare l'attività successiva per il progetto dovrebbe essere semplice. Dopo la fase di organizzazione di tutte le idee, dovresti avere un bel set di cose utilizzabili che sono in sintonia con i tuoi obiettivi e le tue visioni. Cose che sono assolutamente cruciali per implementare il progetto. Ora, seleziona semplicemente il tuo prossimo compito per il progetto.

Tutto ciò che hai a questo punto entra nella tua lista dei progetti. E il prossimo compito possibile va al tuo elenco di attività successive. Da quel momento in poi puoi tornare al tuo solito lavoro (stile GTD). È qui che tutto si lega.

Qual'è il prossimo?

Fondamentalmente, è tutto. Tutto ciò che devi fare ora è utilizzare il sistema per aiutarti a essere più organizzato ed eseguire i tuoi progetti in modo più efficace. Sia nella vita personale che negli affari.

Solo per ricapitolare e indicarti le parti specifiche di questa serie.

• Inizia con l'esercizio di scarico del cervello.
• Crea il tuo primo elenco di attività successive e ricorda le regole di scelta delle attività da gestire in qualsiasi momento.
• Pianifica i tuoi progetti secondo la strategia in questo post.
• Metti in pratica tutti e sette i principali elementi di produttività.
• Ricordati di lavorare secondo il tuo grafico giornaliero di attività.

Lo ammetto, c'è molto da fare se vuoi che GTD sia pienamente implementato nella tua vita quotidiana. Preferiresti invece correre come un pollo con la testa mozzata perché non hai idea di cosa fare dopo? Probabilmente no.

Un ultimo incoraggiamento per te: se pensi di non aver tempo per giocare con tali metodologie, sospendi l'incredulità per un momento e abbi un po 'di fiducia perché dopo aver implementato GTD troverai tempo per tutto.

Sentiti libero di condividere come GTD sta lavorando per te. Sono curioso di sapere. Io, ad esempio, lo uso dal 2009 e funziona davvero come un fascino.

(Credito fotografico: produttività o motivazione tramite Shutterstock)