7 modi per lavorare più velocemente, attraverso la documentazione

Gli imprenditori di oggi hanno sia il meglio che il peggio di qualsiasi generazione dei loro pari in passato. L'enorme volume di tecnologie e strumenti a portata di mano è travolgente fino al punto di soffocare, ma se usato correttamente, questi strumenti possono essere incredibilmente potenti.

Ogni giorno sono bombardato da annunci di nuovi strumenti, servizi e app che mi avrebbero reso più efficiente e mi avrebbero aiutato a ottenere di più dai miei affari, ma in verità solo 1 su 100 di quelle cose mi potrà davvero aiutare personalmente. Quello che aiuta, ho scoperto, è iniziare a documentare ciò che fai e come lo fai presto e spesso. Per aiutarti a fare lo stesso per il tuo business, ecco sette semplici consigli per la documentazione di come funziona la tua azienda, quali strumenti usi e cosa hai provato (con successo o meno).

Usa il software

I taccuini, le note adesive e le e-mail non sono buoni strumenti per tenere traccia di come opera la tua azienda. Puoi certamente spendere una barca di denaro e acquistare software costosi come Omnifocus per l'organizzazione di attività e per fare elenchi, oppure puoi mantenerlo semplice.

Per tutte le mie esigenze di documentazione, utilizzo Evernote. Ho suddiviso la mia attività in cinque componenti principali - vendite, marketing, produzione, gestione e finanza - e ho creato quaderni separati in cui tengo appunti su attività specifiche che svolgo quotidianamente, settimanalmente o mensilmente. Dalle ricevute e dai documenti fiscali alle e-mail che inviamo ai lead a freddo, ho tutto in circa venticinque riviste accuratamente organizzate, ed è tutto gratis. Pubblicità

Vai mobile

Qualunque strumento tu decida di utilizzare, assicurati che abbia un componente mobile. Evernote si adatta al progetto qui, che è uno dei motivi per cui ho iniziato a usarlo, e un'altra app che mi piace per la sua integrazione mobile è Day One, un'applicazione di journaling. Con le edizioni mobile per desktop e iOS, Day One è un ottimo modo per annotare le note su ciò che ho fatto e le preoccupazioni che ho avuto in un dato giorno.

Collaborare con colleghi e clienti

Anche se lavori al 100% da solo, non aver paura di chiedere ad altre persone del tuo settore (o anche ai tuoi clienti) cosa ne pensano di un determinato processo.

Coinvolgiamo attivamente i nostri clienti e chiediamo cosa pensano dei nostri processi di vendita, delle nostre tecniche di marketing e del servizio che hanno ricevuto. Che cosa farebbe per documentare un processo complesso se scoprirai due anni dopo che i tuoi clienti lo odiano?

Usa GTD per prioritizzare

David Allen's Finire di fare le cose è uno dei libri più importanti mai scritti sulla produttività, e c'è un'intera categoria di software costruita attorno ai concetti di quel libro. Pubblicità

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L'idea di base è abbastanza semplice: quando arriva un compito, agisci immediatamente. L'attività può andare nell'elenco delle cose da fare con una data e un'ora per il completamento, in un raccoglitore per una considerazione successiva o per un membro dello staff o un appaltatore che può gestirlo per te. Tutti i compiti devono essere perseguibili. L'ultima cosa che vuoi vedere in tre settimane è un compito sul tuo elenco che dice “ottenere nuovi clienti”. Grazie, è molto specifico.

Il metodo GTD di gestione delle attività aiuta nella documentazione perché ti costringe a pensare in termini di priorità e attività eseguibili. Quando lo fai, è molto più facile creare un elenco di quali attività sono state coinvolte.

Rivedi le note una volta al mese

Quando prendi così tante note, è facile sedersi ogni giorno e leggerle e provare a creare un modello, ma per massimizzare il ritorno sull'investimento nel tempo, è importante rivedere le note una volta al mese.

Quando lo fai, accadono tre cose: la pubblicità

1. Inizi a vedere schemi chiari
2. Puoi organizzare quei modelli in processi
3. Puoi fare piani basati sui tuoi processi per il prossimo mese

Meglio ancora, non sei distratto ogni giorno dall'urgenza di riorganizzare compulsivamente il tuo programma. È fatto solo una volta al mese.

Condividi le note con i clienti

Non limitarti a chiedere a clienti e clienti feedback; mostra loro esattamente ciò che registri. Usiamo le note interne come materiali di marketing, in realtà inviamo ai potenziali clienti una panoramica completa di ciò che facciamo e di come lo facciamo in modo che possano vedere chi stanno assumendo.

Non solo crea fiducia a causa della trasparenza; ci consente di chiarire eventuali problemi prima dell'avvio di un progetto che altrimenti creerebbe problemi.

Non tenere nulla di sacro

Il tuo business è speciale per te, e ci sono alcune cose che hai fatto per anni che funzionano bene, ma le cose cambiano. Sia che tu stia crescendo rapidamente, sia che sia costretto a fare cambiamenti importanti con i progressi della tecnologia, devi essere pronto e disposto a rivedere i vecchi processi quando non funzionano più bene. Quando prendi costantemente nota di ciò che fai e di come lo fai, vedrai questi modelli più rapidamente e sarai in grado di adattarti a loro in tempo reale, non settimane o mesi lungo la strada. Questo tipo di agilità è estremamente importante quando si cerca di stare al passo con la curva in continua evoluzione del business online. Pubblicità

Uno dei beni più preziosi della tua azienda è nella tua testa; sono i passi che fai ogni giorno per fare le cose. Quando li scrivi, rendi possibile automatizzare, esternalizzare e ottimizzare quasi ogni aspetto di ciò che fai. Questo non significa te dovere assumere qualcuno per sostituirti, ma sarai molto più vicino al punto in cui potresti.

La documentazione completa richiede tempo, ma se inizi ora inizierai a vedere risultati positivi quasi immediatamente e con il tempo spererai di creare un'abitudine che ti consenta di sfogliare praticamente ogni attività nella tua lista di cose da fare.