Mantenerti occupato tutto il giorno non significa che sei produttivo. Stai semplicemente procrastinando.

A molte persone piace posticipare compiti di lavoro impegnativi completando quelli che non richiedono prima molto potere cognitivo. Di solito, pensano che sia meglio riempire il tempo piuttosto che rimanere inattivi quando procrastinano. Almeno, fare qualcosa significa che sono produttivi. Questa situazione ti capita spesso sul posto di lavoro? Se sì, sei già caduto nella trappola di scambiare i due tipi di compiti: “reattivo” e “proattivi”.

Le attività reattive sono quelle attività che sono piuttosto urgenti e forse anche importanti ma che non hanno un valore elevato a lungo termine. I compiti proattivi sono quelli che sappiamo che dovremmo fare, che hanno un alto valore a lungo termine ma sono spesso bloccati da procrastinazione e compiti reattivi. Pubblicità

Esempi di compiti reattivi e compiti produttivi sul lavoro

Ci sono molte attività reattive che devono essere svolte sul posto di lavoro, come rispondere a email, documentazione e attività ripetitive che mantengono l'operatività della tua azienda. Ma questo non significa che dovresti sempre usarli come scusa per posticipare i tuoi compiti proattivi, come trovare nuove idee per un progetto imminente, pensare modi per migliorare le prestazioni dei prodotti della tua azienda sul mercato, migliorare la comunicazione e la cooperazione con altri colleghi ecc.

In genere, spendiamo l'80% del nostro tempo in attività reattive e solo il 20% del nostro tempo in attività proattive. Questo spiega perché la maggior parte di noi è solo impegnata ma non realmente produttiva al lavoro. Pubblicità

Per invertire la situazione, per prima cosa devi sapere chiaramente dove ti trovi prendendo le seguenti azioni:

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1. Osserva la tua lista di cose da fare e conta il numero di attività proattive o reattive Pubblicità

2. Calcola il tuo rapporto

• Contare il numero di attività (ad esempio 20 reattive e 5 proattive per un totale di 25)
• Dividere per 100 (0,25 per il nostro esempio)
• Dividere il numero di attività reattive per quel numero (ad esempio 20 / .25 = 80%)
• Sottrai quella percentuale da 100 per trovare il tuo rapporto proattivo (ad esempio 100% - 80% = 20%)

Come spostare il rapporto per dedicare tempo alle attività giuste

• Ridurre il numero di attività reattive: Sono così importanti che devono davvero essere fatti? Altrimenti, portali via.
• Crea più attività proattive: Pensa alle cose che ti appassionano e agli obiettivi che vuoi raggiungere. Aggiungi queste cose alla tua lista di cose da fare, indipendentemente dal fatto che tu ritenga di essere o meno urgente. Sono le cose che sono importanti, ma non hanno una scadenza che farà la differenza nelle nostre vite.
• Impara a dire “NO”! : Sapere quando dire no a qualcuno è una cosa potente. Ricorda che ogni “sì” è una perdita di tempo ed energia e ti impedisce di poter dire di sì a qualcos'altro, come i tuoi sogni!

Da asporto: tieni presente che i compiti reattivi ti tengono solo occupato e ti distraggono da una vera produttività. Per assicurarti che il tuo tempo sia ben speso, non devi evitare di fare altre attività proattive. In bocca al lupo! Pubblicità