Le soluzioni di gestione dei contatti non sono solo per le aziende

Se gestisci la tua attività o stai cercando di mantenere organizzata la tua famiglia allargata, o forse anche entrambe le cose, disporre di un sistema robusto in grado di organizzare i tuoi contatti è importante.

L'organizzazione non è abbastanza, però. Un Rolodex elettronico non è davvero sufficiente, anche se è più o meno ciò su cui la maggior parte di noi fa affidamento in questi giorni. Invece, dobbiamo essere in grado di dire quando abbiamo parlato per un determinato contatto, se abbiamo promesso di gestire qualsiasi attività o qualsiasi altro dettaglio che la nostra rubrica non tiene traccia. Ciò significa che abbiamo bisogno di una sorta di gestione delle relazioni di contatto. CRM non è più solo per le persone con grandi uffici d'angolo fantasiosi. Pubblicità

I contatti di GMail non sono abbastanza

È molto facile cadere nell'abitudine di sincronizzare tutto con GMail. Dopotutto, Google è così gentile da aggiungere automaticamente tutti quelli con cui comunichi alla tua rubrica, mantenendo l'intero processo abbastanza semplice. Ma quando si tratta di gestire i tuoi contatti, GMail non è all'altezza. Diciamo che voglio trovare un dottore tra le centinaia di contatti che chiamano il mio account GMail a casa: devo sapere il nome del dottore che sto cercando. Cercare solo per "dottore" fa apparire solo le e-mail che contengono quella parola: troppe per essere messe in ordine.

Va oltre i titoli di lavoro mancanti, però. A parte le note molto semplici, non posso davvero aggiungere informazioni ai miei contatti. Se voglio ricordare un compleanno o un progetto su cui sta lavorando il mio contatto, lo aggiungo come una nota, e spero di ricordare che è lì. Stiamo parlando di un approccio tutt'altro che ideale per la gestione dei contatti.

La ragione pratica dietro il CRM

Nel momento in cui sommi i tuoi secondi cugini, i ragazzi che hai incontrato a quell'evento di networking l'anno scorso e tutti i vari addetti alla manutenzione che mantengono la tua casa in perfetta forma, hai una pila di biglietti da visita che potrebbe competere con l'altezza di un piccolo edificio per uffici. Saresti in grado di mettere le mani sul numero di telefono esatto di cui hai bisogno in caso di emergenza, anche dopo aver aggiunto tutti quei numeri alla tua rubrica? Pubblicità

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Non penso che potrei. È una questione di come ricordiamo chi stiamo cercando. Se avessi bisogno di un idraulico, per esempio, probabilmente mi ricorderò da chi ho preso il suo nome o quando l'ho chiamato da molto tempo prima di ricordare il suo nome o la sua compagnia. Lo stesso può valere per i contatti di lavoro e molti software CRM tengono conto del modo in cui funziona il nostro cervello. Highrise, ad esempio, consente agli utenti di cercare tra note, e-mail e altri dati per parole chiave, come "idraulico" o "programmatore".

Mettere insieme business e personale

Il software CRM è generalmente sviluppato pensando a un team di vendita: piuttosto che "contatto", la C in CRM di solito significa "cliente". Ecco perché sei in grado di aggiungere tante informazioni. Tutto ciò che può portare a una vendita, dal ricordo di un compleanno a un orario di lavoro preferito, deve adattarsi.

Ciò non significa che non dovresti aggiungere i tuoi contatti personali al tuo sistema di gestione. Le soluzioni CRM possono aiutarti a rendere la tua vita personale e professionale più produttiva. Questa affermazione presuppone, naturalmente, che tu sia riuscito a tenerli separati. So di non averlo, e il pensiero di cercare di tenerli separati è più che un po 'spaventoso. Pubblicità

Ma perché dovremmo avere programmi separati che ci informano sui compleanni dei membri della famiglia e dei lead di vendita? Per gestire due sistemi è necessario raddoppiare il lavoro, forse anche di più per quel cugino con cui si fa regolarmente affari. Con l'avvento dei siti di social networking come Facebook e LinkedIn - dove la maggior parte delle persone ha contatti personali e professionali - sembra più che ragionevole iniziare a gestire tutti i nostri contatti dallo stesso posto. Ho l'impressione che molte aziende scontino il valore del mantenimento di un sistema per i contatti personali, nonostante il numero di lead e opportunità di networking che provengono dall'esterno dell'ufficio. Fortunatamente, una volta ottenuto il software CRM, nessuno può impedirti di aggiungere i tuoi contatti personali e le persone che conosci professionalmente.

The Sticking Point

I tuoi contatti di ogni tipo sono preziosi. Se hai mai fatto vendite per una grande azienda sai come lavorano i datori di lavoro per mantenere un Rolodex quando un dipendente se ne va. Un buon file CRM vale i soldi: si tratta di decidere quanto è prezioso il tuo file.

Il vero punto critico per il software CRM e quelli di noi che non hanno aziende disposte a pagare per questo devono essere il prezzo. Joel ha scritto su alcune delle opzioni online ieri e nessuno di loro aveva un prezzo che potrei giustificare per uso personale. Certo, ci sono alcune opzioni gratuite, ma hanno alcune limitazioni gravi. Pubblicità

La soluzione non è proprio semplice: vale la pena essere più produttivi, ma siamo disposti a spendere in CRM? Forse non siamo in grado di giustificare un alto prezzo per il nostro uso personale, ma per quanto riguarda la gestione dei contatti che possono aiutarci a migliorare le nostre carriere? Le nostre attività? I nostri progetti esterni? Il prezzo che sono disposto a spendere sale a ciascun gruppo dei miei contatti. Penso alla gestione: e tu? Quanti contatti al di fuori del tuo lavoro 9-a-5 hai? E cosa sei disposto a fare per gestirli in modo efficace?