Come organizzare i tuoi documenti per aumentare la produttività

È così facile essere sepolti sotto la carta stampata, la maggior parte dei quali non è importante! Tutto quello che devi fare è ignorare la carta in arrivo per una settimana o due e sei affondato. Pubblicità

Anche se hai un lavoro in cui la maggior parte del tuo lavoro è svolto online, probabilmente hai ancora lettere, periodici, promemoria tra uffici, contratti e altri documenti importanti che si accumulano nel tuo ufficio.

Per anni ho lavorato per capire il modo migliore per gestire l'afflusso di carta nella mia casa. Sono uno dei fortunati che non ha l'incubo della carta scolastica che viene con avere figli. Ma gestire un'azienda da casa può sembrare un bambino molto grande! Pubblicità

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Mi sono divertito a fare un primo tipo di carta quotidiano in cucina, che di solito si traduce in un pezzo di carta riciclata e la maggior parte di loro si fa strada nella casella della mia scrivania. Lì sono chiusi fino al fine settimana quando ho il tempo di prendere seriamente in considerazione la loro importanza e agire.

Una volta ho avuto l'intenzione di agire su carta ogni giorno, archiviando quelle pagine che potrei davvero fare riferimento un giorno. Ma, come la vita vorrebbe, sono diventato troppo occupato per archiviare ogni giorno. Sono stato fortunato se ho risposto alle e-mail una volta al giorno, tanto meno ha fatto qualcosa di così eccitante come i documenti di deposito. Ora tutto quel giornale aspetta fino a domenica quando posso sedermi, valutare la mia realtà, ordinare, intonare, archiviare e fare progetti per la settimana successiva. Pubblicità

Ho scoperto che una recensione settimanale di tutto ciò che è sulla mia scrivania e nella mia casella di posta elettronica, che in realtà è un ripulire, buttare fuori, dare priorità e pianificare la sessione, mi serve davvero molto bene. La quantità di carta che si raccoglie in quel periodo di sei giorni è ancora gestibile e l'elaborazione mi aiuta a chiarire le mie priorità per la prossima settimana. Da quella pila di carte arrivano nuovi articoli da fare che aggiungo alla mia lista corrente, documenti da archiviare e documenti da riciclare. Alla fine della mia sessione di pulizia e revisione so esattamente cosa devo fare quel giorno, quali commissioni devo eseguire durante la settimana e dove mi trovo su progetti più grandi. Mi sento radicato e pronto ad agire.

La più grande sfida è iniziare con la sessione settimanale. Il compito mi sembra sempre enorme, anche quando non ci sono grandi volumi di carta. Di cosa si tratta? Penso che si tratti di impegnarsi per il mio stesso ordine, chiarendo la mia realtà. È più facile vivere in una terra vaga che affrontare gli obblighi e le sfide del tempo. Riesco a superare la mia resistenza ricordandomi quanto mi sento bene quando ancora una volta sono radicato con un'immagine chiara e un piano per la prossima settimana. È un esercizio mentale per farmi prendere il primo pezzo di carta. Una volta che vado avanti, i sentimenti positivi che vengono dall'organizzare mi motivano a continuare. Pubblicità

Se odi la carta e ti ritrovi continuamente sepolto in un pasticcio di carte di tua creazione, prova il metodo di ordinamento, intonazione e priorità della settimana. Impegnati a mordere il proiettile di carta una volta alla settimana e osserva la tua sofferenza sulla carta e aumenta la sensazione di empowerment. Ci vuole molto meno tempo per fare di quanto pensi. Se continui a fare una pulizia settimanale, non sarai più vittima di follia sulla carta. Ti occuperai del tuo giornale. Le persone che controllano la loro carta sono più in grado di controllare ogni altro aspetto della loro vita. Potrebbe essere tu!