Gestione dell'urgenza sul lavoro senza e-mail

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Proprio l'altro giorno, un collega è stato chiamato da un altro collega che loro “non rispondevano abbastanza velocemente alla loro email.” Questo commento è stato fatto anche quando la nostra azienda impiega una serie di modi per contattarsi immediatamente.

Il problema che si stava discutendo era urgente e doveva essere gestito quel giorno, ma il partito accusatore non aveva in alcun modo gestito il lavoro come urgente. Per qualche ragione si aspettavano una risposta immediata via e-mail, anche se l'e-mail non è un “risposta immediata” tipo di strumento. E francamente, non dovrebbe mai essere considerato uno in particolare con i tipi di tecnologia che abbiamo a nostra disposizione.

Email come posta

Il modo in cui io e molti altri trattiamo l'e-mail è come un pezzo di posta. Non ci sediamo davanti alla nostra cassetta postale tutto il giorno, aspettando che ci sia qualcosa da mettere dentro, solo per estrarlo, creare una risposta, metterlo in una busta, timbrare e spedirlo via. Sarebbe ridicolo, giusto? Quindi, perché dovremmo aspettarci di trattare le e-mail in questo modo?

Il problema è che molte persone trattano l'e-mail in questo modo. Pubblicità

Non è stato fino a quando non sono stato introdotto nell'ecosistema GTD che ho trovato pensieri su email come quella di Merlin Mann o persino di Leo Babauta. Questi ragazzi hanno visto l'e-mail come posta, qualcosa che si accumula durante i nostri giorni e poi lo elaboriamo. Quindi prendiamo decisioni su ciò che dovremmo fare dopo questa posta in arrivo; rispondere ad esso, renderlo un pezzo di materiale di riferimento, trash, ecc. Una volta che sono stato in grado di capire questo modo di pensare, l'email non era più un tipo di strumento di risposta immediata. Questo mi ha tenuto fuori dalla mia casella di posta e mi ha permesso di fare di più e di gestire le questioni urgenti nel modo giusto.

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Che dire dei problemi immediati?

Ho sentito molto su dove lavoro:

“Il mio compito è rispondere alle e-mail.”

Che triste stato di cose; un risponditore e-mail professionale. In realtà, direi che la maggior parte delle persone che dicono che significa veramente che il loro lavoro è quello di gestire le questioni immediate nella loro attività; succede proprio che molte persone considerano l'e-mail come un tipo di comunicazione a risposta immediata. Pubblicità

So che noi secchioni della produttività non possiamo spostare la forza immutabile dell'uso eccessivo di e-mail, ma possiamo portare alcune opzioni al tavolo che coloro che sono stati colpiti dall'azione email immediata possono provare a impiegare.

I modi per gestire l'urgenza senza e-mail

Ecco alcuni modi in cui puoi aiutare te stesso e forse altri nella tua azienda a gestire le questioni urgenti senza l'uso di una mare di email. Questi possono sembrare ovvi, ma sarete estremamente sorpresi di quanto poco siano utilizzati per problemi urgenti:

1. Usa IM

Non importa quello che qualcuno dice, IM non è solo un modo per chattare con i tuoi amici al lavoro (anche se questo può essere un ulteriore vantaggio). IM sta per instant messaging e questo è esattamente ciò per cui dovrebbe essere usato; entrare in possesso di qualcuno all'istante.

Se la tua azienda non usa la messaggistica istantanea, specialmente in un'azienda in cui i problemi con i clienti sono di estrema importanza, potresti voler provare a parlare con i tuoi superiori e metterli in atto. IM al lavoro ha risparmiato un sacco di tempo e molti messaggi di posta elettronica sono stati trascurati. Pubblicità

2. Usa il telefono

Un telefono? Che diavolo è quello? È quella cosa che è polverosa, si siede all'angolo della scrivania e viene usata forse una volta al giorno. Il fatto è che il telefono è lo strumento migliore per eseguire rapidamente le cose in luoghi lontani.

Sì, forse puoi digitare 160 parole al minuto, ma non puoi spiegare problemi via IM o email come puoi verbalmente. Se qualcosa è molto importante e deve essere fatto al più presto, il telefono e il supporto successivo sono i migliori strumenti da usare.

3. Vieni a trovarmi

Se sei dall'altra parte dell'ufficio e hai bisogno di fare qualcosa ora vai a vedere la persona che ha bisogno di fare qualcosa. Potresti voler chiamare o messaggiare per prima cosa per assicurarti che siano disponibili, ma se il problema è abbastanza urgente, allora è assolutamente bene andare e vederli. Ancora una volta, parlare a qualcuno verbalmente è il modo migliore per gestire situazioni urgenti.

Qual'è il prossimo?

Una delle cose più difficili da fare per uscire dal “vivendo nella tua mentalità nella posta in arrivo”, in particolare per le grandi aziende, cerca di cambiare la visione dei tuoi colleghi su come gestire i problemi urgenti. Il modo migliore per iniziare è dire loro di controllare la posta solo un certo numero di volte al giorno (proprio come il signor Vardy con la sua regola di 3 volte al giorno) e se hanno bisogno di qualcosa di immediato, allora possono IM contattarti, chiama o fermarsi. Pubblicità

Potresti imbatterti in un problema che in realtà non è urgente e il tuo collega pensa che lo sia, ma di solito se esponi le basi che l'e-mail non è il modo migliore per fare qualcosa in fretta, rispetteranno la tua strada per ottenere cose urgenti fatto.

Se lavori con un gruppo di umani, come gestisci le questioni urgenti??