Come non cadere in un buco di produttività

Ugh ... quindi sono seduto qui di nuovo, trascorrendo la domenica pomeriggio a cercare di risolvere la mia produttività - quindi credo - guardando attraverso un'altra lista di cose da fare, cercando di afferrare il più nuovo “Magia” app di gestione del lavoro, e nel complesso mi chiedo perché non riesco a fare il mio lavoro.

Ad esempio, è difficile per me immaginare che un parrucchiere si metta al lavoro tutti i giorni chiedendosi come costruire la propria lista di cose da fare in un modo che non li farebbe impazzire nel momento in cui gli danno un'occhiata. O un autista di autobus che cerca di sistemare i loro percorsi attraverso un pezzo di software di gestione del progetto. Sembra solo folle.

Quindi, perché lo fa produttività sembra essere solo il problema delle persone il cui lavoro è svolto prevalentemente su un computer ?! Voglio dire, c'è qualcosa di sbagliato in noi? Abbiamo davvero bisogno di cinque diversi strumenti solo per gestire le nostre liste di cose da fare?

Siamo tutti in un buco di produttività di qualche tipo?

Forse lo siamo, sfortunatamente, ma lascia che ti dica esattamente cosa intendo qui .

In breve, sei in un buco di produttività se continui a spendere sempre più tempo nella gestione della tua produttività e trascuri le cose che devono essere realmente fatte durante la giornata - il tuo vero lavoro.

Sembra come te?

Non preoccuparti però. Questo è risolvibile. Pubblicità

Come sempre, il primo passo è capire il problema, prendere un po 'di tempo di auto-riflessione onesto e scoprire se ne stai soffrendo.

Di nuovo, i problemi di solito iniziano quando dedichiamo troppo del nostro tempo alla gestione della nostra impostazione di produttività (vari strumenti e metodi) e per questo stiamo rimandando sul lavoro effettivo che deve essere fatto.

Pertanto il miglior punto di partenza è passare attraverso il tuo giorno medio e prestare attenzione a come lo stai spendendo.

In generale, una buona abitudine è iniziare il giorno libero con qualche forma di revisione: controlla le attività che hai gestito il giorno precedente e compila l'elenco finale delle cose che devi fare oggi. Ma questo non dovrebbe richiedere più di 10-15 minuti. Dopodiché, non dovresti più concentrare i tuoi sforzi sulla gestione micro e mettere in discussione il tuo lavoro.

Sottolineiamo l'ultima parte. Mettere in discussione il nostro lavoro è un problema molto comune. Ecco come si gioca. Si inizia il giorno libero rivedendo il piano, scegliendo le attività e quindi iniziando a lavorare. Tuttavia, dopo un'ora o due, si ritorna al piano e si inizia a chiedersi se determinate attività debbano essere davvero nella propria lista. Quindi fai un po 'di messa a punto e torni al lavoro. Dopo un paio d'ore la storia si ripete.

Questo non è buono. E una tale abitudine uccide davvero la tua produttività. È molto più efficace impostare le attività di ogni giorno una sola volta e poi eseguirle per il resto della giornata, senza fare domande.

Ecco come puoi pensarci per renderlo più facile. Al mattino, sei l'amministratore delegato. Prendi le decisioni e pianifica le cose. Tuttavia, giusto dopodiché, vai in modalità Operaio. In quella modalità, non hai potere decisionale, puoi solo gestire il lavoro che è stato pianificato al mattino. Pubblicità

Dai, dagli un colpo, lo prometto che funziona come gangbusters.

Semplifica l'utilizzo dello strumento di produttività

Siamo spesso tentati di lavorare costantemente per migliorare la nostra produttività introducendo sempre più strumenti o app di produttività. Voglio dire, c'è qualcosa di nuovo che viene rilasciato letteralmente ogni settimana, e si promette che sarà la soluzione dei proiettili magici ogni volta.

Quindi saltiamo spontaneamente, iniziamo a testare lo strumento, passiamo una settimana a giocarci, solo per abbandonarlo la prossima settimana e iniziare a sperimentare con qualcos'altro.

Mentre sto lottando con questo tanto quanto te, trovo che è molto più facile affrontare questo problema quando ricordo queste sagge parole:

“Perfetto è il nemico del bene.” -Voltaire

Ecco come pensare a questo in relazione a ciò di cui stiamo discutendo qui. Se alcune soluzioni funzionano correttamente e ti rendono produttivo, non esagerare per trovare un sostituto.

Nel mio caso, ad esempio, utilizzare le fatture cartacee standard per le mie liste di cose da fare è il re. Pubblicità

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Ora, capovolgiamo questa cosa e parleremo di quando è perfettamente giusto introdurre nuove soluzioni ...

Non fare il lavoro che non devi fare

Oltre a interrogarsi costantemente, andare avanti e indietro tra il lavoro e la pianificazione, e sperimentare troppi strumenti di produttività, un altro problema molto popolare è fare cose che semplicemente non è necessario fare. O perché possono essere saltati del tutto o perché qualcun altro o qualcos'altro può gestirli in modo molto più efficiente di te.

Ti fornirò un paio di esempi in un momento, ma ciò che è importante qui non sono necessariamente gli esempi specifici, ma l'idea principale in generale: l'idea di cercare strumenti e soluzioni che possano rendere meno impegnative le attività che richiedono tempo prima.

Quindi il primo esempio è presentare clienti e inviare loro proposte. Se sei un lavoratore autonomo o lavori in un dipartimento della tua azienda che coinvolge il cliente, passerai molto tempo a gestire le cose, a controllare le e-mail, a controllare se hai perso qualcosa e così via.

Questo non è produttivo. Quello che dovresti fare invece è concentrarsi sul nucleo del compito - le cose che sono davvero importanti. Quando parliamo di clienti di pitching, l'importante è trovare il giusto potenziale cliente e offrire loro qualcosa che possa aiutarli. Gestire il pitch stesso non è qualcosa che dovrebbe essere nel tuo piatto se vuoi essere produttivo.

Uno strumento come Bidsketch può aiutarti con questo tipo di cose e gestire completamente la parte di gestione. Invierà la tua proposta, la seguirà e ti farà sapere se il cliente l'ha vista. Di conseguenza, sarai in grado di concentrarti solo sul fare il nucleo del tuo lavoro.

Passando al prossimo esempio - vendita di prodotti o servizi online. Normalmente, fare questo richiede molto lavoro per gestire le cose tecnologiche. Se hai creato un negozio online personalizzato, ovvero quante piccole aziende lavorano, devi gestirlo costantemente e assicurarti che ogni dettaglio tecnico funzioni correttamente. Pubblicità

Ma questo è uno spreco del tuo tempo prezioso. Con uno strumento come Shopify, puoi costruire un negozio personalizzato in pochi minuti e poi lasciare che Shopify gestisca il sollevamento pesante, così puoi concentrarti su vendita, piuttosto che su gestione delle vendite.

Infine, l'ultimo esempio che ho per te è la gestione dei dati: i file sul laptop, sul desktop o sul cellulare, e per assicurarti che tutto sia sicuro e sottoposto a backup. Anni fa, questo è stato fatto tramite pen drive USB, ma in questi giorni abbiamo Dropbox, Box, SugarSync e molti altri. Tutti questi strumenti sono stati creati per garantire che i tuoi file siano sicuri, quindi non è necessario eseguirne il backup attivo.

Gli esempi sono molti, quindi quello che voglio che tu faccia fuori da questo è il seguente processo. Ha lo scopo di identificare i buchi di produttività nelle tue liste di cose da fare e aiutarti a risolverli:

1. Guarda attraverso i compiti che ti stai prendendo e scegli quelli che consumano la maggior parte del tuo tempo.
2. Denominare le attività principali (più importanti) come parte di tali attività. Ad esempio, come ho detto con i clienti pitching, l'attività principale è trovare i clienti giusti e offrire loro la soluzione giusta.
3. Elenca tutte le attività secondarie necessarie per gestire tali attività (ma non sono quelle fondamentali). Anche in questo caso, ad esempio, i clienti di pitching inviano i pitch, le proposte, le risposte di tracciamento e così via.
4. Prova a trovare uno strumento che ottimizzi quelle attività non essenziali per te.

Garantisco che se lo fai solo per i primi tre dei tuoi compiti più dispendiosi in termini di tempo, vedrai enormi miglioramenti nella tua produttività. E se combini questo con la prima tecnica che ho condiviso qui - essendo un CEO al mattino e un lavoratore per tutto il resto della giornata - moltiplicerai i tuoi risultati per sempre.

Cosa ne pensi di questo? Sei in un buco di produttività in questo momento che preferiresti uscire?