Una nuova produttività per l'era degli smartphone

Circa un anno fa, ho pubblicato una domanda in un forum di Blackberry chiedendo come i dispositivi avessero contribuito a rendere i professionisti più produttivi.

Le risposte che ho ricevuto sono state caratterizzate da quella che ricordo di più: “Sono più produttivo perché posso controllare la mia email sul treno da e verso il lavoro.”

Questa sembrava una risposta ragionevole al momento. Come persona che diventa un po 'nervosa quando non ho nulla di produttivo da fare, potrei identificarmi. Mentre io non prendo il treno, il valore della conversione “tempo morto” al tempo produttivo è piuttosto attraente.

E a quanto pare, non sono solo.

Un recente sondaggio di 1 milione di utenti in 34 paesi ha mostrato che il 62% riteneva che la loro produttività lavorativa fosse “molto meglio” grazie alla nuova tecnologia. Il 75% considera l'opportunità offerta da dispositivi come smartphone e laptop di rimanere in costante contatto con il lavoro come uno sviluppo positivo.

Apparentemente, “produttività” è stato ridefinito.

Secondo la nostra nuova definizione, la produttività ha qualcosa a che fare con due cose: la conversione “tempo morto” per lavorare il tempo e poterlo fare “rimani in contatto” con quello che succede al lavoro in ogni momento. Un tempo questo tipo di impegno era associato “Digitare un” dirigenti, ma al giorno d'oggi chiunque abbia gli strumenti giusti può partecipare al divertimento. Pubblicità

“divertimento” potrebbe essere una parola forte, ma molti di noi amano trovare nuovi modi per essere efficaci, e vogliono sentirsi come se stessimo migliorando la gestione del nostro tempo.

Tuttavia, ciò che sta realmente accadendo nella vita di molti professionisti non è affatto divertente. Le loro aziende hanno colto l'opportunità data loro dalla tecnologia e dalla recessione per convincere i dipendenti a spendere di più “tempo morto” Facendo un lavoro. Allo stesso tempo, inviano un messaggio sottile “restare in contatto” con il lavoro significa anche essere disponibili 24 ore al giorno per 52 settimane all'anno.

Conversione “Tempo morto” Oggi, a quanto pare, tutti con uno smartphone hanno preso l'abitudine di provare continuamente a convertire “tempo morto” in tempo utile, di lavoro. Ecco alcuni esempi quotidiani di modi in cui molti professionisti stanno convertendo i loro “tempo morto.”

• - un manager guida sull'autostrada a 70 m.p.h. manda un messaggio alla sua squadra (mentre versa caffè bollente sulle sue ginocchia)
• - un ingegnere in una riunione che sta procedendo lentamente, controlla la sua email e le risposte (mancano due azioni che le sono state assegnate)
• - un contabile che guarda suo figlio giocare a baseball sabato mattina chiude un affare al quarto inning via cellulare (e mente a suo figlio di vederlo fare la sua prima cattura)
• - un supervisore che partecipa a 3 giorni di allenamento per la produttività personale non è in grado di lasciare il suo smartphone intatto per più di 15 minuti (e in seguito si lamenta che l'allenatore è inefficace)
• - un consulente che parla con un cliente al telefono ricorda che avrebbe dovuto inviare un messaggio urgente a un collega, e lo fa tranquillamente (anche se il cliente nota l'improvviso intervallo di attenzione e lo interpreta come una mancanza di interesse nel continuare la relazione)
• - un avvocato di guida dura ancora una volta porta il suo smartphone al orinatoio dove può fare il multi-task (... e viene notato dal marito del suo capo che ha preso in prestito il suo smartphone solo cinque minuti prima)
• - una famiglia applaude all'unisono quando executive-Mamma dimentica il suo smartphone a casa 5 ore durante le vacanze annuali (e cade nella disperazione quando FedEx lo consegna il giorno dopo)

Recentemente ho chiesto a un cliente: “Come è andata la tua grande presentazione al team dirigenziale?” Lei ha risposto: “OK ... ma l'amministratore delegato ha trascorso l'intera ora sul suo (imprevedibile) Blackberry.”

Questa era una brutta notizia per il mio cliente, il cui progetto era ora visto dal CEO come un'altra sua parte “tempo morto.”

Se questi sono tutti esempi di tentativi di conversione “tempo morto” in tempo utile, prendere nota del modo in cui “tempo morto” è stato ampliato. Questo è più che riempire il tempo che sarebbe trascorso seduto su un treno. L'abitudine ha invaso ogni angolo della nostra vita, risparmiando nessuno e ci è costato caro.

A questo punto, molti di voi che stanno leggendo stanno probabilmente scuotendo la testa in un po 'della povera etichetta in mostra. Ho fatto lo stesso, fino a quando ho iniziato a pensare alla mentalità dei dipendenti coinvolti.

Tutte le abitudini sopra elencate sono state sviluppate da professionisti che erano ben intenzionati - stavano cercando di aumentare la loro produttività con la conversione “tempo morto” in qualcosa di valore. Sfortunatamente, una volta che gli umani sono attaccati a un'abitudine, è difficile smetterla e finiamo per impiegarla in modo inappropriato, con grande fastidio degli altri nella nostra vita. In quel momento, il divertimento è scomparso e l'abitudine è diventata una pratica automatica vuota che fa più male che bene. Pubblicità

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La parte peggiore è che in molte aziende, i dirigenti stanno aprendo la strada con l'esempio, in quanto sono spesso i primi utenti di questi dispositivi e gli impiegati più probabilità di spremere il lavoro in ogni minuto disponibile della loro vita.

Sono anche quelli che non vogliono interrompere la connessione tra loro e i loro colleghi, anche solo per poche ore al giorno.

Restare in contatto con il lavoro Una mia amica una volta mi ha raccontato la storia di un manager di dipendente turbolento che era essenziale per l'organizzazione, ma che spesso si lamentava e minacciava di andarsene. Nel giro di pochi mesi, si è sposato, ha comprato una casa e ha avuto un bambino.

Dopo questi lieti eventi, il suo manager ha passato il mio amico nel corridoio sentendo l'ultima notizia felice e sussurrando cospirazionalmente: “Lo ho ora!” In altre parole, con la sua nuova famiglia e gli obblighi finanziari, era improbabile che l'arrogante dipendente sollevasse più guai e probabilmente si accontentasse di una comoda routine di servizio aziendale con un occhio fisso sulla sua pensione, i benefici e il 401 (k).

Il punto della storia? Ci sono dirigenti e manager che offrono allegramente il dono degli smartphone ai loro dipendenti, e in alcune aziende è visto come una ricompensa e uno status symbol.

Ciò che molti di loro sanno, tuttavia, è che quando un dipendente accetta il dispositivo, è probabile che si uniscano al gruppo del sempre raggiungibile e si impegna in molti dei comportamenti che i suoi superiori praticano, come ad esempio: e ricevere messaggi alle 2:30 del mattino - utilizzando i fine settimana, le vacanze e le vacanze per condurre affari aziendali - accettando implicitamente di rispondere a tutti i messaggi entro un breve arco di tempo - interrompendo QUALSIASI attività a “scopri cosa vuole il mio capo”

(Se le storie raccontate su YouTube e sui blog sono vere, oggi tutto ciò che può essere interrotto dall'uso degli smartphone!)

Per dirla in termini più machiavellici, le aziende hanno trovato il modo di dedicare tempo e attenzione che i dipendenti usavano per spendere da soli, con le loro famiglie e con i loro amici, e convertirli in azienda. Inizia con il regalo di uno smartphone. Pubblicità

Mentre dubito davvero che ci sia qualche piano generale, non dubitare per un minuto che un manager non sappia la differenza tra i suoi dipendenti che sono sempre raggiungibili da quelli che non lo sono. Le aziende possono ottenere grandi guadagni di produttività semplicemente regalando gli smartphone ai propri dipendenti, ignorando allo stesso tempo lo stress aggiunto che viene creato.

Ci sono alcune aziende che stanno notando ciò che sta accadendo, tuttavia.

Le aziende illuminate prendono una pagina dalla professione medica, che da tempo si è resa conto che è importante mantenere una sorta di limiti nella vita dei loro professionisti. Le aziende possono mettere in atto politiche che delineano chiaramente il tempo trascorso “al lavoro,” “in chiamata” e “lontano dal lavoro.” Riconoscono che si tratta di tre modalità distinte che devono essere applicate se si prevede che i dipendenti funzionino al meglio.

La maggior parte dei dipendenti, tuttavia, si trova in società non illuminate e deve fare la propria strada, iniziando con 3 passi che devono compiere.

Il loro primo passo è identificare le abitudini improduttive nel loro sistema di gestione del tempo. Possono fare il tipo di analisi che descrivo sul mio sito web (www.2time-sys.com) per trovare i punti forti e deboli.

Il secondo passo è quello di creare un piano di miglioramento che delinei le abitudini da modificare, insieme ad alcune date di destinazione. Questo dà loro degli obiettivi realistici a cui ascoltare.

Il terzo passo richiede loro di creare un ambiente per rendere più semplice l'effetto delle modifiche alle abitudini. Sfortunatamente, la maggior parte delle abitudini non cambia facilmente o rapidamente e la giusta miscela di supporti può fare la differenza.

I dipendenti che hanno iniziato questo viaggio personale devono fare un piano per illuminare il team esecutivo. La maggior parte degli smartphone è iniziata con l'amministratore delegato e i suoi rapporti diretti, e sono quelli che, con ogni probabilità, hanno introdotto, per esempio, una cultura della disponibilità di 24 ore per l'organizzazione. Pubblicità

In uno sforzo come questo, i dipendenti hanno bisogno di alleati a tutti i livelli per aiutare a dimostrare che le cattive abitudini sviluppate nella suite executive possono causare il caos quando vengono implementate in un'intera azienda. (C'è un numero crescente di dati disponibili che possono essere utilizzati in questo sforzo). In un intervento, ai dirigenti può essere chiesto di immaginare una riunione aziendale in cui metà dei partecipanti trascorre la maggior parte degli incontri sui propri smartphone, persi nel cyber -spazio. (Alcuni potrebbero semplicemente sostenere che stanno seguendo l'esempio del loro CEO!)

Se il gruppo dirigente può essere convinto che questi comportamenti siano distruttivi, allora l'azienda può muoversi per specificare alcuni cambiamenti specifici.

Ad esempio, il governo federale degli Stati Uniti ha vietato l'uso dei telefoni cellulari da parte dei suoi dipendenti mentre guidano e conducono affari governativi. In parte, questo è dovuto a ovvi motivi di sicurezza.

Da un punto di vista della produttività, tuttavia, ha perfettamente senso. Altre politiche possono essere introdotte per limitare l'uso di smartphone e laptop durante le ore libere, per i principianti. (In alcune aziende, spegnere tutti i dispositivi di messaggistica tra le 12:00 e le 06:00 sarebbe un passo importante.)

Ogni azienda ha bisogno di guardare la sua cultura, così come la sua strategia, e di mettere in atto questi cambiamenti in un modo che abbia senso. Devono tenere conto del fatto che il cambiamento delle abitudini richiede tempo e che una nuova cultura non può nascere in un istante.

Il singolo dipendente che decide di cambiare la propria azienda ha tuttavia un compito molto difficile, poiché si rende conto che gli smartphone hanno fatto di più per cambiare la cultura aziendale negli ultimi anni rispetto a qualsiasi dichiarazione di visione o ritiro di 2 giorni. Ha bisogno di apprezzare che alcuni dirigenti potrebbero decidere che gli piace il modo in cui le cose stanno andando, e non vogliono cambiare nulla. Quelle aziende che intraprendono questa strada probabilmente non vedranno alcun calo immediato mentre i dipendenti si aggrappano al loro lavoro per paura di perderli, ma pagheranno più tardi. Ad un certo punto nel futuro, la produttività sarà influenzata su larga scala, poiché i dipendenti si bruciano e la linea di fondo soffre.

È molto meglio fare i piccoli cambiamenti illuminati ora, piuttosto che aspettare che il costo sia più alto e lo sforzo richiesto sembra essere impossibile da raccogliere.

Tutto ciò che serve per iniziare è uno o due dipendenti disposti a ridefinire cosa significhi produttività per se stessi e le loro aziende, a favore di risultati a lungo termine che siano sostenibili.