5 modi per migliorare la produttività in ufficio

È possibile trovare più tempo nella tua giornata semplicemente riorganizzando il modo in cui ti avvicini alle attività che rientrano nella tua responsabilità. Dai un'occhiata a ciascuna delle seguenti aree della tua vita lavorativa e scopri dove puoi apportare miglioramenti che ti permetteranno di dedicare più tempo alle cose di cui hai veramente bisogno per focalizzare la tua attenzione.

1. Comunicazione

Una delle abilità più importanti in ogni azienda è la comunicazione efficace. Quando comunichi con lo staff e i clienti, assicurati che tutte le tue istruzioni e informazioni siano comprese nel modo in cui intendi. Semplicemente ripetere la stessa richiesta in parole diverse alla fine di una conversazione può significare la differenza tra ottenere il report desiderato e quello che il tuo staff pensava di volere.

Con la comunicazione, la chiarezza è l'obiettivo numero uno. Potresti avere un master in inglese, ma la persona con cui stai comunicando potrebbe non esserlo. Mantenendo la lingua che usi in modo semplice, aumenti le possibilità di comprendere il tuo messaggio. Pubblicità

Solo parlando chiaramente, in modo conciso e verificando che la persona con cui comunichi abbia capito quello che hai detto, puoi risparmiare tempo prezioso ottenendo ciò che ti serve per la prima volta.

2. Pianificazione

Questo è qualcosa che è necessario sia per i progetti ripetuti che per i progetti più grandi.

Tieni un pianificatore annuale sulla tua scrivania per registrare i progetti ripetuti (annuali / mensili / ecc.) In modo da poter vedere immediatamente quando è necessario iniziare a raccogliere informazioni per loro. Pubblicità

Con progetti più grandi, pianifica l'intero progetto all'inizio. Scomporlo in piccoli passi e assegnare una data entro la quale ogni passo dovrebbe essere completato. Delega qualsiasi progetto che possa essere fatto da qualcun altro, ma mantienilo sotto stretta sorveglianza su chi fa cosa e quando ne hai bisogno completato da. Una volta che hai pianificato come farai il progetto, scoprirai che è meno probabile rimandarlo fino all'ultimo minuto.

3. Assegnazione di priorità

Saltare da un progetto a un altro, non sentirsi come se ogni giorno si è compiuto qualcosa o si affretti a finire le scadenze è un segnale che è necessario riorganizzare il modo in cui ci si avvicina alla pianificazione delle attività e si lavora prioritizzando la strategia.

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Ogni mattina passa nella casella di posta elettronica e assegna la priorità ai suoi contenuti. Una volta che sai cosa deve essere fatto, quanto è urgente e quanto tempo è necessario per completare, aggiungi le attività in ordine di importanza al tuo programma di lavoro per il giorno. Quando arriva la posta, assegna la priorità a qualsiasi elemento che richiede attenzione, quindi aggiungili alla tua pianificazione di lavoro. Pubblicità

Alla fine di ogni mese dai un'occhiata ai progetti conosciuti per il mese successivo e inizia a pianificare provvisoriamente quando potresti iniziare a lavorare su questi in modo da iniziare il mese già pensando a cosa è necessario fare.

4. Procrastinare

Per molte persone, questo è il più grande ladro di tempo di tutti! La cosa più importante che devi fare è riconoscere che sei colpevole di procrastinare e quindi identificare i compiti che tendi a rimandare il più a lungo possibile. Una volta che sai quali cose potresti procrastinare, considera perché non vuoi farle. Forse sono troppo grandi, troppo noiosi, o sembrano solo uno spreco di tempo. Identificando il ragionamento che sta alla base dei tuoi problemi di procrastinazione, puoi trovare soluzioni, come la suddivisione di progetti più grandi in parti più piccole (vedi pianificazione sopra), pianificare le attività noiose per la prima cosa al mattino in modo che siano eseguite e delegare (vedi delegazione di seguito ) tutti i compiti che sono così di routine si sentono come uno spreco di tempo. Elimina la procrastinazione dalla tua giornata di lavoro e scopri quanto ancora puoi ottenere nella tua giornata.

5. Delegazione Pubblicità

Se hai del personale impegnato ad aiutarti, delegare alcune delle tue attività di routine che puoi istruire rapidamente su qualcun altro. Ricordarsi di comunicare le istruzioni in modo chiaro e assicurarsi di essere capiti prima di abbandonare l'incarico nella cura dei dipendenti. Una volta che hai delegato qualcosa, solo una rapida revisione per assicurarti che sia eseguita correttamente e in tempo è tutto ciò che dovresti fare. Mischiare alcuni di questi compiti ai membri del team ti consentirà di dedicare più tempo a lavori più specializzati.

Katie-Anne Gustafsson ha trascorso molti anni in economia aziendale prima di diventare una WAHM dove ha appreso molte delle capacità e degli strumenti organizzativi di cui ha bisogno per bilanciare efficacemente le esigenze della sua vita quotidiana.