Le migliori pratiche ottengono il massimo dal lavoro in un mondo digitale

Flusso di lavoro digitale

Come direttore del marketing di prodotto presso Adobe, parlo quotidianamente con i clienti di come possono massimizzare la loro produttività sul posto di lavoro. Spesso mi dicono che passano più tempo a capire come fare il proprio lavoro piuttosto che a farlo realmente.

Regolarmente di fronte al volume impressionante di informazioni, hanno difficoltà a tenere tutti sulla stessa pagina, tenendo traccia di dati persi, informazioni e IP. E oggi, i professionisti di tutti i settori utilizzano una varietà di dispositivi come smartphone e tablet per portare a termine il lavoro. Facciamo affidamento sulla tecnologia per rendere le nostre giornate più produttive, ma con così tanti strumenti e piattaforme diversi a disposizione in questi giorni, ci si chiede se potremmo complicare troppo le cose. Non dovrebbe il mondo digitale rendere le nostre vite più facili e ridurre la complessità? Pubblicità

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I professionisti del lavoro, in particolare quelli in ufficio, dovrebbero dare un'occhiata alle loro abitudini di lavoro digitali e riconoscere se queste abitudini stanno aiutando o danneggiando la produttività. I reparti IT possono armare i dipendenti con gli strumenti e la formazione corretti, ma gli individui in definitiva hanno il controllo su come mettono in pratica la formazione e gli strumenti.

Il primo passo per ottenere il massimo dal lavoro in un mondo digitale è quello di gestire il tuo flusso di lavoro digitale. Cos'è un “flusso di lavoro digitale”? Tutti ne abbiamo uno. Un flusso di lavoro digitale si basa su processi elettronici che eliminano la necessità di materiali cartacei tradizionali. Pubblicità

Al centro di un flusso di lavoro digitale ci sono i documenti. Le aziende funzionano sui documenti. Hanno una storia aziendale, finanziari, piani strategici, dati personali, ecc. Per questo post, mi concentrerò sul documento digitale a causa del ruolo fondamentale che svolge nel nostro lavoro quotidiano.

Metti il ​​contenuto nel contesto

Grazie ai social media, c'è stato un cambiamento radicale nel modo in cui interagiamo con i contenuti. Il concetto di un documento era un pezzo di carta, reso digitale. Ma ora, ogni lavoratore ha il potere di uno studio multimediale sul proprio telefono o laptop. Pubblicità

Ora la domanda diventa come usano questo ed essere più produttivi allo stesso tempo? Un agente di assicurazione, ad esempio, ha bisogno di elaborare video, immagini e moduli per accelerare un reclamo. Avrebbe più senso combinare quell'informazione in un modo digeribile intuitivo e facile da navigare. Mettere il contenuto in contesto non solo aggiunge chiarezza; migliora anche la produttività perché l'informazione è più attuabile.

Non spezzare la catena

Siamo stati tutti lì - arriviamo ad un punto in cui lavoriamo a un progetto o incarico in cui dobbiamo prendere il telefono, o inviare una e-mail per fare qualcosa. Quindi, aspettiamo. Sorprendentemente, la posta elettronica è ancora il meccanismo più utilizzato per scambiare file e commenti in un tipico flusso di lavoro. Pubblicità

Uno studio legale, ad esempio, sta costantemente preparando i documenti del caso, che includono lunghe dichiarazioni di testimoni, relazioni di esperti e mostre, ecc. Questi tipi di documenti possono essere lunghi centinaia di pagine e talvolta richiedono modifiche all'ultimo minuto prima di essere inviati a la Corte. Potete immaginare il potere dell'uomo che va nella compilazione, modifica, revisione e invio di questa grande quantità di informazioni e il potenziale impatto negativo sulla produttività. Progetti come questi richiedono strumenti che vanno oltre la creazione di un modulo PDF, la modifica e l'invio tramite e-mail - richiedono una soluzione end-to-end per completare con successo il lavoro rapidamente, dall'inizio alla fine.

Proteggiti

Infine, se le tue informazioni non sono protette e protette, non importa quanto sia efficiente il tuo flusso di lavoro. Nel mondo online collaborativo di oggi, è più importante che mai che il software sia aggiornato e che il software anti-virus sia installato, indipendentemente dalla piattaforma o dal dispositivo che si sta utilizzando. Un ambiente non protetto è una sicura minaccia per la produttività e la proprietà intellettuale.

Quali strumenti e tecniche stai applicando al tuo flusso di lavoro digitale per massimizzare la produttività?