4 modi in cui l'uso della tua email fa male alla tua produttività

L'email è una parte importante della maggior parte delle persone. Lo usi per comunicare con i tuoi cari, ottenere aggiornamenti di progetto dai clienti, inviare promozioni ai tuoi clienti per i tuoi prodotti e molte altre cose.

Con questa forte dipendenza dalla posta elettronica è anche diventato qualcosa di un cavallo da montare per essere uno strumento inefficace. L'email non è un problema, il modo in cui scegli di utilizzare la tua email è il problema.

Se usi la tua email in modi inefficienti, ovviamente è uno strumento terribile. Un cacciavite fa un terribile martello, ma non insistiamo nell'usarlo come un martello mentre ci lamentiamo di quanto sia terribile essere un martello.

La prossima volta che ti lamenti dell'email, assicurati di non utilizzarla in questi 4 modi in cui non dovrebbe mai essere utilizzata.

1. Non è un task manager

La tua email non è un punto in cui raccogliere un gruppo di elementi di azione. Non è la tua lista dei compiti. Pubblicità

Prima di tutto non esiste un modo reale per dare la priorità alle tue e-mail, non hanno date "scadute" e non possono essere facilmente raggruppate in progetti.

Secondo, non controlli le cose che arrivano nella tua casella di posta. Chiunque può inviarti qualcosa che ritengono importante per te e devi quindi usare la capacità del cervello per decidere cosa fare riguardo a quell'oggetto.

In terzo luogo non è possibile assegnare una e-mail a qualcuno e quindi tenere traccia di come sta andando. Certo, puoi inoltrarlo, ma vedi gli aggiornamenti tra le altre persone sull'e-mail solo quando vuoi vederli? No, vieni raggruppato in un CC e ricevi ogni aggiornamento anche quando non ha importanza per la tua giornata.

Invece di usare la tua casella di posta come un punto di raccolta per le tue attività, devi usare qualcosa come Todoist o OmniFocus per seguirle. Se sei in una squadra e le mansioni devono cambiare regolarmente le mani, è tempo di guardare in un sistema più robusto come Redbooth o Basecamp.

Quando ti siedi una volta, due volte al giorno, gestisci tutto nella posta in arrivo rispondendo subito o inserendo il tuo sistema di gestione delle attività in un secondo momento. Una volta che è nel tuo sistema di gestione delle attività di scelta, puoi dargli la priorità e pianificarne la gestione.

2. Non è una cartella di file Pubblicità

Sì, la ricerca in alcuni provider di e-mail è abbastanza buona, quindi puoi trovare le cose abbastanza facilmente, ma la tua e-mail non è una grande cartella di file per poter archiviare le cose.

Prima di tutto, non puoi cercare all'interno degli allegati come uno strumento come Evernote. Dove Evernote ti permette di cercare e trovare quel testo nell'email specifica del documento ti lascia una lunga lista di elementi con allegati che devi scavare per trovare la singola cosa di cui hai bisogno.

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In secondo luogo, non è possibile organizzare in modo efficiente tutte queste risorse, come includere una nota scritta a mano che dovrebbe accompagnare l'e-mail. Puoi scattare una foto e inviarla per e-mail a te stesso, ma questo significa che è dentro con tutte le altre e-mail ingombranti che in realtà non sono così importanti come la singola e-mail "sì" che ha approvato la modifica di un progetto.

Invece di tenere tutti i tuoi documenti nella tua email, usa strumenti come Evernote per gestire tutti i tuoi file digitali. Utilizza uno strumento di gestione del progetto come Basecamp per legare documenti importanti con i loro progetti.

3. Non è un telefono

Il bello dell'e-mail è che è asincrono, quindi posso gestire una e-mail quando è un bene per me e tu puoi occupartene quando è buono per te. Non dobbiamo negoziare un tempo per parlare nel bel mezzo dei nostri impegni. Pubblicità

Ma il testo manca così tanto di significato e molte volte in attesa di tale risposta regge un vero progetto con una scadenza reale. Troppo spesso il nostro amore per la posta elettronica significa che non pensiamo nemmeno di alzare il telefono, quindi abbiamo 22 email per 5 giorni che cercano di chiarire le sfumature che potrebbero essere state chiarite in una telefonata di 2 minuti.

Usa tutti gli strumenti a tua disposizione per rendere più chiaro il tuo lavoro e questo include il telefono. Se invii più di 2 email cercando di chiarire qualcosa, è ora di prendere il telefono e fare una telefonata di 5 minuti per rimettere in pista le cose.

4. La tua email tenta la costruzione del consenso

Tutto a volte le cose vengono messe in attesa perché nessuna azione chiara è stata fornita in un'email. Per combattere questo è il momento di iniziare a rendere le tue e-mail brevi e perseguibili.

Fai finta di chiedere a qualcuno una domanda che ha 2 possibili risultati. La maggior parte delle e-mail sarebbe simile a questa:

Ehi, Bob,

Mi stavo chiedendo se ti è piaciuto A o B. Fammi sapere.

È un modo terribile per te di aspettare per sempre di spostarti perché Bob non si occupa della sua email in fretta. Invece scrivilo così.

Ehi, Bob,

Mi chiedevo se ti piacesse A o B. Penso che A sia la strada da percorrere e a meno che non ti risponda tra 2 giorni è quello che faremo.

Ora non sei bloccato ad aspettare Bob, gli hai detto che tra 2 giorni andrai con l'opzione A. Se Bob non ti rispedisce entro 2 giorni, fallo e fallo.

Se davvero hai bisogno che Bob pesa, non inviare quell'e-mail, chiama Bob e prendi 5 minuti per cancellarlo e poi andare avanti. Pubblicità

Se riesci a smettere di usare la tua email in questi 4 modi terribili, scoprirai abbastanza rapidamente che l'email non è poi così male. Hai solo bisogno di usarlo per il lavoro giusto.

Credito fotografico in primo piano: Rolands Lakis via flickr.com