Uno strumento di gestione dei progetti per i team che non conoscevi esisteva

Alcuni dei primi problemi che coinvolgono freelance e imprenditori sono una crisi di gestione del tempo. Man mano che assumono più lavoro, il lavoro di monitoraggio delle attività per ogni cliente diventa più impegnativo. Avere un hub centralizzato per comunicare e condividere file con i membri del team diventa rapidamente una necessità quando si è impegnati: sta decidendo il miglior software di gestione dei progetti da utilizzare che impedisca alla maggior parte delle persone di morire nelle loro tracce.

Gestione di più lavori e membri del team virtuale

Pubblicità

Quindi, come gestisci più lavori con molti altri membri del team che hanno bisogno di accedere alle informazioni e ai file del cliente? Un ottimo strumento per iniziare è Viewpath. Viewpath è un software di gestione dei progetti online con una versione gratuita che non ha scadenza. Questo potente programma non ha abbastanza tempo sotto i riflettori e merita un'introduzione attesa da tempo. Questo scrittore lo usa tutti i giorni.

Anche se la versione gratuita ha alcune limitazioni, è un ottimo punto di partenza per vedere se puoi davvero portare il tuo processo a passi ripetibili. Abbassare il cervello sulla carta può essere molto rivelatore. Puoi aspettarti di cambiare il tuo processo molte volte mentre cresci. L'esperienza ti mostrerà anche ciò di cui è capace un buon software di gestione dei progetti senza farti affrettare il processo in modo da poter imparare e provare al tuo ritmo. Pubblicità

Con tutti i membri del team a bordo è facile tenere traccia delle attività puntuali e in ritardo con semplici punti rossi che segnano le attività in ritardo. Estendere le scadenze o spostare le date di inizio del progetto può essere fatto trascinando visivamente il progetto o inserendo la data desiderata nell'attività corretta.

Tutto ciò si sposa bene con l'aspetto della gestione delle risorse nel diagramma di Gantt in cui è possibile dare una rapida occhiata a chi è in overbooking e chi può accettare più lavoro. È possibile creare progetti illimitati e invitare ospiti illimitati. “Ospiti” saranno i membri del tuo team virtuale e potranno visualizzare le attività che sono state assegnate a loro all'interno di un progetto per accedere ai file, contrassegnarli completi o completi di una percentuale, nonché aggiungere note e collegamenti. Pubblicità

Leggi Successivo

10 piccole modifiche per far sentire la tua casa come una casa

Cosa rende felici le persone? 20 segreti delle persone "sempre felici"

Come affinare le tue abilità trasferibili per un interruttore di carriera rapido

Scorri verso il basso per continuare a leggere l'articolo

Project Management per principianti

La bellezza di iniziare con il software di project management all'inizio del gioco è che puoi avere un'idea di quanto tempo ci vuole solo per delineare i lavori e tenere traccia dell'avanzamento in modo da non essere sorpreso da esso in seguito. Potresti anche scoprire che non ti piace questo aspetto del lavoro e, ben sapendo, ti aiuterà ad assumere il giusto tipo di persone più avanti lungo la strada. Pubblicità

Se sei nuovo nel software di gestione dei progetti ci sono alcune cose che dovresti sapere. Questi programmi sono grandi. Possono sembrare semplici ma sono in grado di eseguire centinaia di posti di lavoro e tenere traccia di centinaia di dipendenti. Esiste un processo di creazione di modelli, funzioni di reporting, viste separate, più categorie e accessi personali.

Essere grandi significa che possono crescere con te, ma richiedono anche più attenzione all'inizio. Molti freelance si immergono e scoprono rapidamente che per utilizzare veramente tutte le funzioni ci vogliono ore di apprendimento e ancora più pianificazione del tempo. In un primo momento, questo investimento può sembrare un disinserimento, ma fare domande difficili semplifica il processo per dopo. Ovviamente c'è sempre la possibilità di usarlo per i compiti di cui hai bisogno immediatamente e imparando mentre vai, ma non aspettarti un rapido “fine” alla curva di apprendimento.

15 Hacks per Viewpath che ti faranno risparmiare tempo:

1. Quando selezioni più righe alla volta, tieni premuto MAIUSC e non fare clic all'interno delle caselle di controllo: fai clic a sinistra per effettuare un'ampia selezione.
2. Puoi cambiare più date o nomi di risorse contemporaneamente selezionando tutte le linee che vuoi e battendo a macchina la prima lettera del nome o la data.
3. Confuso sulla creazione di modelli? Basta creare un lavoro, creare tutte le attività e la prossima volta che si desidera creare un lavoro simile, basta scegliere “creare da esistente” lavoro invece dell'opzione modello.
4. L'orologio per il monitoraggio del tempo non funziona in edizione gratuita, quindi smetti di fare clic su di esso.
5. Manca un lavoro? Probabilmente hai chiuso la scheda. Vai a casa, poi nella scheda del progetto e fai doppio clic.
6. Archiviare i lavori è meglio dell'eliminazione.
7. Risorse non visualizzate su un lavoro? Vai a un altro lavoro con le risorse al suo interno, selezionale tutte, fai clic su Modifica copia e quindi modifica Incolla in un nuovo lavoro.
8. Le piccole frecce si muovono attorno a tutto ciò che selezioni, non solo un compito. Assicurarsi che sia selezionata una sola attività e quindi posizionarla nella gerarchia.
9. Non saltare il tutorial. È super semplice e dura circa 3 minuti.
10. Attività che mostrano ma non le trovi sulla timeline? Controlla il tuo anno nella colonna della data. A volte i lavori vengono inseriti per l'anno sbagliato e puf! Scompaiono.
11. “Durata” indica quanti giorni o ore lascerai che qualcuno tenti di completare l'attività. “lavoro” è il tempo che ci si aspetta da loro e può essere trovato nel menu a discesa di ogni intestazione.
12. La schermata principale richiede di premere il pulsante Continua nel mezzo dello schermo prima di rivelare il programma al primo accesso. Sì, sei nel posto giusto.
13. La versione gratuita non scade ma se non effettui il login per oltre 4 mesi potresti non avere un account quando torni.
14. Se rientri un'attività (spostala a destra con un tasto freccia), l'attività sopra di essa diventerà un'intestazione grassetto. Non è possibile contrassegnare le intestazioni complete. Saranno completi quando tutti i compiti sottostanti saranno stati completati.
15. Crea un'attività alla fine di ogni progetto che dice “pronto per la fatturazione”, se la data di fatturazione è scaduta, funge da promemoria.