Come chiudere correttamente un progetto

L'enfasi sull'ottenere le cose fatte (GTD) attraverso tecnologie, strumenti e modifiche psicologiche ci ha aiutato a diventare in grado di raggiungere nuove vette di produttività. Questo è grandioso dal momento che più cose possiamo concludere, prima potremo arrivare ad altre cose (spesso più grandi e migliori). Ciò potrebbe significare raccogliere più denaro, tempo di vacanze o opportunità per provare nuove cose, qualunque cosa sia importante in quel momento. Ma non avere troppa fretta per chiudere un file o finire di macinare l'ultimo 10% di un'attività. Ci sono alcuni ottimi modi per finire le cose che possono produrre importanti benefici per te e per quelli che ti circondano. Questi benefici possono spesso estendersi a quelli che potrebbero entrare in scena in seguito. Pubblicità

La chiusura di un progetto dovrebbe includere i seguenti elementi:
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• Riconoscimento. McDonalds ha il suo programma di immagine del mese di Employee of the Month. Dell ha un programma Volontari di distinzione per i suoi dipendenti che vengono coinvolti in progetti di volontariato. Toastmasters International ha numerosi premi per i suoi membri che completano vari compiti e termini di mandato. I migliori programmi hanno cinque aspetti:
• realizzabile: Gli standard sono alti ma non così alti da scoraggiare tutti tranne gli overachievers dal cercare di raggiungerli.
• Obbiettivo: Le persone devono sapere cosa aspettarsi e percepire la concessione di premi come non un processo troppo soggettivo.
• Pratico: Includi i premi che sono motivatori sensibili. Tempo libero e denaro non hanno molto senso se sei a corto di personale e in contanti. Tuttavia, quando le casse sono piene e ci si trova in una stagione lenta, tempo e denaro sarebbero migliori motivatori di un ornamento da tavolino.
• tempestivo: Più si avvicina la concessione di un premio al completamento del compito, meglio è.
• Utile: Ove possibile, misurare e premiare qualcosa che aiuti a produrre i risultati desiderati.
• Documentazione. La maggior parte delle aziende tende a fare un buon lavoro nel documentare i completamenti poiché di solito comporta aspetti di contabilità finanziaria. Le organizzazioni senza scopo di lucro sono spesso note per non aver adeguatamente documentato i completamenti dei progetti e per risolvere i problemi di trasferimento. Fare un buon lavoro su questi aspetti può rendere la vita molto più facile per chi si occupa degli uffici in futuro. Ad esempio, se un'organizzazione ha una conferenza annuale, dovrebbe preparare un file elettronico con tutti i materiali utilizzati per pianificare, promuovere, gestire e completare l'evento. Magari masterizzare un CD e consegnarlo alla sedia della conferenza dell'anno successivo.
• Revisione e riesame. Questo fa parte del sandwich - la roba nel mezzo. Tra gli aspetti di riconoscimento e celebrazione, questo è un luogo ideale per condurre una valutazione e fornire un feedback costruttivo in modo da poter apportare miglioramenti nei progetti futuri. Tale feedback dovrebbe includere alcuni aspetti positivi (cose che hanno funzionato bene), suggerimenti per il miglioramento e un generale positivo. Un panino nel sandwich. Queste revisioni possono offrire straordinarie opportunità di crescita per le persone coinvolte, oltre che utili per migliorare la qualità dei progetti stessi.
• Chiusura e pulizia. Gli aspetti della chiusura includono normalmente il pagamento e il pagamento di tutti, il completamento di tutti i documenti in sospeso, la presentazione di tutti i rapporti richiesti, l'informazione di chiunque debba essere informato, la spazzatura e la pulizia della fabbrica, del magazzino o dell'area di lavoro. Generalmente, una volta fatto questo, la lista dovrebbe essere chiara e, laddove possibile, non ci dovrebbero essere residui di vecchi progetti che interferiscono con le attività future.
• Celebrazione. Le persone di Hollywood hanno imparato questo con feste di avvolgimento e grandi eventi come gli Academy Awards. Ogni volta che un film è completato, la tradizione richiede a “festa a capo” dove tutti gli attori coinvolti nella produzione si riuniscono per una celebrazione, concludendo la produzione. Gli Academy Awards sono un caso estremo in cui l'industria in un modo molto pubblico si impone per varie cose e al tempo stesso porta maggiore riconoscimento all'industria cinematografica e televisiva nel suo complesso.

Costruisci un evento ma mantienilo nella giusta proporzione. Per un piccolo progetto di gruppo al lavoro, ordinare a pranzo e avere una sessione di revisione e revisione leggera funzionerebbe alla grande. Il leader del team potrebbe riconoscere il contributo di tutti, forse con un dirigente più anziano in arrivo per dire poche parole e presentare premi. Il pasto in sé potrebbe essere il premio, ma di solito è meglio avere qualcosa che vada oltre l'evento. Soldi e tempo libero sono grandi, ma anche qualcosa di tangibile che può essere messo in mostra dalla persona che l'ha guadagnato. Per un progetto più ampio, un grande successo in un hotel o in una sala conferenze potrebbe dare i migliori risultati. Quale dovrebbe essere un evento del genere e quanto dovrebbe essere grande dipende da una serie di fattori. L'importante è ridimensionarlo in modo appropriato. Mettere insieme un evento può richiedere molto tempo, denaro e impegno, quindi è necessario pensare a una pianificazione ea gestirla correttamente. Pubblicità

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Gli overachievers sono attenti. Finire non significa iniziare. Non c'è niente di sbagliato nell'usare un evento di chiusura per annunciare qualcosa di nuovo. In realtà, questo è spesso un ottimo modo per lanciare un nuovo progetto. Ma lanciare qualcosa di nuovo non dovrebbe minare la cosa appena completata. Concentrare gli eventi che circondano il completamento sul completamento, non sui nuovi inizi. Ciò serve a preservare l'integrità dell'attività appena completata e a consentire a coloro che sono coinvolti di prendere fiato, godersi i premi, riordinare i documenti, riflettere, assorbire ogni probabilità e godersi liberamente la celebrazione senza finire prematuramente in la prossima cosa Pubblicità

Questi elementi di completamento potrebbero sembrare ovvi a chi li legge, ma spesso non esiste un processo formale in un'azienda o un'organizzazione per eseguirli in modo efficace. Coloro che hanno questi processi tendono a fare un lavoro molto migliore di completare i progetti con un successo rispetto a quelli che non lo fanno. Le aziende e le organizzazioni più grandi e di maggior successo tendono a essere quelle che hanno tali processi.

Coloro che fanno un ottimo lavoro finendo i progetti lasciano i membri del team motivati ​​ad essere coinvolti e fare grandi cose sui progetti futuri. Un'attività ben completata ha anche una documentazione sufficientemente completa ad essa associata che chiunque voglia imparare o duplicare i risultati in futuro è in grado di farlo senza doverlo capire da zero.
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Peter Paul Roosen e Tatsuya Nakagawa sono co-fondatori di Atomica Creative Group, una società di marketing strategico specializzata. Attraverso approfondimenti e ricerche all'avanguardia, una solida pianificazione strategica e un'efficace gestione dei progetti, Atomica aiuta le aziende a ottenere maggiori successi nel portare nuovi prodotti sul mercato e nel migliorare le loro attività esistenti. Sono stati co-autrici di Overcoming Inventoritis: The Silent Killer of Innovation ora disponibile.