Google è pronto a gestire la tua attività? (Parte 2 di 2)

Nella prima parte di questo post, ho discusso le offerte di comunicazione offerte da Google e il ruolo che potrebbero svolgere per le piccole e medie imprese. In questo follow-up, coprirò la loro produttività e i servizi promozionali, che vanno dalla suite di produttività di Google Docs al servizio gratuito di blogger ospitato Blogger. Mentre gli strumenti di comunicazione di Google sono in genere abbastanza eccellenti, i loro strumenti di produttività e promozione sono molto più un bagaglio misto. Dopo la panoramica dei vari servizi di Google, quindi, offrirò una breve analisi di come le app Google siano adatte per l'uso aziendale in generale, oltre a discutere alcuni nuovi strumenti che potrebbero avere un grande impatto nel prossimo futuro.

App di produttività

documenti Google offre un'alternativa ragionevole alle costose suite per ufficio, anche se per lavori complessi mancano Microsoft Office o persino il software desktop di OpenOffice.org. Composto da un programma di elaborazione testi, fogli di calcolo e presentazioni, Docs importa da e esporta in tutti i formati predefiniti di Microsoft (sebbene non possa ancora salvare nel formato docx di Office 2007).

Il word processor è ottimo per creare, modificare e visualizzare brevi documenti, offrendo una gamma di opzioni di formattazione tipiche delle attività di elaborazione di testi di base. Per documenti più lunghi, tuttavia, Documenti mancano: i numeri di pagina possono essere applicati solo all'output stampato e la dimensione del documento stesso è limitata a 500K, più fino a 2 MB per immagine inserita. Ciò rende Docs poco adatto alla creazione di manuali tecnici o di formazione, oltre a documenti formali come le note legali. Pubblicità

I fogli di calcolo e le presentazioni hanno dimensioni analogamente ridotte. I fogli di calcolo possono contenere fino a 256 colonne, 200.000 celle o 100 fogli, a seconda di quale viene raggiunto per primo. Le presentazioni avviate in Google Documenti non hanno dimensioni limitate, ma le presentazioni importate sono limitate a 10 MB o 200 diapositive. Al di sotto di questi limiti, tuttavia, entrambe le applicazioni sono molto forti. Il foglio di calcolo ti consente di utilizzare le funzioni di foglio di lavoro più comuni e persino di compilare celle con i dati estratti dalle ricerche di Google. Un generatore di moduli consente di raccogliere dati da, ad esempio, utenti del sito Web e visualizzare i dati come foglio di calcolo di Google.

L'editor di presentazioni è ben progettato, rendendo la presentazione delle presentazioni semplice come con qualsiasi altro programma. Sono inclusi numerosi temi e puoi importare anche i tuoi sfondi personali. Dare presentazioni è un'altra storia, comunque. La modalità di presentazione, anche quando utilizzi F11 per rendere il browser a schermo intero, include ancora una barra degli strumenti di Google nella parte inferiore dello schermo, che distoglie l'attenzione dalle diapositive. Inoltre, non sarai in grado di controllare la tua presentazione utilizzando un telecomando di PowerPoint.

Dove eccelle Google Docs è in collaborazione e condivisione, facendo un uso molto efficace di Internet per portare a termine il lavoro. Documenti e fogli di calcolo possono essere facilmente modificati da più utenti, con tracciabilità e autorizzazioni per assicurarsi che non accada nulla di irreparabile. Le presentazioni possono essere fornite in remoto, abbinate a Google Talk e controllate dal computer dell'host. Tutto ciò che è stato creato con Google Documenti può essere condiviso su Internet, sia come pagina Web sia come documento incorporato.

Il nuovo rilascio Google Apps Sync per Microsoft Outlook consente agli abbonati Premium di utilizzare Google Apps in sostituzione del costoso Exchange di Microsoft. Installato insieme a Outlook, il programma consente la condivisione e la ricerca di calendari e contatti in tutta la tua azienda, con funzionalità come la disponibilità di pianificazione che gli utenti si aspettano da Exchange. Note, attività e giornali non sono condivisi, ma per le aziende che non si affidano troppo a loro, questo potrebbe essere un sostituto abbastanza efficace per Exchange. Un'utilità di migrazione consente ai sistemi Exchange esistenti di essere facilmente trasferiti sul tuo account Google Apps, rendendo l'intero processo trasparente ai tuoi dipendenti. (Esiste un programma simile per Lotus Notes utenti.) Pubblicità

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Google Sites, un motore wiki semplice da usare, offre ulteriori opzioni per il collabo. In combinazione con il task manager di Gmail e Google Calendar, puoi gestire la maggior parte dei progetti di base abbastanza facilmente. La gestione di progetti più complessa non è possibile, tuttavia, per diagrammi di flusso, diagrammi di GANTT e altri pilastri di gestione dei progetti, è necessaria un'applicazione dedicata.

Google Calendario è piuttosto potente, facilitando l'aggiunta e la condivisione di eventi. Un sistema di immissione di testo in linguaggio naturale analizza affermazioni come “Pranzo con Bob Smith al Joe's Cafe a mezzogiorno del 27 giugno^esimo,” oppure puoi aggiungere appuntamenti usando un modulo. I calendari possono essere facilmente condivisi e anche i flussi iCal di terze parti possono essere sottoscritti. Diversi servizi diversi da Google, come il task manager Remember the Milk, utilizzano l'API di Google per consentire l'accesso ai loro servizi dall'interfaccia di Calendar, nonché.

All'orizzonte vicino c'è il nuovo di Google Onda piattaforma, uno strumento di comunicazione e collaborazione in tempo reale che combina elementi di e-mail, messaggistica istantanea, wiki, editing di documenti, condivisione multimediale e social networking. Wave è ancora in fase di testing solo su invito e, come per tutte le cose, possiamo aspettarci che Google rimanga in beta per molto, molto tempo. Da quanto Google ha rilasciato su Wave finora, sembra che offrirà grandi funzionalità a un pubblico limitato di team e dipartimenti aziendali, dove tradizionalmente i wiki potevano essere la principale forma di collaborazione. Per le piccole imprese face-to-face, è difficile capire cosa offre Wave, ma le grandi aziende potrebbero trovarlo un significativo passo avanti rispetto alle attuali piattaforme di collaborazione.

Promozione

Google è, più propriamente, un'azienda pubblicitaria, in particolare con l'acquisto del gigante della pubblicità online Doubleclick. Quindi è ovvio che per promuovere la tua attività, Google sarebbe un bel posto dove girare. Pubblicità

Blogger, Il servizio di blogging di Google offre una piattaforma abbastanza decente per un semplice sito web. Le funzionalità sono limitate e la mancanza di opzioni di personalizzazione potrebbe rendere branding il tuo sito, ma è gratuito, anche se pubblichi il sito sotto il tuo nome di dominio (che è semplice da fare e ben documentato nella sezione di aiuto). Per qualcosa di più complesso di un semplice blog, però, hai intenzione di passare a un altro servizio.

Google AdWords sono un modo efficace per promuovere la tua attività sul web. Puoi scegliere quanto vuoi spendere e con quali parole chiave visualizzare i tuoi annunci e Google gestisce il posizionamento degli annunci nelle pagine di ricerca pertinenti e nei siti che ospitano annunci Google. Assicurati di aggiungere la tua attività alla ricerca locale di Google e a Google Maps all'indirizzo Google Business Center di Google così, così vieni quando le persone cercano aziende nella tua zona.

Puoi gestire la tua attività utilizzando le applicazioni e i servizi di Google?

Quindi, puoi gestire un'attività utilizzando solo le applicazioni di Google? La risposta è, “dipende.” Per le piccole imprese locali, Google Apps con un sito Blogger e Google Voice potrebbe essere più che sufficiente per gestire praticamente tutto ciò di cui hanno bisogno. Le aziende che fanno una notevole quantità di collaborazione troveranno utile Google Docs, indipendentemente dalle dimensioni.

Per le aziende più grandi, così come per le aziende che gestiscono una grande quantità di informazioni sensibili, i problemi di privacy e sicurezza incombono notevolmente. Disporre di e-mail, documenti e altro materiale archiviato su server di terze parti è preoccupante, a prescindere dalle promesse di Google. E Google è un grosso obiettivo per hacker e altri tipi di criminalità - anche se i tuoi dati potrebbero non essere mai presi di mira, ci sono un sacco di persone là fuori che si accaniscono contro Google solo per vedere se è possibile farlo. Pubblicità

La mancanza di customer relationship management (CRM) è una sfida, così come la mancanza di qualsiasi tipo di database (ironicamente, Google Base non è un database programmabile dall'utente). I fogli di calcolo combinati con le forme non funzionano come un sostituto valido. Potrebbe essere gestito da un piccolo team di vendita, ma un team di vendita di grandi dimensioni avrà bisogno di strumenti più appropriati.

Anche l'accesso offline è un problema, risolto solo parzialmente dal plug-in offline di Google, Google Gears. Gears offre apparentemente la possibilità di lavorare offline e sincronizzare gli aggiornamenti quando il computer è di nuovo su Internet, ma generalmente offre solo un sottoinsieme delle funzionalità complete delle app di Google. In Gmail, ad esempio, puoi leggere e rispondere alle e-mail o comporne di nuove, ma non puoi allegare file alle e-mail quando sei in modalità offline. Google Documenti è peggio: l'accesso è di sola lettura quando è offline, il che significa che non puoi creare nuovi documenti o modificare quelli esistenti. Così tanto per lavorare sull'aereo ...

Infine, c'è la questione del tempo di attività. Google promette il tempo di operatività del 99,9% su Google Apps, ma questa è una promessa standard del settore che ha poco significato per gli utenti finali. Tentare di accedere solo per trovarti nel bel mezzo di tale tempo di inattività .1% può essere un grosso problema, soprattutto se stai aspettando un'email importante o in procinto di inviare un documento importante.

D'altra parte, le piccole e medie imprese hanno problemi di sicurezza e di interruzione del servizio altrettanto severi (se non di più) in ogni momento, sia per mancanza di esperienza, errore dell'utente o semplicemente sfortuna. E probabilmente non hai nulla di simile a risorse, personale e know-how di sicurezza che Google ha a sua disposizione per proteggerti.

Alla fine, se le applicazioni e i servizi Google sono adatti alla tua attività, dipende dalle tue esigenze. Soddisfa attentamente le tue esigenze e scegli dal menu di applicazioni di Google quando sono adeguate alla fattura. In caso contrario, guardate i concorrenti di Zoho, ThinkFree e persino Microsoft (come Office Live, che presto offrirà versioni online delle applicazioni di Office). Ma potresti fare molto peggio di considerare Google prima.