Battere il Mostro Incontro

Da Guoman Hotels a Londra su flickr

Trascorri troppo tempo nelle riunioni? Se è così, sei in buona compagnia. Uno dei reclami più comuni degli impiegati è che la loro produttività è ostacolata da troppe riunioni improduttive. Gli incontri inefficaci portano alla frustrazione. Sprecano il tempo dei partecipanti e minano l'efficacia dell'intera organizzazione.

Ecco alcuni modi per affrontare questo problema.

1. Meno partecipanti. Pubblicità

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L'incontro dovrebbe essere limitato a coloro la cui presenza è essenziale per riesaminare il problema e prendere le decisioni. Le persone che vogliono essere "mantenute nella foto" dovrebbero ricevere una email riassuntiva dal presidente della riunione. Se sei invitato a un incontro che sai non è veramente rilevante per te o sarà mal gestito, allora offri le tue scuse e chiedi un riassunto. Raramente ti pentirai di perdere un incontro del genere.

2. Creare un focus e un ordine del giorno.

Lo scopo della riunione e qualsiasi informazione richiesta o lavoro preparatorio dovrebbero essere chiariti a tutti i delegati con largo anticipo. Oltre all'orario di partenza dovrebbe esserci un orario di arrivo pianificato. Il presidente dell'incontro dovrebbe rimanere all'ordine del giorno e ridurre rapidamente diversioni e irrilevanze. Se si è invitati a un incontro senza ordine del giorno, rispondere gentilmente chiedendo chiarimenti sui tempi e gli scopi dell'incontro. Pubblicità

3. Formazione.

Chiunque presieda un incontro dovrebbe aver avuto una formazione di base sulla gestione delle riunioni. Ciò includerebbe il mantenimento del tempo, la concentrazione, il raggiungimento delle decisioni, l'accettazione delle azioni e la gestione dei conflitti. Il tuo reparto risorse umane offre un corso di formazione di questo tipo? Se è così vai sul campo e incoraggia gli altri a fare lo stesso.

4. Usa una Disciplina. Pubblicità

Esistono vari metodi formali per la gestione delle riunioni. Mi piacciono i sei cappelli di de Bono. Possono aiutarti a concentrarti sulle attività chiave della discussione produttiva e sul processo decisionale rapido. Questo metodo è particolarmente utile per i problemi di contenzioso, perché elimina il conflitto dall'incontro e costringe tutti a prendere in considerazione tutti i punti di vista. Perché non provare questo approccio alla prossima riunione che presiede?

5. Chiedi un feedback.

Ogni riunione dovrebbe essere rapidamente valutata. Alla fine dell'incontro, il presidente chiede: "Come possiamo gestire meglio questo incontro?" Le persone possono rispondere direttamente o in modo anonimo. In ogni caso, avrai suggerimenti costruttivi su come rendere le riunioni più brevi e migliori. Pubblicità

6. Nessuna riunione al mattino.

L'autore Josh Kaufman raccomanda di tenere riunioni solo nei pomeriggi, permettendoti così di bloccare le mattine per il lavoro essenziale che solo tu puoi fare. Sostiene che ciò migliora significativamente la produttività e sono incline a credergli.

Le persone trascorrono molto tempo nelle riunioni, ma raramente considerano come gestirle meglio. Prova queste idee e rendi il mostro delle riunioni sotto controllo nella tua azienda.