Come condurre le riunioni di gruppo nel modo più produttivo

  • Theodore Horn
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Durante una settimana intensa, l'ultima cosa che un dirigente o un dirigente desidera è una o due ore sprecate in una riunione improduttiva.

Se ti chiedessi quale sarebbe il modo più efficiente di essere inefficiente, sono sicuro che molti di voi direbbero “incontri sbagliati.”

Le riunioni oggi consumano più ore di lavoro che mai. Oggi i leader trascorrono circa la metà della settimana in riunioni.[1] Secondo una ricerca di TED un terzo di quel tempo è sprecato in riunioni inutili, mal gestite.

Un sondaggio di Clarizen ha riferito che i lavoratori considerano le riunioni di stato una perdita di tempo e che quasi il 50% degli intervistati preferirebbe andare al DMV o guardare la vernice secca.[2]

In un articolo per Harvard Business Review,[3] tre consulenti di Bain riportano i risultati di un esercizio in cui hanno analizzato i programmi di Outlook dei dipendenti di un anonimo “grande azienda” - e concluso un incontro esecutivo settimanale ha occupato 300.000 ore all'anno.

E questo totale, scrivono gli autori, “non include il tempo di lavoro dedicato alla preparazione delle riunioni”.

Quante riunioni hai frequentato in assenza di obiettivi o obiettivi chiari?

Quanti di voi hanno partecipato a riunioni che hanno saltato da un argomento all'altro senza un chiaro piano d'azione alla fine dell'incontro?

Se hai lasciato le riunioni più confuse di quando sei arrivato, ti preghiamo di alzare la mano.

Le riunioni non devono essere qualcosa che temiamo e sopportiamo. Non devono essere qualcosa in cui andiamo alla deriva.

Dobbiamo trovare modi per le riunioni di essere molto più intenzionali, energizzanti e produttivi, che forniscano risultati reali e tangibili.

Quindi, come condurre le riunioni di gruppo in modo più produttivo?

Ecco 10 modi in cui leader e manager possono iniziare a condurre riunioni di team che siano produttive ed efficaci e vantaggiose per tutti i soggetti coinvolti: la pubblicità

1. Inquadrare ogni incontro in modo positivo

Per mettere tutti nella stanza in una mentalità positiva ed essere stimolati per l'incontro, un buon punto di partenza è far entrare tutti nella stanza per condividere qualcosa su cui hanno fatto progressi o sono entusiasti di.

Questo imposta immediatamente il tono e la direzione dell'intero incontro.

Piuttosto che persone che hanno una mentalità negativa riguardo al dover partecipare alla riunione, vengono da un posto di positività, contributo e positività.

2. Avere un chiaro leader nella stanza

Qualunque sia lo scopo dell'incontro, qualcuno nella stanza deve farsi carico di dirigere e dirigere l'incontro.

Questa persona stabilirà l'ordine del giorno della riunione, assicurandosi che non vada fuori tema e assicurerà che la riunione rimanga entro un periodo di tempo concordato.

Riferiranno spesso sui progressi, daranno chiarezza su ciò che deve accadere dopo la riunione e riceveranno l'impegno delle persone coinvolte nella riunione sulle azioni future.

Se non c'è nessuno a prendere il controllo, le persone con le più grandi personalità o le più grandi opinioni possono dominare e impedire alle personalità più silenziose di contribuire.

3. Avere le persone giuste nella stanza

Ripensa all'ultima grande riunione in cui ti trovavi ... L'incontro era pieno di persone “componendo i numeri '” o era pieno di persone che stavano contribuendo e fornendo input?

Suppongo che sia stato quest'ultimo.

Per condurre un incontro davvero produttivo, prenditi del tempo per considerare chi sarà coinvolto.

Volete che le persone nella stanza aggiungano valore, che siano contributori attivi, che abbiano una conoscenza di base, siano decisori, siano soggetti d'azione e che siano direttamente interessati dal risultato dell'incontro..

Diffidare di riempire la stanza, a meno che non sia assolutamente necessario, con persone la cui motivazione per essere lì sia o lo stato o la paura di perdere qualcosa.

Concentrati sull'ottenere persone nella sala riunioni che porteranno contributi produttivi, non passivi passanti. Pubblicità

Se hai l'autonomia per organizzare le tue riunioni come preferisci, concentrati sul fare in modo che forniscano i risultati più produttivi.

4. Utilizzare le forze uniche delle persone in diverse riunioni

Non tutti nella tua azienda o squadra sono adatti per ogni riunione.

Un ottimo consiglio per la creazione di riunioni produttive è quello di chiarire su quali riunioni i membri del team dovrebbero e non dovrebbero farne parte.

Non pensare solo a riempire la stanza, sii selettivo nell'invitare le persone che sai dare il maggior contributo.

Abbiamo tutti diversi punti di forza. Alcuni membri del tuo team saranno bravi nelle riunioni di brainstorming, mentre altri potrebbero essere stressati al solo pensiero di partecipare.

Lo stesso vale per le riunioni di processo e di stato.

Quando si tratta di creare il più grande impatto dall'incontro, è importante considerare quale energia si desidera nella stanza e chi può portare il giusto valore a una riunione.

Se hai chiarezza su questo, assicurati le persone giuste nella stanza.

Durante la mia carriera aziendale, ero solito condurre riunioni di brainstorming, strategia e status. Sapevo che diversi membri del team avrebbero portato set di abilità diversi a riunioni specifiche.

Uno dei miei senior director era più strategico che creativo, quindi mi sarei assicurato che fosse il numero uno nella mia scheda del team per gli incontri strategici. Ma l'ho tenuta fuori dagli incontri di brainstorming, a favore di altri membri del team.

Un altro membro del team era un grande pianificatore strategico, quindi mi sarei assicurato che si sedesse in entrambe le riunioni di brainstorming e strategia. Durante le riunioni di brainstorming, il suo valore stava pensando al piano e ai passaggi di azione necessari per eseguire le idee creative.

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I più importanti incontri produttivi sono spesso il conduttore di una grande orchestra. Se non hai i giusti strumenti e artisti complementari nella stanza, collaborando insieme e lavorando in armonia, il risultato può essere un gran casino. Ma se riunisci insieme gli artisti giusti, i risultati possono essere magici e stimolanti.

5. Termina le riunioni con misure e responsabilità chiare

Ripensa all'ultima riunione in cui ti trovavi, è probabile che ci siano state molte conversazioni interessanti, preziosi input e approfondimenti. Pubblicità

Ma cosa è successo alla fine dell'incontro? Sei andato per la tua strada o hai stabilito chiari provvedimenti e responsabilità?

Vale la pena dedicare del tempo alla fine di ogni riunione per far condividere a tutti la più grande intuizione.

Ciò rafforza il contributo e la collaborazione e garantisce che tutti si allontanino dall'incontro con una chiara visione del valore dell'incontro.

Per rinforzare ulteriormente questo aspetto, è responsabilità del leader della riunione definire chiaramente i passaggi di azione, le responsabilità personali e i tempi necessari per agire sugli elementi chiave dell'incontro..

6. Creare un chiaro scopo per la riunione

Rimanere in pista è una delle sfide più difficili per condurre una riunione efficace e produttiva. La ragione di ciò è che molte riunioni sono organizzate senza uno scopo chiaro o addirittura un ordine del giorno.

Alcuni incontri accadono semplicemente perché qualcuno potrebbe aver deciso di organizzare una riunione settimanale sullo stato.

Passando a riunioni del genere, senza una chiara comprensione di cosa sia specificamente l'incontro, quale sia l'agenda o quali siano le priorità per l'incontro, puoi farti sentire come se l'incontro fosse uno spreco di tempo.

Quando sei chiaro sullo scopo dell'incontro, sarai più impegnato, saprai cosa preparare in anticipo e saprai quali sono i risultati desiderati dell'incontro..

7. Tenere la riunione in piedi

In un articolo sul Journal of Applied Psychology, gli autori hanno scoperto che le sedute degli incontri hanno avuto il 34% in più delle riunioni di stand up.[4]

Se stai scoprendo che le tue riunioni di sedute non sono produttive come desideri, modifica le cose e fai alzare tutti i partecipanti.

8. Fai riunioni più brevi

Se hai uno scopo preciso e un ordine del giorno per la riunione, dovresti avere un'idea di quanto durerà la riunione.

Molte riunioni che ho avuto in passato avevano un invito di calendario impostato per 45 minuti o 60 minuti. Alcuni incontri erano finiti prima, ma poiché il lasso di tempo era stato fissato per un tempo prestabilito, l'incontro proseguiva senza una vera ragione.

Iniziare a fissare le riunioni con una finestra temporale più breve, che sia di 30 minuti o 40 minuti e vedere se le riunioni diventano più produttive ed efficaci. Pubblicità

La nostra capacità di attenzione e i livelli di energia possono iniziare a diminuire man mano che la riunione prosegue.

9. Inizio e Fine in tempo

Nessuno vuole essere tenuto ad aspettare che le riunioni inizino, e devono riprogrammare se le riunioni vengono superate.

Se si eseguono riunioni che iniziano in orario e si concludono in tempo, i partecipanti sanno cosa aspettarsi e sanno arrivare in orario.

Se i membri del team scelgono di non arrivare in orario, potrebbe essere saggio organizzare un incontro separato con quella persona per chiarire che si aspetta che arrivino in tempo.

10. Cambia l'ambiente

Se scopri che le riunioni sono lente per andare avanti o stanno diventando obsolete, potrebbe essere il momento di cambiare il tuo ambiente.

Ho avuto alcuni dei miei incontri più produttivi semplicemente lasciando l'ufficio e andando in un luogo stimolante, o avendo una riunione o due in un parco locale.

La linea di fondo

Le riunioni non stanno andando via. Sono una parte inevitabile ed essenziale della vita aziendale e aziendale.

Ma per garantire che non siano solo una perdita di tempo e siano un modo efficace di collaborare e lavorare per raggiungere e raggiungere obiettivi e progetti importanti, abbiamo bisogno di organizzare gli incontri in modo che siano utili, produttivi e producano risultati tangibili.

Dobbiamo imparare come condurre le riunioni di gruppo in maniera produttiva ed efficace.

Se agisci sui suggerimenti e sulle strategie che ho illustrato su come condurre le riunioni del team nel modo più produttivo, ti assicurerai di massimizzare i punti di forza e l'energia mentale di tutti nella stanza.

I tuoi incontri non saranno più qualcosa che tu e il tuo team temete o che cercate di evitare. Invece, gli incontri diventeranno un modo per riconnettersi, essere creativi, decidere sulla strategia, ottenere supporto, celebrare i progressi e generare slancio produttivo.

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Credito fotografico in primo piano: Campaign Creators tramite unsplash.com

Riferimento

[1] ^ TED: L'impatto economico delle cattive riunioni
[2] ^ Sondaggio Clarizen: i lavoratori considerano le riunioni di status una perdita di tempo in termini di produttività
[3] ^ Harvard Business Review: questa riunione settimanale ha richiesto 300.000 ore all'anno
[4] ^ Journal of Applied Psychology: Gli effetti di alzarsi in piedi e sedersi su formati di incontro sui risultati della riunione



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