Easy Project Organization in 10 minuti Flat

Una delle cose più facili che puoi fare quando inizi un nuovo progetto è creare un sacco di idee. Queste idee vengono naturalmente perché sei così entusiasta del pensiero di qualcosa di nuovo e potenzialmente vantaggioso per te o per le tue imprese. Ma presto vedrai che tutte quelle idee diventano incredibilmente difficili da setacciare e organizzare in un progetto.

L'organizzazione del progetto può sembrare lunga, specialmente se vieni catturato “nelle erbacce” dei dettagli del tuo progetto. Il fatto è che l'organizzazione iniziale del progetto, per progetti di qualsiasi dimensione, può richiedere 10 minuti se segui questi semplici passaggi. Pubblicità

2 minuti - Definisci

Prendi i primi 2 minuti delle tue sessioni di pianificazione per scrivere l'obiettivo del progetto. Rispondi a queste domande per consolidare ulteriormente l'obiettivo:

1. Qual è lo scopo del progetto e cosa realizzerà?
2. Come farai a sapere quando hai finito con questo progetto?

Rispondere a queste due domande è essenziale per organizzare qualsiasi progetto. Senza sapere cosa stai cercando di realizzare e quello che hai fatto sembra che non sarai in grado di identificare i compiti e le azioni giuste da portare avanti.

1 minuto - Identifica

Prendi il prossimo 1 minuto per identificare il singolo dopo, l'azione fisica del tuo progetto. Se sei un nerd GTD allora sai tutto del potere della prossima azione e di come può spingerti a ottenere la forma “Non so cosa diavolo sto facendo” a “un passo più vicino a fare.”

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Quando dico “la prossima, azione fisica”, Intendo esattamente. Se hai bisogno di chiamare qualcuno per ottenere un preventivo su un nuovo set di pneumatici ma non conosci il numero del ragazzo, allora la prossima azione sarebbe “Il numero del ragazzo di pneumatici di Google”. Sembra ovvio, ma può anche essere piuttosto sottile. Pubblicità

Piuttosto che dire che la mia prossima azione è “pensa a 'x'”, 'x' è tutto sotto il sole, fai la mia prossima azione “bozza di 10 motivi per cui voglio "x"”. Questo ti dà una prossima azione che è fisica e qualcosa che è realizzabile.

Può sembrare estremo, ma identificare la tua prossima azione ti dà un interesse nel terreno da cui partire. Dal momento che hai identificato come sarà il progetto una volta terminato, ora hai il punto di partenza e il punto finale.

5 minuti - Organizza

I prossimi 5 minuti sono dedicati all'organizzazione dei prossimi passi del tuo progetto. È qui che puoi diventare troppo dettagliato se non stai attento; non lasciare che questo accada a te Invece di analizzare il motivo per cui un determinato compito sarà il migliore da eseguire dopo un'altra determinata attività, quali attività possono essere parallele l'una all'altra o quali sono tutte le principali e minori dipendenze di attività e sottoprogetti, è sufficiente trovare le attività che possono essere fatto in qualsiasi momento o avere un ordine naturale per loro. Pubblicità

Non devi pianificare l'intero progetto nel giro di 5 minuti, ciò che devi fare è organizzare un elenco di attività in un ordine naturale per spostare il progetto dopo la successiva azione fisica. Puoi sempre tornare indietro e fare un'altra sessione di pianificazione del progetto di 10 minuti per completare la tua organizzazione di progetto.

2 minuti - Revisione

Ora che hai perso la maggior parte dell'organizzazione del progetto, prendi gli ultimi 2 minuti per fare un passo indietro e rivedere il tuo progetto. Se vedi delle cose abbaglianti che devono essere cambiate prima di immergerti o trasmetterle a un collega, prenditi cura di loro ora. Assicurati che la prossima azione sia veramente a prossima azione. Assicurati che la tua lista di azioni successive sia strutturata in modo naturale e non sia piena di complicate dipendenze.

Infine, vai rapidamente oltre l'obiettivo del progetto e cosa sarà vero nel tuo mondo quando il progetto sarà completato con successo. Pubblicità

Non c'è niente come essere in grado di prendere una grande quantità di idee e frammenti di azioni e metterle rapidamente insieme in un progetto completo in 10 minuti. Aiuta a mantenere lo slancio delle idee che scorre e riduce notevolmente la resistenza tra idea e azione. Mentre questo semplice piano potrebbe non funzionare per un progetto come “costruire una replica del Taj Mahal”, molti dei progetti che dobbiamo realizzare per il nostro lavoro e le nostre vite possono essere organizzati in 4 passaggi e 10 minuti.

(Photo credit: un'immagine di una mano con una penna che disegna uno schizzo tramite Shutterstock)