Migliorare la produttività comunicando in modo efficace

Incalcolabili ore di produttività vengono perse ogni mese a causa di semplici fraintendimenti e interruzioni della comunicazione. Per qualche motivo, molte persone sembrano avere difficoltà a organizzare i loro pensieri e comunicare i loro desideri ai loro colleghi e impiegati.

Sono costantemente stupito dal numero di persone che sembrano aver dimenticato le basi della composizione di un pensiero scritto. Persino alcuni laureati non hanno idea di come parlare / scrivere in modo da far progredire un progetto.

Se stai cercando un modo per aumentare la produttività e ridurre lo stress, imparare a comunicare in modo efficace può essere il primo passo verso flussi di lavoro più fluidi, tempi di consegna più rapidi e linee di fondo più grasse. Ecco alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a iniziare.

1. Usa frasi chiare e concise.

Il tuo obiettivo, che si tratti di parlare a voce alta o di comporre un'e-mail, dovrebbe essere quello di farti capire immediatamente e completamente. A tal fine, dovresti evitare di usare paroloni, evitare le frasi run-on ed evitare fraseggi poco chiari. Pubblicità

Non è necessario usare vocaboli elaborati, frasi latine, parole d'ordine aziendali o acronimi aziendali per impressionare i tuoi colleghi ... e nove volte su dieci, usare parole del genere non ti renderà nessun amico. Se una parola più piccola, più breve farà, quindi con tutti i mezzi, usa quella invece di qualsiasi parola $ 5 che hai appena visto nel tuo dizionario dei sinonimi.

Evita frasi lunghe con più clausole e branchi di virgole. Più lunga è una frase, più diventa confusa. Ricordalo sempre quando scrivi le indicazioni stradali o i dettagli del progetto per un collega.

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E per l'amore di Dio, assicurati che il tuo fraseggio sia chiaro. Non c'è niente di peggio di ricevere un'email da un collega che è così vagamente pronunciato che non hai idea di cosa dovresti fare con esso. Se non sei sicuro che un'email sia formulata in modo chiaro, allontanati dal tuo computer per cinque minuti e poi guardala con una nuova prospettiva.

2. Conserva una registrazione scritta

A volte comunicare in modo efficace implica ricordare alle persone ciò che ti hanno già detto e quando. Avere una registrazione scritta di tutte le conversazioni relative a un account corrente o passato può essere molto utile.

Questo è facile con la posta elettronica: assicurati di non eliminare mai le vecchie email e utilizza i filtri per un'organizzazione semplice. Per le riunioni / chiamate, assicurati di tenere note pulite e facili da leggere che includano anche l'ora e la data. Anche la registrazione audio è un'opzione. Pubblicità

3. Rendi ogni commento eseguibile

Inevitabilmente, c'è un tempo nella carriera di ogni persona in cui si riuniscono con un gruppo di colleghi per discutere un progetto o una proposta e fornire un feedback in gruppo. È importante che quando dai un feedback a un progetto, fornisci indicazioni attuabili ... in particolare sei in cima alla catena alimentare. Altrimenti, il progetto può ristagnare e le persone della tua squadra possono perdere slancio.

È la differenza tra

“Qualcuno deve parlare con il nostro team di progettazione sull'utilizzo di un nuovo font.”

e

“Marcy, potresti toccare con Jim in Design le nostre preferenze sui font?”

Questo si collega al mio prossimo punto ...

4. Rendi tutte le critiche costruttive

“Critica costruttiva” è una di quelle parole d'ordine che impariamo a detestare dopo le lezioni di inglese delle superiori. Tuttavia, imparare a dare un feedback utile a un collega non solo migliorerà le tue relazioni interpersonali, ma aiuterà anche a migliorare la qualità del tuo lavoro. Pubblicità

La critica costruttiva è più di un semplice modo di parlare alle persone. Fornendo feedback chiari e mirati invece di note generali vaghe, le persone con cui parli possono davvero imparare a migliorare i loro metodi e le pratiche in futuro.

È la differenza tra:

“Questo sito è un disonore.”

e

“Vedo un certo numero di problemi qui, incluso lo sfondo verde scuro che rende il testo difficile da leggere e problemi di punteggiatura nei primi due paragrafi.”

5. Assicurati di utilizzare la parola giusta

Prenditi un momento e rivedi questo elenco di parole e frasi comunemente usate impropriamente. Pubblicità

Vedi qualcosa su quello che ti riguarda? Se è così, non sei solo.

Quindi considera questo: se hai usato le parole sbagliate nelle comunicazioni personali e aziendali, come puoi aspettarti che qualcuno sappia cosa vuoi veramente? Controllo ortografico, controllo grammaticale e dizionario sono i tuoi amici.

In caso di dubbio, usali. Se non sei in dubbio, usali comunque.

Conclusione

La comunicazione può essere scoraggiante. Molte persone hanno paura di parlare in pubblico, ad esempio, mostrando un legame tra paura della parola e comunicazione inefficace. Tuttavia, se fai uno sforzo consapevole per mettere in pratica alcuni di questi principi di base, sono sicuro che vedrai i risultati molto rapidamente.

Pertanto, la prossima volta che crei un'email o ti prepari per una riunione di stato con il tuo team, assicurati di fare tutto il possibile per comunicare in modo chiaro ed efficace. Quando tutti possono capire cosa stai cercando di dire, scoprirai che la tua vita lavorativa va molto più agevolmente.