Come gestire in modo efficace un carico di lavoro pesante sul lavoro

Siamo tutti impegnati, ma a volte attraversiamo periodi in cui il lavoro si accumula e sembra che non possa mai finire.

Potresti avere un carico di lavoro così pesante da sembrare troppo intimidatorio persino all'inizio.

Potresti aver detto si ad alcuni o troppi progetti, e ora hai paura che non sarai in grado di fornire.

È allora che devi fare un passo indietro, fare un respiro profondo e iniziare a guardare cosa funziona e cosa non funziona.

Ecco 13 strategie che puoi utilizzare per uscire da sotto il tuo carico di lavoro schiacciante:

1. Riconoscere che non puoi fare tutto

Molti di noi hanno la tendenza a pensare che possiamo fare più di quanto possiamo realmente fare. Assumiamo sempre più progetti e responsabilità e indossiamo numerosi cappelli.

Tutti noi abbiamo l'opportunità di avere e assumere più lavoro di quanto possiamo ragionevolmente aspettarci di fare. Sfortunatamente, il nostro carico di lavoro non è statico. Anche ora, mentre stai leggendo questo articolo, immagino che la tua casella di posta si sta riempiendo di nuovi compiti.

Per fare progressi reali ed efficaci, devi avere sia il coraggio che l'intraprendenza da dire, “Questo non funziona”. UNsappi che non puoi fare tutto e cercare soluzioni migliori.

In qualsiasi momento della tua vita, ci sono probabilmente molte cose che non stanno andando secondo i piani. Devi essere disposto ad essere onesto con te stesso e con coloro che ti circondano su ciò che non funziona per te, sia personalmente che professionalmente.

Più eserciti la tua capacità di dire la verità su ciò che funziona e cosa non funziona, più velocemente farai progressi.

2. Concentrati sulle tue forze uniche

Che tu sia un imprenditore, un leader o che lavori come parte di un team, ogni individuo ha punti di forza unici che può portare in tavola.

La sfida è che molte persone finiscono per fare cose a cui semplicemente non sono molto abili.

Nel perseguire il raggiungimento dei tuoi obiettivi o nella realizzazione di un progetto, le persone finiscono per fare tutto da soli o assumere cose che non giocano ai loro punti di forza unici. Ciò può portare a frustrazione, sopraffazione e superlavoro.

Può significare che i progetti richiedono molto più tempo per completare a causa di lacune nella conoscenza, o semplicemente non utilizzano i punti di forza unici delle altre persone con cui lavori.

Spesso non si tratta di Come per completare questo progetto in modo più efficace ma chi può aiutare a realizzare questo progetto. Pubblicità

Quindi, quali sono i tuoi punti di forza unici che garantiranno un carico di lavoro più efficace? Ecco alcune domande per aiutarti a riflettere:

• Sei un grande stratega?
• Sei un pianificatore efficace?
• Il Project Management è la tua forza?
• È la comunicazione e avvicinare le persone alla tua forza?
• Sei la persona delle idee?
• L'implementazione è la tua forza?

Pensa a come puoi portare il più grande valore al tuo lavoro e ai progetti che intraprendi.

3. Usa i punti forti della tua squadra

Uno dei modi più semplici per gestire efficacemente il carico di lavoro è liberare il tempo in modo da portare il massimo livello di energia, concentrazione e punti di forza per ogni progetto.

Delegazione o meglio il lavoro di squadra è la soluzione.

Ognuno ha punti di forza unici. È essenziale pensare al lavoro di squadra piuttosto che lavorare in isolamento per garantire che i progetti possano essere completati in modo efficace. Inoltre, ogni volta che dai un compito o un progetto che non gioca ai tuoi punti di forza, apri l'opportunità di fare qualcosa di cui sei più talentuoso. Ciò rafforzerà sia te stesso che coloro che ti circondano.

Piuttosto che assumerti tutte le responsabilità, guarda con chi puoi lavorare per ottenere i migliori risultati possibili.

4. Prendi tempo per la pianificazione

“Dammi sei ore per abbattere un albero e passerò i primi quattro a affilare l'ascia”. - Abraham Lincoln

Un'ora di pianificazione efficace potrebbe risparmiare ore di tempo. Anziché limitarsi a correre e iniziare i progetti, prenditi il ​​tempo necessario per mappare tutto.

Puoi dedicare del tempo a pensare a:

• Qual è lo scopo del progetto?
• Quanto è importante?
• Quando deve essere consegnato da?
• Qual è il miglior risultato e il peggior risultato per questo progetto?
• Quali sono gli indicatori KPI?
• Che aspetto hanno il piano del progetto e le tappe fondamentali?
• Chi sta lavorando a questo progetto?
• Quali sono le responsabilità di tutti?
• Quali tolleranze posso aggiungere?
• Quali sono le fasi di revisione?
• Quali sono le sfide che possiamo affrontare e le soluzioni per queste sfide?

Avere assoluta chiarezza sul progetto, i risultati del progetto e il risultato desiderato possono far risparmiare molto tempo. Ti aiuta anche a capire le priorità e le tempistiche, in modo da poter bloccare il tempo necessario per concentrarsi e concentrarsi.

5. Concentrarsi sulle priorità

Non tutto è una priorità, anche se spesso può sentire, nel momento, che lo è.

Qualunque cosa tu stia lavorando, ci sono sempre i progetti o le attività più urgenti, importanti o più preziosi.

Uno strumento che puoi utilizzare per massimizzare la tua produttività e concentrarti sulle tue maggiori priorità è utilizzare Eisenhower Matrix. Questo strumento strategico per agire sulle cose che contano di più è semplice. Separa le tue azioni in base a quattro possibilità:

1. Urgente e importante (compiti che farai immediatamente).
2. Importante, ma non urgente (compiti che pianifichi di fare in seguito).
3. Urgente, ma non importante (compiti che delegherete a qualcun altro).
4. Né urgente né importante (compiti che eliminerai).

James Clear ha un'ottima descrizione su come usare la matrice Eisenhower: come essere più produttivi usando la scatola Eisenhower

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Il metodo che uso con i miei clienti coaching è di chiedere loro di definire le loro priorità della Top Five per quel giorno. Quindi per iniziare con la priorità più importante prima. Alla fine della giornata, rivedi le prestazioni rispetto a queste priorità.

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Se non hai ottenuto tutto, inizia il giorno successivo con la priorità numero uno.

Se ti vengono assegnati compiti / progetti aggiuntivi durante il giorno, dovrai valutare la loro importanza V le altre priorità.

6. Prendi tempo

Per rimanere in cima a un carico di lavoro pesante, è importante dedicare del tempo al riposo e al recupero.

Se i tuoi livelli di energia sono alti e la tua mente e il tuo corpo sono aggiornati e allerta, sei in uno stato di picco per gestire un carico di lavoro pesante.

Prenditi un po 'di tempo libero per andare a fare una passeggiata o fare un po' di esercizio fisico. Parti presto quando possibile e trascorri del tempo con persone che ti danno molta energia.

Sullo sfondo, è essenziale dormire bene la notte e mangiare in modo sano per affinare la mente.

Dai un'occhiata a questo articolo per saperne di più sull'importanza della programmazione dei tempi di inattività.

7. Mantenere un sano equilibrio vita-lavoro

Mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata può essere difficile. L'equilibrio che tutti desideriamo è molto diverso l'uno dall'altro.

Ho scritto prima circa 13 consigli sul Life Life Balance per una vita felice e produttiva. Lavorare più a lungo e più duramente non significa ottenere di più, soprattutto se non hai tempo da perdere con le persone che contano di più. La qualità di chi sei come persona, le relazioni che hai, il tempo che passi nel lavoro, decidere cosa conta di più è completamente sotto il tuo controllo.

L'equilibrio tra lavoro e vita privata consiste nel trovare la pace in te stesso per essere pienamente presente, ovunque tu sia, sia in ufficio che a casa, proprio ora. Si tratta di scegliere ciò che conta di più e creare la propria vita equilibrata.

Se ritieni che non ci sia abbastanza equilibrio, allora potrebbe essere il momento di farlo fare un cambiamento.

8. Interrompi il multitasking

Il multi-tasking è un mito. Il tuo cervello semplicemente non può lavorare in modo efficace facendo più di una cosa alla volta - almeno più di una cosa che richiede attenzione focalizzata.

Quindi prendi la tua lista di priorità (vedi il punto precedente), fai prima la cosa più importante, poi passa all'elemento successivo e vai giù per l'elenco.

Quando dividi l'attenzione su una moltitudine di aree diverse, non puoi offrire costantemente prestazioni elevate. Non sarai completamente presente sull'una attività o progetto a portata di mano. Pubblicità

Se si assegnano tempi bloccati e si creano confini rigidi per attività e impegni specifici, non vi sentirete così sopraffatti o sovraccarichi di lavoro con tutto ciò che dovete fare.

9. Lavora in blocchi di tempo

Per mantenere alta la tua energia per produrre i tuoi risultati migliori è essenziale fare delle pause regolari.

Io uso il metodo 60-60-30 e lo insegno ai miei clienti coaching.

Lavorare su un progetto per un periodo prolungato di 50 minuti.

Quindi prenditi una pausa di 10 minuti. Questo potrebbe essere fare una passeggiata, avere uno spuntino sano o semplicemente avere una conversazione con qualcuno.

Quindi continuare a lavorare sul progetto per altri 50 minuti.

Quindi prendi un'altra pausa di 10 minuti.

Quindi prendi una pausa di 30 minuti per staccare la spina dal lavoro. Questo potrebbe essere il tempo per un pranzo adeguato, un po 'di esercizio fisico, leggere o fare una passeggiata.

Prendendo semplicemente un po 'di tempo, i tuoi livelli di energia rimangono in alto, la qualità del tuo lavoro migliora e tu riduci il rischio di perdere il controllo.

10. Sbarazzati delle distrazioni

Fai una stima su quante volte sei distratto durante una giornata lavorativa media. Ora prendi quel numero e moltiplicalo per 25. Secondo Gloria Mark nel suo studio su The Cost of Interrupted Work, ci vogliono in media 23 minuti e 15 secondi per tornare al compito originale dopo l'interruzione.^[1]

“La nostra ricerca ha dimostrato che la distrazione dell'attenzione può portare a stress più elevati, a un cattivo umore ea una minore produttività.”

Le distrazioni non prendono solo il tuo tempo durante la distrazione, possono far deragliare il tuo progresso mentale e concentrarsi per quasi 25 minuti. Quindi, se sei distratto 5 volte al giorno, potresti perdere quasi 2 ore al giorno di lavoro produttivo e quasi 10 ore ogni settimana.

Se hai un progetto importante su cui lavorare, trova uno spazio in cui non ti distrai, o prova a farlo.

11. Impegnare il tempo dedicato ai compiti più piccoli

A volte sai, devi semplicemente affrontare questi compiti e agire su di loro. Ma c'è sempre qualcosa di più pressante.

Piccoli compiti possono spesso intralciare i tuoi progetti più importanti. Si siedono lì nella tua lista giornaliera delle cose da fare, ma spesso vengono dimenticati a causa di priorità più importanti o perché non hanno interesse per te. Ma prendono energia mentale. Ti ingarbugliano la mente. Pubblicità

Impegnati a trascorrere un determinato periodo di tempo completando tutte le piccole attività che hai nella tua lista delle attività. Ti darà la tranquillità e lo spazio per concentrarti maggiormente sulle tue priorità maggiori.

12. Fai un controllo a tempo

Sai esattamente dove va il tuo tempo ogni giorno? Stai spendendo troppo tempo in determinati progetti e attività a scapito di opportunità più grandi?

Passa un po 'di tempo ad analizzare dove passi il tuo tempo. Questa intuizione ti stupirà e ti darà la chiarezza per iniziare a regolare dove focalizzi il tuo tempo e su quali progetti.

Puoi iniziare prendendo un pezzo di carta e creando tre colonne:

La colonna A è lavoro prioritario. La colonna B è un buon lavoro. La colonna C è un lavoro o materiale di basso valore.

Ogni giorno, annota il progetto o l'attività e il tempo trascorso su ciascuno. Assegna quel tempo a una delle colonne.

Alla fine della settimana, registra il tempo totale trascorso in ogni colonna.

Se stai spendendo troppo tempo in determinati tipi di lavoro, cerca di cambiare le cose in modo che il tuo tempo concentrato sia nella colonna B e C.

13. Proteggi la tua fiducia

È essenziale proteggere la nostra fiducia per assicurarci di non sentirci sopraffatti, stressati e perdere la fiducia.

Quando hai fiducia come risorsa quotidiana, sei in una posizione migliore per risolvere problemi, imparare più velocemente, rispondere a qualsiasi cosa, adattarti a qualsiasi cosa e ottenere le tue più grandi opportunità.

La fiducia ti dà la capacità di trasformare la paura in pensiero, comunicazione e azione concentrati e rilassati. Questa è la chiave per mettere la tua mente in uno stato produttivo.

Quando la fiducia è alta, puoi vedere chiaramente le possibilità a portata di mano e creare strategie per trarne vantaggio o per risolvere le sfide che affronti ogni giorno.

Parole finali

Un carico di lavoro pesante può essere difficile da gestire e può causare stress, burnout e frustrazione continua.

La chiave è affrontarla a testa alta, piuttosto che lasciarla andare avanti e combinare gli effetti a lungo termine. Spero che tu possa agire su almeno uno di questi suggerimenti.

Se diventa troppo e influisce negativamente sulla tua salute fisica e mentale, potrebbe essere il momento di parlare con qualcuno. Invece di affrontarlo da solo e rimanere infelice, risentito e arrivare a un punto in cui semplicemente non puoi farcela, devi fare un cambiamento per la tua sanità mentale.

Credito fotografico in primo piano: Hannah Wei via unsplash.com

Riferimento

[1]

^

Gloria Mark: Il costo del lavoro interrotto: più velocità e stress